Obowiązki pracodawcy zatrudniającego co najmniej 20 pracowników

Jesteś pracodawcą, zatrudniającym więcej niż 20 osób? Pracujesz w firmie liczącej ponad 20 pracowników? Sprawdź, czy wiesz jakie wynikają z tego prawa i obowiązki.

Zmiana warunków pracy i płacy-jakie obowiązki ma pracodawca?

Pracodawca, który zatrudnia więcej niż 20 pracowników ma obowiązek utworzenia Regulaminu Pracy. Jest to dokument, w którym powinny być zawarte informacje o sposobie organizacji pracy, wyposażeniu pracowników w niezbędne narzędzia pracy, a także obowiązujący w danym przedsiębiorstwie system i rozkład czasu pracy. Istotnym jest, aby w Regulaminie Pracy sprecyzowana była pora nocna, przyjęte okresy rozliczeniowe, termin, częstotliwość i sposób wypłaty wynagrodzenia, a także sposób potwierdzania obecności oraz informowania o ewentualnych absencjach. Ponadto, w Regulaminie Pracy nie powinno zabraknąć informacji o pracach wzbronionych młodocianym oraz kobietom, a także obowiązków w zakresie BHP i ochrony przeciwpożarowej. Należy pamiętać, że Regulamin wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od przekazania go do wiadomości pracownikom. Każdy zatrudniony zobowiązany jest do zapoznania się z jego treścią i podpisania  stosownego oświadczenia.  W przypadku, gdy w danym przedsiębiorstwie działa organizacja związkowa Regulamin Pracy powinien być stworzony po konsultacji z tą organizacją. Nie istnieje jednak konieczność tworzenia Regulaminu Pracy w przypadku, gdy w danej firmie został zawarty układ zbiorowy pracy, regulujący powyższe kwestie.

Kluczowym jest fakt, iż postanowienia regulaminów nie mogą być dla pracowników mniej korzystne niż postanowienia Kodeksu Pracy, innych przepisów prawa pracy, układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych.

Kolejną kwestią, o której musi pamiętać pracodawca, którego liczba pracowników przekracza 20 jest konieczność utworzenia Regulaminu Wynagradzania. W przypadku funkcjonowania w przedsiębiorstwie organizacji związkowej zachodzi konieczność uzgodnienia z nią treści regulaminu. Regulamin Wynagradzania powinien regulować wszelkie kwestie dotyczące wypłacania pracownikom świadczeń takich jak premie czy odprawy. Ponadto, należy w nim zawrzeć wysokość wynagrodzeń zasadniczych na poszczególnych stanowiskach, dodatków za pracę w nocy oraz w godzinach nadliczbowych , wynagrodzeń należnych pracownikom za czas dyżuru oraz niewykonywania pracy. Regulamin Wynagradzania podobnie jak Regulamin Pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od przekazania go do wiadomości pracownikom. Różnica polega na tym, iż nie jest wymagane oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z nim. Bezpieczniej dla pracodawcy jest jednak poprosić pracownika o podpisanie takowego oświadczenia.

W przypadku ustalania liczby zatrudnionych dla celów tworzenia Regulaminu Pracy oraz Regulaminu Wynagradzania bierze się pod uwagę wszystkich zatrudnionych bez względu na wymiar czasu pracy oraz formę zatrudnienia.

Jednym z istotnych obowiązków pracodawcy, który na dzień 1 stycznia danego roku lub w pierwszym miesiącu działalności zatrudnia co najmniej 20 osób (tym razem w przeliczeniu na pełne etaty) jest utworzenie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zmiany stanu zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego nie wpływają na obowiązek tworzenia lub możliwość zlikwidowania funduszu. Ponadto, obowiązek ten ciąży także na pracodawcach sfery budżetowej bez względu na wielkość zatrudnienia. Pracodawcy, zatrudniający mniej niż 20 pracowników mogą alternatywnie wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe. Świadczenia te przysługują zatrudnionym raz w roku,  w sytuacji, gdy przebywają na urlopie wypoczynkowym w wymiarze min. 14 dni kalendarzowych liczonych w ciągu.

Głównym celem istnienia funduszu jest zaspokajanie bytowych, socjalnych i kulturalnych potrzeb pracowników. Pracodawcy, którzy stworzyli fundusz mogą pochodzące z niego środki przeznaczać np. na dofinansowywanie zakładowych obiektów socjalnych, tworzenie zakładowych żłobków i przedszkoli czy dedykowanie pewnej puli środków pracownikom, które mogą oni wykorzystać dowolnie, np. kupując karnety na zajęcia sportowe, odzież wybranych marek czy bilety do kina. W przypadku omawianego funduszu najistotniejsze jest kryterium socjalne- środki powinny być redystrybuowane odwrotnie proporcjonalnie do wysokości osiąganych przez zatrudnionych dochodów.

Pracodawca zatrudniając 20 pracownika powinien mieć także świadomość, iż zwiększają się jego obowiązki w sferze BHP. Zobowiązany jest do  zapewnienia pracownikom pracującym na jednej zmianie w ilości powyżej 20 pomieszczenie do spożywania posiłków. Nie ma takiego obowiązku, jeżeli w zakładzie pracy wykonywane są wyłącznie prace o charakterze biurowym.

Z chwilą, gdy zatrudnienie w przedsiębiorstwie wyniesie 100 pracodawca jest zobowiązany do stworzenia służby BHP. Gdy poziom zatrudnienia nie przekracza 100 wykonywanie zadań z zakresu BHP może zostać powierzone pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. W sytuacji, gdy w zakładzie pracy brak jest kompetentnych pracowników do pełnienia zadań z zakresu BHP powinno to zostać zlecone zewnętrznemu specjaliście.

Kolejną, niezwykle istotną kwestią są zobowiązania pracodawcy w zakresie wypłaty zasiłków. W celu ustalenia, kto jest zobowiązany do wypłaty tych świadczeń (pracodawca czy ZUS) przyjmuje się stan zatrudnienia na dzień 30 listopada danego roku. W sytuacji,  gdy wynosi on więcej niż 20 osób to pracodawca zobowiązany jest do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego od początku następnego roku kalendarzowego. Jeżeli na dzień 30 listopada do ubezpieczenia nie była zgłoszona ani jedna osoba przyjmuje się stan zatrudnienia w miesiącu, w którym nastąpiło zgłoszenie pierwszych ubezpieczonych. W przypadku, gdy stan zatrudnienia ulega zmianie w trakcie roku kalendarzowego nie wpływa to na obowiązek wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.

W tym miejscu należy podkreślić, iż do 33 dni choroby w ciągu roku kalendarzowego (lub do 14 dni w przypadku pracowników, którzy w roku poprzednim lub wcześniej osiągnęli 50 rok życia) wynagrodzenie chorobowe wypłacane jest zawsze z środków pracodawcy, niezależnie od stanu zatrudnienia.

Innym obszarem, w którym na pracodawców zostały nałożone specjalne obowiązki jest podleganie ustawie o zwolnieniach grupowych. Przepisy tego aktu prawnego znajdują zastosowanie w sytuacji, gdy zaistnieje konieczność przeprowadzenia zwolnień grupowych lub indywidualnych z przyczyn nieleżących po stronie pracownika. Zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w ciągu 30 dni pracodawca zwalnia:

* 10 pracowników, gdy stan zatrudnienia wynosi mniej niż 100;

* 10% zatrudnionych, gdy zatrudnia od 100 do 299 osób;

* 30 pracowników, gdy zatrudnia co najmniej 300 pracowników.

Ponadto, ustawa nakłada na pracodawców przeprowadzających zwolnienia grupowe konieczność współdziałania ze stroną pracowniczą (związkami zawodowymi) oraz urzędami pracy. Co więcej, są oni zobligowani do wypłacenia zwalnianym pracownikom odpraw pieniężnych.

Pracodawcy, zatrudniający mniej niż 20 osób nie podlegają tej ustawie i zwolnień dokonują w oparciu o przepisy wynikające z Kodeksu Pracy.

W sytuacji, gdy w danym przedsiębiorstwie zatrudnienie osiągnie poziom 25 w przeliczeniu na pełne etaty, a wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi poniżej 6% pracodawca zobowiązany jest do dokonywania comiesięcznych wpłat na PFRON (Państwowy Fundusz Rehabilitacjo Osób Niepełnosprawnych).

Podsumowując, osiągnięcie stanu zatrudnienia na poziomie 20 pracowników nakłada na pracodawcę kilka nowych obowiązków. Nie wywiązywanie się z nich może skutkować nałożeniem kary grzywny, złą opinią w otoczeniu, a także spadkiem motywacji pracowników. Kluczowe jest więc to, aby każdy pracodawca zdawał sobie sprawę z ciążących na nim obowiązków i starał się z nich wywiązywać.

Zamknięcie roku – co trzeba wiedzieć?!

Anna Mrozek
Asystent ds. kadr i płac
Grant Thornton

Zobacz także

1 komentarz

Skomentuj

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud