Na przełomie roku kalendarzowego pracodawcy mają więcej obowiązków w zakresie prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Oto lista spraw, o których muszą pamiętać.
Urlopy
Płatnik pod koniec roku kalendarzowego powinien dokonać analizy salda urlopowego wszystkich zatrudnionych osób i udzielić urlopów, które pozostały. Jeśli nie ma takiej możliwości, zaległy urlop przechodzi na następny rok i należy wykorzystać go najdalej do końca września.
Planując wymiar czasu pracy na 2019 r. należy wziąć pod uwagę konieczność oddania dnia wolnego za święto, które przypada w sobotę. Pracodawcy muszą też ustalić m.in. plany urlopów na cały rok. Współczynnik urlopowy w 2019 roku wyniesie 20,92 zł.
Sprawdź w czym jeszcze nasi eksperci mogą Ci pomóc>>
Ustalenie wymiarów czasu pracy
Pracodawcy ustalają na koniec roku wymiary czasu pracy na kolejny rok, aby można było zaplanować pracownikom harmonogramy czasu pracy. Wymiar czasu pracy należy obliczyć w następujący sposób:
Krok 1. Liczbę pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym pomnożyć przez 40 godzin.
Krok 2. Do otrzymanej liczby godzin dodać iloczyn 8 godzin i liczby dni przekraczających pełne tygodnie, a przypadających w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku.
Krok 3. Od otrzymanej liczby godzin odjąć każde święto uznane za dzień wolny od pracy, który przypada w innym dniu, niż niedziela.
Krok 4. Wymiar czasu pracy ulega obniżeniu o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.
Zmiana minimalnego wynagrodzenia
Od 1 stycznia 2019 r. będzie obowiązywać nowa, wyższa kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę. Wynagrodzenie to wyniesie 2250 zł brutto. Jest to kwota właściwa dla pracowników zatrudnionych w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy. Pracodawca, który w umowie o pracę określił stawkę jako „minimalne wynagrodzenie”, bez podawania kwoty, po wejściu w życie nowej wysokości minimalnego wynagrodzenia nie musi dokonywać zmian w zapisach takiej umowy o pracę. Powinien jednak poinformować pracownika, najlepiej na piśmie, o aktualnej wysokości minimalnej pensji. Jeżeli minimalne wynagrodzenie zostało wpisane w umowie o pracę kwotowo, należy zmienić warunki dotyczące płacy, sporządzając porozumienie do umowy o pracę.
PIT-y
Od 2019 r. zmienia się sposób przesyłania informacji o uzyskanych w poprzednim roku dochodach. PIT-8C, PIT-11, PIT-11A, PIT-40A oraz PIT-R za 2018 r. przekazywane są do urzędu skarbowego wyłącznie elektronicznie, w terminie do 31 stycznia 2019 r. Termin na przesłanie informacji podatnikowi nie zmienia się i jest to nadal koniec lutego. Pracodawca sporządza PIT-11 w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden musi przekazać podatnikowi, a drugi urzędowi skarbowemu właściwemu według miejsca zamieszkania podatnika.
PFRON
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, a którzy nie osiągnęli w danym miesiącu określonego wskaźnika zatrudnienia liczby osób niepełnosprawnych, mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON i składania deklaracji miesięcznych oraz rocznych do 31 stycznia 2019 roku.
ZFŚS
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników. Kwestią decydującą o utworzeniu bądź nieutworzeniu tego funduszu jest stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W 2019 roku fundusz musi powstać u tych pracodawców, którzy na 1 stycznia 2019 roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20, lecz mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musi utworzyć ZFŚS wtedy, gdy z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpi organizacja związkowa. Pozostali pracodawcy, tj.:
- zatrudniający 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
- zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, u których organizacja związkowa nie wystąpiła o utworzenie funduszu,
mogą dobrowolnie utworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenia urlopowe.
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, u których nie działają związki zawodowe lub u których działające związki zawodowe nie domagają się tworzenia ZFŚS, mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo, względnie zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując zmian w wewnątrzzakładowych przepisach – układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Pracodawca nie może jednak zrobić tego samowolnie.
GUS
Oprócz sprawozdań miesięcznych czy kwartalnych pracodawcy mają obowiązek składania rocznych informacji:
Z-05 (Badanie popytu na pracę) do 9 stycznia 2019 r.,
Z-10 (Sprawozdanie o warunkach pracy) do 15 stycznia 2019 r.,
Z-06 (Sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy) do 18 stycznia 2019 r./do 2 lutego 2019 r.
IWA
Do 31 stycznia 2019 r. druk ZUS IWA muszą złożyć w ZUS-ie ci płatnicy, którzy spełnili łącznie następujące warunki:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r. oraz co najmniej jeden dzień w styczniu 2019 r.,
- w 2017 r. zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób,
- 31 grudnia 2018 r. byli wpisani do rejestru REGON.
Nieprzerwane zgłoszenie w ZUS płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe oznacza, że w każdym z miesięcy 2018 r. płatnik zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego przynajmniej jedną osobę. Płatnicy, którzy nie spełnili choćby jednego z powyższych warunków, nie składają ZUS IWA za 2018 rok.
