Elektronicznie czy tradycyjnie? Dokumentacja pracownicza wg nowych zasad

Czy wiesz kiedy dokumentację pracowniczą należy przechowywać w wyłącznej formie, a kiedy można w mieszanej? Czy znasz zakres temperatury i wilgotności powietrza, jakie należy zapewnić pracowniczej dokumentacji papierowej?

 

Jedynie w przypadku akt osobowych – ze względu na konieczność zapewnienia ich integralności oraz z racji ich numerowania – należy stosować system wyłączny, tj. albo elektroniczny albo papierowy.

 

Potrzeba Ci zaufanego partnera w zakresie usług kadrowo-płacowych? Skorzystaj z usług outsourcingu kadr i płac Grant Thornton >> 

 

Poza tym zastrzeżeniem, przepisy obowiązujące pracodawców od 1 stycznia bieżącego roku nie narzucają im konieczności przechowywania dokumentów pracowniczych tylko w jednej formie. To do pracodawcy należy decyzja czy będzie prowadził dokumentację w formie wyłącznej (tylko elektronicznej lub tylko papierowej) czy w systemie mieszanym (równocześnie w postaci e-dokumentów i tradycyjnych, papierowych).

 

Podobnie, pracodawca ma prawo podjąć arbitralną decyzję co do ewentualnego różnicowania sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej odnośnie poszczególnych osób, grup pracowników, stanowisk pracy, miejsca wykonywania pracy etc. Również odnośnie rodzajów samych dokumentów – np. ewidencja czasu pracy czy jej harmonogramy mogą występować jedynie w postaci elektronicznej, a np. wnioski o udzielenie urlopu w wersji papierowej.

 

Jeśli chodzi o warunki przechowywania akt pracowniczych, od początku nowego roku pracodawcy powinni je ściśle kontrolować. Mają obowiązek zapewnienia dokumentom odpowiedniej temperatury otoczenia, tj. 14-20 stopni Celsjusza (z dopuszczalnymi dobowymi wahaniami rzędu 5%) oraz wilgotności – na poziomie 45-60%.

Tym samym normy obowiązujące profesjonalne archiwa, z początkiem bieżącego roku, zaczęły obejmować nawet najmniejszych przedsiębiorców (zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 10 grudnia 2018 roku).

 

 

oprac. HZK za Dziennik Gazeta Prawna z 15 i 28 lutego br.

Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa, od 2014 roku związana ze spółką doradczo-audytorską Grant Thornton jako specjalista ds. marketingu. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.

Zobacz także

Skomentuj

Protected with IP Blacklist CloudIP Blacklist Cloud