Elektroniczna dokumentacja pracownicza – dalsze wyjaśnienia MC

Ministerstwo Cyfryzacji 22 lutego br. opublikowało trzecie już wyjaśnienia dotyczące zasad tworzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Wskazówki te są związane z nowymi obowiązkami pracodawców w zakresie przechowywania i digitalizacji dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku.

 

Ministerstwo Cyfryzacji w swoich trzech kolejnych stanowiskach zawarło wskazówki dla pracodawców, wyjaśniając kwestie związane z:

  • ustalaniem daty powstania e-dokumentu,
  • dołączaniem go do dokumentów w formie papierowej
  • oraz z identyfikatorami elektronicznej dokumentacji pracowniczej.

Wskazówki te zostały opublikowane przez resort 18 stycznia br. oraz 4 i 22 lutego br. Poniżej szczegółowe wytyczne i propozycje Ministerstwa Cyfryzacji.

 

Mimo wyjaśnień resortu masz wątpliwości jak prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą? Skorzystaj z outsourcingu kadr i płac Grant Thornton >> 

Ustalenie daty powstania elektronicznego dokumentu

Na gruncie praktyki stosowania nowych przepisów zrodziły się pytania na temat tego, co należy uznać za właściwą datę powstania elektronicznego dokumentu. Datę wygenerowania go z systemu teleinformatycznego? Zatwierdzenia przez uprawnioną osobę? Czy może zapisania w oddzielnym pliku przy przenoszeniu między systemami?

W stanowisku z 18 stycznia br. Ministerstwo Cyfryzacji ustosunkowało się do tych wątpliwości. Podkreśliło, że nadrzędnym celem datowania jest zapewnienie możliwości wyszukiwania i sortowania dokumentów po datach. Stąd za datę powstania dokumentu należy uznać tę, w której został on ostatecznie utworzony, tj. po której jego treść nie ulegała zmianom.

Za dobrą praktykę MC uznało przyjmowanie daty zawartej w treści dokumentu – o ile takowa istnieje. Jeżeli nie występuje – datę utworzenia dokumentu zapisaną w metadanych.

Dokładne wskazówki odnośnie w/w kwestii zostały zawarte w schemacie XML specyfikacji technicznej dot. elektronicznej dokumentacji pracowniczej (opublikowanym w BIP MRPiPS).

 

Luka w przepisach – dołączanie dokumentów

Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 4 lutego br. potwierdziło fakt występowania luki prawnej w przepisach dotyczących dołączania elektronicznych dokumentów do pracowniczej dokumentacji w formie papierowej. W par. 11 rozporządzenia o dokumentacji został przedstawiony jedynie sposób dołączania papierowych dokumentów do elektronicznych. Brakuje objaśnień dla sytuacji odwrotnej.

Zdaniem resortu, dobrą praktyką byłoby stosowanie analogicznej zasady, jak przy zmianie formy dokumentacji opisanej w art. 948 par. 3 kodeksu pracy. Czyli podpisywanie wydruku przed dołączeniem elektronicznego dokumentu do papierowych. Równocześnie potwierdzi to jego zgodność z oryginalnym dokumentem elektronicznym. Przy czym brak podpisu nie będzie sankcjonowany przez PIP, z racji wspomnianej wcześniej luki w przepisach.

 

Identyfikator e-dokumentacji

Zgodnie par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji, elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej wymaga opisu poprzez metadane. Jedną z nich jest identyfikator dokumentacji – oddzielny dla każdego zatrudnionego pracownika.

W swoich kolejnych stanowiskach resort cyfryzacji uznał, że identyfikator ten:

  • powinien dotyczyć wszystkich rodzajów dokumentacji u danego pracownika (może to być np. być numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego),
  • powinien być identyczny we wszystkich systemach teleinformatycznych (także po dołączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego),
  • warto go zachować na przyszłość, by móc z niego ponownie skorzystać w przypadku powrotu pracownika do pracy.

Powyższe wymogi mają zapewnić spójność dokumentacji pracowniczej m.in. na wypadek przenoszenia danych miedzy systemami teleinformatycznymi, a także skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika w przypadku jego powrotu do pracy po przerwie.

 

 

oprac.: HZK za Dziennik Gazeta Prawna z 15 i 28 lutego br.

Podstawa prawna: rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)

mm

Specjalista ds. marketingu produktowego w Grant Thornton. Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.

Zobacz także

Skomentuj