Jak efektywnie pracować z domu i nie zwariować? Część 1.

Prezentujemy zbiór dobrych praktyk, które zapewnią oczekiwaną przez pracodawcę wydajność i wprowadzą ważny dla domu spokój.

 

Praca zdalna ma swoje niezaprzeczalne plusy – pozwala m.in. skoncentrować się na kluczowych zadaniach, jakie mamy do wykonania. Jednak jego realizacja z domowych pieleszy wymaga zmiany codziennej rutyny, a jak wiadomo przyzwyczajenie, to ludzka druga natura. W „czasie zarazy” nasze rytuały musiały ulec radykalnym zmianom. Aby w tej nowej rzeczywistości przetrwać, zapewnić pracodawcy oczekiwaną efektywność i… nie zwariować, warto zapoznać się z poniższymi dobrymi praktykami i wybrane z nich zastosować.

 

Na dobry początek – plan!

Podstawowa zasada, to trzymanie się narzuconego wcześniej reżymu czasowego. Niezwykle ważne jest takie planowanie pracy, by zadania były odpowiednio rozłożone w czasie. Będąc z rodziną, trzeba uwzględnić przecież także potrzeby domowników – znaleźć przestrzeń na przygotowanie posiłków czy wyznaczenie aktywności dla dzieci etc. Dlatego odpowiednie przemyślenie i ustawienie planu na każdy kolejny dzień jest bardzo przydatne. Naturalnie w trakcie dnia pojawią się różne „rozpraszacze”, stąd przygotowując harmonogram zadań warto realnie oszacować czas, jaki zajmie nam realizacja poszczególnych zadań oraz przyjąć bufor czasowy min. 20%. Rozplanowanie z góry 100% czasu pracy jest z góry skazane na fiasko. Normalne jest przecież – także podczas pracy w siedzibie firmy – że pojawiają się sprawy o charakterze spontanicznym, nagłym, niezaplanowanym. Bez wspomnianego buforu bezpieczeństwa założony uprzednio plan pracy legnie w gruzach i zdezorganizuje nasz dzień, powodując frustrację.

 

Co masz zrobić jutro, zrób dziś

Wiele osób odkłada część zadań na później – zwłaszcza te, które są trudne lub nielubiane. Odsuwamy je na koniec listy, odwlekając ich realizację możliwie jak najdłużej w czasie. Niestety pod koniec dnia okazuje się, że już nie mamy siły, by zająć się tym „stęchłym jajem” i przekładamy to… na później. Warto sobie uzmysłowić, że takie niezrealizowane, acz trudne zadanie, wisi nam nad głową, jak przysłowiowy miecz Damoklesa. W efekcie może to – podświadomie – ograniczać naszą efektywność. Część energii bowiem będziemy poświęcać na myślenie o tym okropnym zadaniu, zamiast na konkretną pracę. Stąd dobrą praktyką jest zajęcie się takim najgorszym zadaniem w pierwszej kolejności, wówczas pozostałe sprawy wydadzą się od razu znacznie łatwiejsze.

 

Strategia generała

W wyznaczaniu priorytetów bardzo pomocna jest stara, dobra, matryca Eisenhowera. Generał – głównodowodzący siłami sprzymierzonymi podczas D-Day i późniejszy prezydent USA – zwykł mawiać: To, co ważne, jest rzadko pilne i to co pilne, jest rzadko ważne. Matryca jest narzędziem pomagającym skupić się na tym, co naprawdę istotne.

W matrycy Eisenhowera zadania są podzielone na 4 kategorie, według kryteriów wagi i pilności, co pozwala odpowiednio je pogrupować.

 

  PILNE NIEPILNE
WAŻNE I

wykonaj sam w pierwszej kolejności

 

wykonaj możliwie szybko, ponieważ dotyczą istotnych kwestii, nie mogą zostać delegowane innym

II

zaplanuj wykonanie

 

zadania bez określonego deadline, konieczne samodzielne wyznaczenie planu ich realizacji

NIEWAŻNE III

deleguj lub odmów

 

konieczna identyfikacja zadań, następnie decyzja o zupełnej rezygnacji z realizacji lub w miarę możliwości ich oddelegowaniu; wymagana asertywność i umiejętność mówienia NIE, w razie konieczności

IV

ogranicz

 

miejsce dla wszelkich „pożeraczy czasu”; należy dążyć do ich wyeliminowania

 

To, co pilne, nie zawsze jest ważne

Stosując matrycę należy zwrócić szczególną uwagę na odróżnienie zadań z ćwiartek I i III. Złota zasada brzmi: to, co pilne, nie zawsze jest ważne! Najwięcej czasu poświęcamy zwykle ćwiartce II, skupiając się nad tym, co istotne i jednocześnie zapobiegając sytuacjom kryzysowym. Część osób dodatkowo bardzo lubi pomagać wszystkim wokół w realizacji ich celów. Najczęściej właśnie one spędzają dużo czasu w ćwiartce III. Warto przemyśleć jednak taką postawę. Zwłaszcza, gdy brakuje nam czasu na realizację własnych zamierzeń. Dla tych osób przydatne jest wzmocnienie asertywności. Prowadzenie własnej listy dziennych zadań może działać motywująco, szczególnie kiedy kolejno wykreślamy te już zrealizowane.

 

Potrzebujesz wsparcia w zakresie rekrutacji lub weryfikacji kandydatów? Skontaktuj się z Wojciechem Chromikiem, ekspertem Grant Thornton >> 

 

Krótka chwila na relaks

Pracując z listą zadań nie należy zapominać o odpoczynku. W domu na pewno nie tracimy czasu na kawę i pogawędki w biurowej kuchni. Nie oznacza to jednak, że nie musimy odpoczywać. Warto na parę minut oderwać się od ekranu laptopa, dać odpocząć oczom i spojrzeć na drzewa za oknem. Możemy zrobić kilka ćwiczeń, czy wyjść na balkon, żeby złapać odrobinę świeżego powietrza. By ze świeżą głową wrócić do pracy 🙂

 

Pobierz za darmo kalendarz kadrowego 2020 r. na obecny miesiąc (kliknij) 

 

Potrzebujesz pomocy w aspektach kadrowo-płacowych? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>

 

 

mm

Menedżer z ponad 18-letnim doświadczeniem w obszarze usług B2B, w tym ponad 12 lat na stanowiskach menedżerskich związanych z HR. Realizował projekty rekrutacyjne na stanowiska specjalistyczne i menedżerskie, prowadził i projektował centra oceny kompetencji (assessment/development centre) oraz wywiady kompetencyjne. Monitorował realizację projektów ocen pracowniczych. Pełnił funkcję doradczą i wspierającą dla menedżerów w obszarze rekrutacji i selekcji, diagnozy potrzeb szkoleniowych, ocen pracowników oraz motywowania. Specjalista w zakresie marketingu usług B2B, w tym organizacji konferencji i seminariów. W Grant Thornton realizuje projekty z zakresu HRM (rekrutacyjne, rozwojowe, reorganizacyjne, oceny kompetencji, audyty HR).

Zobacz także

Skomentuj