Przechowywanie akt pracowniczych – nowe przepisy od początku 2019 roku

1 stycznia 2019 r. wejdą w życie przepisy, które mają na celu ułatwienie przechowywania akt pracowniczych oraz pozostałych dokumentów dotyczących zarówno pracowników, jak i zleceniobiorców. Nowe przepisy mają też pomóc w obniżeniu kosztów związanych z ich przechowywaniem. Co zmieni Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)?

 

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza to założona i prowadzona dla każdego pracownika dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika. Ustawa wprowadza nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, zamiast obecnie obowiązujących 50 lat. Będzie to uzależnione od daty nawiązania stosunku pracy i wyniesie:

• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy albo
• 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny albo
• 50 lat od ustania stosunku pracy

10-letni okres przechowywania

Okres ten będzie obowiązywał we wszystkich stosunkach pracy, które rozpoczną się po wejściu w życie ustawy, czyli od 1 stycznia 2019 roku. Dodatkowo, wraz ze świadectwem pracy, pracownik będzie otrzymywał informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru dokumentacji po upływie okresu jej przechowywania,
• zniszczeniu jego dokumentacji, jeżeli jej nie odbierze w wyznaczonym terminie.

10 lub 50-letni okres przechowywania

Dla pracowników, którzy rozpoczęli pracę między 01.01.1999 r. a 31.12.2018 r. – okres przechowywania dokumentacji będzie wynosił nadal 50 lat z możliwością skrócenia okresu do 10 lat. Skrócenie okresu przechowywania będzie jednak wymagało spełnienia przez pracodawców dodatkowych warunków, wynikających z ustawy tj.:

• przekazaniu do ZUS oświadczenia (ZUS OSW) oraz
• złożeniu raportu informacyjnego (ZUS RIA).

Należy przy tym pamiętać, że taka możliwość będzie dotyczyła wyłącznie pracowników, którzy nawiązali stosunek pracy w wymienionym powyżej okresie 20 lat. Oznacza to, że pracodawca będzie mógł zdecydować się na skrócenie wymaganego okresu do 10 lat wyłącznie poprzez złożenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia oraz odpowiednich raportów informacyjnych za wszystkich swoich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w tym okresie. Złożenie oświadczenia o zamiarze przekazania raportów będzie dobrowolne, możliwe do złożenia w dowolnym czasie i będzie mogło zostać cofnięte do momentu złożenia pierwszego raportu. Raporty będzie należało złożyć w ciągu roku od dnia złożenia oświadczenia, czyli po złożeniu oświadczenia pracodawca będzie miał rok na przekazanie raportów (ZUS RIA) lub wycofanie oświadczenia (ZUS OSW). Co ważne, pracodawca, który zadeklaruje składanie raportów, a tego nie zrobi, narazi się na sankcje przewidziane w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych (karę grzywny do 5000 zł) oraz będzie zobowiązany do przechowywania dokumentacji przez dotychczasowy okres 50 lat.

 

Skąd pracownik będzie wiedział ile lat będą przechowywane jego akta pracownicze?

Jeżeli pracownik zatrudniony w okresie objętym możliwością skrócenia okresu przechowywania, nadal będzie pracował w momencie złożenia oświadczenia, pracodawca złoży za niego raport informacyjny dopiero wraz z wyrejestrowaniem tego pracownika z ubezpieczeń. Wraz ze świadectwem pracy taki pracownik otrzyma również (w formie papierowej lub elektronicznej):

1. kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego oraz
2. informację o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• prawie do odbioru dokumentacji po upływie okresu przechowywania;
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku nieodebrania jej w wymaganym okresie

Natomiast zleceniobiorca otrzyma:

• kopię przekazanego do ZUS raportu informacyjnego ZUS RIA, aby mógł zweryfikować zawarte w nim informacje,
• pouczenie o skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy oraz o prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru.

W sytuacji, gdy pracownik zatrudniony w tym okresie już nie będzie pracował u danego pracodawcy, dowie się o złożeniu za niego raportu informacyjnego i skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z informacji o stanie konta ubezpieczonego lub z rocznego obliczenia podatku przysyłanego co roku przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Niezależnie od pracodawcy ZUS poinformuje:

1. pracownika o:

• złożeniu raportu informacyjnego ZUS RIA :
• w informacji o stanie konta w ZUS, przesłanej za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany do ZUS,
• wraz z formularzem PIT, przesłanym za rok, w którym raport informacyjny ZUS RIA został przekazany do ZUS – jeśli pracownik jest uprawniony do świadczenia emerytalno-rentowego i informacja o stanie konta w ZUS nie jest do niego wysyłana.

2. byłego pracownika również o:

• skróconym okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej,
• prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej i terminie jej odbioru,
• prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej,
• konieczności wystąpienia do byłego pracodawcy jako płatnika składek o wydanie:
• dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze (pracy wymienionej w starych wykazach),
• dowodów potwierdzających wykonywanie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2008 r. pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pracy wymienionej w nowych wykazach).

3. zleceniobiorcę również o:

• skróconym okresie przechowywania dokumentacji dotyczącej umowy,
• prawie do odbioru tej dokumentacji i terminie jej odbioru,
• złożeniu przez Zleceniodawcę raportu informacyjnego ZUS RIA; dane z tego raportu będą udostępnione również na profilu danej osoby na PUE ZUS.

50-letni okres przechowywania

Dla osób zatrudnionych przed 01.01.1999 roku okres przechowywania dokumentacji będzie nadal wynosił co do zasady 50 lat. Ustawa nie przewiduje możliwości skrócenia okresu przechowywania dla tej grupy.

Akta osobowe elektronicznie czy papierowo – przeczytaj tutaj >> 

A zleceniobiorcy?

Wszystkie zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie, umowy agencyjnej oraz innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia.

Kiedy zniszczyć akta pracownicze, czyli jak liczyć okres 10 lat?

10 lat liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. Oznacza to, że pracodawca nie musi liczyć okresu przechowywania oddzielnie dla każdego pracownika, gdyż 10-letni okres zakończy się w jednym dniu w stosunku do wszystkich zatrudnionych w danym roku kalendarzowym. Tym dniem będzie zawsze 1 stycznia kolejnego roku, od tego właśnie dnia rozpocznie się okres, w którym pracownik będzie mógł odebrać swoje akta. W przypadku złożenia przez pracodawcę raportów informacyjnych, 10-letni okres przechowywania będzie liczył się od końca roku kalendarzowego, w którym został złożony raport informacyjny.

Były pracownik może odebrać swoje akta pracownicze

Ustawa przewiduje, że po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrania swojej dokumentacji od pracodawcy w okresie 1 miesiąca, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Dzięki temu, będzie mógł odpowiednio zaplanować i zrealizować cały proces w zgodzie z Kodeksem Pracy, rozporządzeniem, a także przepisami o ochronie danych osobowych..

Przykład

Pracownik pierwszą pracę rozpoczął w 1998 r., potem zaczął inną pracę w nowej firmie w roku 2006. Ile czasu będzie przechowywana jego dokumentacja?

Okresy przechowywania dokumentacji liczone są w zależności od daty nawiązania poszczególnych stosunków pracy i oddzielnie dla każdego z nich. Dlatego jeżeli pracownik rozpoczął jeden stosunek pracy przed 1999 rokiem, a drugi w roku 2006, to dokumentacja z wcześniejszego zatrudnienia będzie przechowywana 50 lat, natomiast z drugiego 50 lub 10, w zależności od tego, czy pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych.

UWAGA

Ustawa wprowadza do Kodeksu Pracy wyraźny przepis, który nakazuje wydanie pracownikowi na każde żądanie kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez pracodawcę. Szczegółowe informacje na ten temat znajdą się w rozporządzeniu o dokumentacji pracowniczej.

Nowe przepisy a prawo do emerytury 

Nie zmieni się wynikająca z przepisów zasada, że do wniosku w sprawie świadczenia powinny być dołączone niezbędne dowody, które są konieczne do przyznania świadczenia oraz obliczenia jego wysokości. Jednakże ZUS nie będzie już żądał dowodów potwierdzających dane, które zostaną przekazane w raporcie informacyjnym za lata od 1999 r. do 2018 r. oraz po wejściu w życie ustawy w nowym imiennym raporcie miesięcznym (ZUS RPA). Oznacza to, że pracownik nie będzie musiał dostarczać do ZUS dokumentów potwierdzających dane, które będą widniały na jego koncie w ZUS. Zakład również nie będzie mógł domagać się od ubezpieczonego potwierdzenia informacji, które już będzie posiadał w swoim systemie.

Jest jednak pewien wyjątek od powyższej zasady. Dotyczy on dowodów potwierdzających przypadające do 31 grudnia 2008 r. szczególne okresy pracy, np. okresy pracy w szczególnych warunkach. ZUS będzie mógł zażądać tych dowodów, ale tylko wówczas, jeżeli na podstawie danych o tych okresach przekazanych w raporcie informacyjnym nie będzie mógł ustalić, czy rzeczywiście w danym okresie pracownik wykonywał pracę, która uprawnia do wcześniejszego przejścia na emeryturę.

 

Program Płatnik a ustawa, czyli co pracodawca będzie przekazywał do ZUS od 1 stycznia 2019 roku?

Program Płatnik będzie dostosowany do zmian w dokumentach ubezpieczeniowych. Zostaną dodane nowe formularze oraz zmienione niektóre obecnie funkcjonujące:

Nowe formularze:

• ZUS RPA – nowy imienny raport miesięczny z danymi o przychodach ubezpieczonego i wykonywaniu pracy nauczycielskiej,
• ZUS OSW – oświadczenie płatnika składek o zamiarze przekazania do ZUS raportów informacyjnych (dotyczy skrócenia okresu przechowywania akt do 10 lat),
• ZUS RIA – raport informacyjny za ubezpieczonego do wykazania m.in. składników wynagrodzenia niezbędnych do wyliczenia/przeliczenia świadczenia (dotyczy skrócenia okresu przechowywania akt do 10 lat).

Zmiany w obecnych formularzach:

• ZUS ZWUA – formularz wyrejestrowania po zakończeniu stosunku pracy rozszerzony o dane dotyczące rozwiązania umowy o pracę: datę, tryb rozwiązania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub stosunku służbowego oraz informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (pracownik/pracodawca),
• ZUS DRA – miesięczna deklaracja rozliczeniowa, usunięty w formularzu blok VI dodany nowy blok dotyczący podsumowania rozliczenia składek: Zestawienie należnych składek do zwrotu/zapłat,
• IMiIR – roczna deklaracja obejmująca informacje zawarte w raportach miesięcznych imiennych za rok ubiegły, dodane w formularzu bloki dotyczące przychodów i pracy nauczycielskiej.

Usprawnienia:

• dla nowych dokumentów zostaną wprowadzone słowniki, które będą wsparciem podczas ich wypełniania oraz reguły weryfikacji, które już podczas wypełniania będą sprawdzać i sygnalizować potencjalne błędy,
• zostanie dodany komunikat, który będzie informował o upływającym terminie na złożenie dokumentów ZUS RIA,
• zostanie dostosowana aplikacja e-Płatnik, która dedykowana jest dla płatników składek, zatrudniających do 100 pracowników,
• zostanie dostosowany profil płatnika na PUE: na profilu płatnika zostanie umieszczona informacja o złożonym dokumencie ZUS OSW, zostanie dodana lista ubezpieczonych, za których złożony jest ZUS RIA oraz lista ubezpieczonych, za których jeszcze tego nie ma; ubezpieczony poprzez platformę PUE będzie miał dostęp do tych danych oraz informacje, którzy płatnicy złożyli za niego raporty ZUS RIA.

 

Uwaga!

W związku z tymi zmianami konieczne jest dostosowanie programów kadrowo-płacowych. Ustawa wprowadziła zakres nowych danych jakie płatnik będzie przekazywał do ZUS co miesiąc.

Zatem jeśli program, z którego Państwo korzystacie nie ewidencjonuje wymaganych ustawą danych, trzeba go dostosować w tym zakresie.

______________

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)