Kodeks pracy przewiduje różne rodzaje umów o pracę. Jedną z nich jest umowa na zastępstwo. Czym różni się od umowy zawartej na czas określony? Czy umowę na zastępstwo można rozwiązać przed końcem terminu jej obowiązywania? Jak zatrudniać na zastępstwo pracownika zewnętrznego, a jak własnego?
Umowę na zastępstwo można zawrzeć w przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika, niezależnie od powodu absencji. Dopuszczalne jest zawarcie tego typu umowy zarówno w związku z np. chorobą, urlopem wypoczynkowym czy macierzyńskim.
Co ważne, umowa na zastępstwo nie podlega limitom 3 umów w okresie 33 miesięcy obowiązującym dla umów na czas określony. Dzięki temu może być zawarta na okres przewidywanego powrotu do pracy zastępowanego pracownika i wielokrotnie przedłużana, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Tym bardziej, że określenie ostatecznego terminu nieobecności pracownika może być w niektórych przypadkach dla pracodawcy kłopotliwe – zwłaszcza przy długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Stąd też umowa o pracę na zastępstwo może być podpisana bez określenia konkretnej daty końcowej.
Zakres obowiązków podczas umowy na zastępstwo
Co do zasady pracownik zatrudniony na zastępstwo powinien wykonywać pracę na tym samym stanowisku i realizować te same (lub zbliżone) zadania, co pracownik zastępowany. Dopuszczalne jest zatrudnienie go w niższym wymiarze czasu pracy oraz ograniczenie liczby wykonywanych zadań, w porównaniu do zakresu obowiązków nieobecnego pracownika. Może to wynikać z braku doświadczenia nowozatrudnionej osoby lub specyfiki pracy na określonym stanowisku.
Niedopuszczalne natomiast jest zatrudnienie osoby na zastępstwo w znacznie wyższym wymiarze czasu pracy oraz realizowanie przez nią innych obowiązków lub na innym stanowisku pracy, niż pracownik zastępowany. Taka umowa mogłaby zostać uznana jako zawarta na czas określony lub nieokreślony – w zależności od okresu jej trwania w związku z obowiązywaniem opisanego wyżej limitu dla umów o pracę zawieranych na czas nieokreślony.
Czy umowa o pracę na zastępstwo może zostać rozwiązana przed terminem?
Kodeks pracy umożliwia rozwiązanie umowy o pracę zawartej na zastępstwo przed powrotem do pracy zastępowanego pracownika. Tak jak w przypadku umów o pracę na czas określony i nieokreślony, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na zastępstwo jest uzależniony od okresu zatrudnienia danego pracownika w danej firmie – bez względu na liczbę zawartych umów. Wynosi on:
- 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy;
- 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Czy można zatrudnić na zastępstwo własnego pracownika?
Własnego pracownika można przede wszystkim oddelegować poleceniem służbowym do innych zadań, niewynikających z łączącego go z pracodawcą stosunku pracy, ale tylko na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku. Co ważne – nie można wówczas przyjąć na miejsce tego pracownika innej osoby w ramach umowy o pracę na zastępstwo, żeby wykonywała jego obowiązki. Pracownik oddelegowany do innych czynności nie może zostać w ten sposób zastąpiony, ponieważ jest obecny w pracy, tylko wykonuje obowiązki niezwiązane ze stanowiskiem pracy określonym w umowie o pracę. Dodatkowo, zastosowanie przez pracodawcę takiego rozwiązania jest możliwe o ile tymczasowo zlecone pracownikowi zadania odpowiadają jego kwalifikacjom i nie powoduje to obniżenia jego wynagrodzenia.
Czy można jednak zatrudnić własnego pracownika na zastępstwo w ramach odrębnej umowy?
Przepisy dopuszczają możliwość zatrudnienia własnego pracownika w ramach umowy o pracę na zastępstwo. Wiąże się to jednak z zawarciem kolejnej umowy o pracę z tą samą osobą. Kluczowe jest tutaj wskazanie, że dotyczy ona zupełnie innych czynności, niż te wykonywane w ramach pierwszej zawartej umowy. W przeciwnym wypadku taka sytuacja mogłaby zostać uznana za próbę obejścia przepisów o czasie pracy oraz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Łączny wymiar czasu pracy zawartych umów nie może przekraczać 1 etatu, a pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi określony w Kodeksie pracy nieprzerwany odpoczynek dobowy w wymiarze 11 godzin oraz tygodniowy – 35 godzin, który w określonych przypadkach może być skrócony do 24 godzin.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<
Justyna Śmigielska
Specjalista ds. księgowości z wieloletnim doświadczeniem także kadrowo-płacowym w obsłudze firm różnych branż i wielkości. Z Departamentem Outsourcingu Grant Thornton związana od 2022 roku.
