Udostępniasz pracownikom samochody służbowe do celów prywatnych? Czy wiesz, że zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenie to stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, podlegający opodatkowaniu oraz obciążeniu składkami z tytułu ubezpieczeń społecznych? Przeczytaj, jak poprawnie ująć ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych na liście płac i jakie konsekwencje ma to dla Twojego biznesu.
Brak orzecznictwa i dowolność w ustalaniu przychodu
Przez lata brak jednolitych przepisów określających sposób wyliczenia przychodu z tytułu udostępniania pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych stanowił spory problem dla przedsiębiorców oraz pracowników działów kadrowo-płacowych. Przychód obliczany był z wielką dozą dowolności, w oparciu o art. 11 ust. 2a ustawy o PDOF, z którego wynikało, iż należy dokonać tego według cen stosowanych wobec innych odbiorców, cen zakupu, bądź też na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia. Konsekwencją tego rodzaju orzecznictwa było częste nieujawnianie do celów podatkowych tej części przychodów, których tak obliczana wartość była niewspółmierna do faktycznych korzyści.
Ryczałt jako wycena wartości świadczenia pieniężnego
Od dnia 1 stycznia 2015 r. doczekaliśmy się długo wyczekiwanych, jednolitych i adekwatnych do rzeczywistości przepisów. Ustawodawca bowiem w zmianie Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a dokładnie w art. 12 ust. 2a i 2 b, wprowadził kategorię ryczałtu jako wycenę wartości świadczeń pieniężnych. I tak, wartość nieodpłatnych świadczeń przysługujących pracownikom za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
W przypadku używania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca, wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 kwot określonych powyżej.
A jak doliczenie świadczenia do przychodu wpływa na koszt pracodawcy?
Załóżmy, że pracownik zarabia brutto: 3000,00 zł. Stawka podatku: 18%. Podstawowe koszty uzyskania przychodu oraz kwota wolna. Składka wypadkowa wynosi 1,8%
- Kalkulacja bez uwzględnienia dodatkowego przychodu:
Wynagrodzenie netto pracownika wynosi wtedy: 2156,72 zł
Koszt pracodawcy: 3618,30 zł
- Kalkulacja z uwzględnieniem ryczałtu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 250,00 zł:
Wynagrodzenie netto pracownika wynosi: 2081,02 zł
Koszt pracodawcy: 3919,83 zł
- Kalkulacja z uwzględnieniem ryczałtu z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 400,00 zł:
Wynagrodzenie netto pracownika wynosi: 2035,81 zł
Koszt pracodawcy: 4100,74 zł
Określenie umowne miejsca pracy a podróż służbowa – przeczytaj!
Ryczałt obejmuje również paliwo
W lipcu 2018 roku przedsiębiorcy otrzymali także potwierdzenie Sądu Administracyjnego (II FSK 1185/16), który uznał, iż kwota ryczałtu obejmuje wszelkie należności związane z użytkowaniem samochodu, w tym również paliwo. Jak podkreślił, świadczeniem pracodawcy jest nie tylko udostępnienie samochodu, ale również zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania.
Podstawa prawna:
Art. 12 ust. 2b Ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r. poz. 361; ost. zm. Dz.U. z 2015 r. poz. 211
