Czym elektroniczna teczka pracownicza przewyższa dokumentację prowadzoną w tradycyjnej formie?
Regulacje ustawy z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją sprawiły, że pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe swoich pracowników w wersji cyfrowej bez konieczności przechowywania takich dokumentów w formie papierowej. Oczywiście w dalszym ciągu zakład pracy ma prawo do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w tradycyjny sposób, jednak duże grono zatrudniających zaczęło korzystać z procesów digitalizacji w tym zakresie, upatrując w tym szereg korzyści. Jakich?
Elektroniczna teczka pracownicza – szereg korzyści dla działu HR!
Na przełomie kilku lat standardy tworzenia oraz przechowywania akt pracowniczych przeszły rewolucję – pracownicze teczki osobowe zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku powinny być archiwizowane przez 50 lat, natomiast akta osób przyjętych do pracy po 1 stycznia 2021 roku muszą być przechowywane przez 10 lat.
Przypomnijmy: jeden z najobszerniejszych zasobów dokumentów przechowywanych w zakładzie pracy stanowią akta osobowe pracowników. Tak zwana teczka osobowa, dotycząca każdego pracownika powinna być podzielona na 4 części:
- Część A – dokumentacja zgromadzona w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- Część B – dokumentacja związana z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia,
- Część C – dokumentacja dotycząca ustania zatrudnienia pracownika,
- Część D – dokumentacja związana z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej np. kary pieniężne, nagany etc.
W związku z powyższym elektroniczna teczka pracownicza, to przede wszystkim duże ułatwienie dla pracowników działu HR, np. gdy pracownik zgłasza się po jakikolwiek dokument, czy też kontroler potrzebuje informacji.
Prowadzenie akt osobowych w tej formie umożliwia zatem łatwy dostęp do dokumentów bez obowiązku przeszukiwania papierowych akt w archiwum. Dzięki temu, można szybciej wyszukać druk, czy też wyfiltrować różnego rodzaju dane, niezwłocznie otwierając profil konkretnego pracownika oraz przypisany do niego dokument
W związku z tym, że dostęp do e–teczki jest nieograniczony, kilka osób równolegle może pracować na tym samym dokumencie. Jest to szczególnie ważne w firmach, które posiadają znaczną liczbę oddziałów, czy też biur terenowych, pomiędzy którymi powinien być sprawy obieg dokumentów. Dodatkowo w dobie pracy zdalnej powyższe stanowi ogromne usprawnienie.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie prowadzenia elektronicznych teczek pracowniczych czy innych spraw kadrowo-płacowych? Skorzystaj z cyfrowych rozwiązań outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton >>
Elektroniczna dokumentacja pracownicza tańsza, bezpieczniejsza i bardziej ekologiczna
Przechowywanie danych elektronicznie pozwala na zaoszczędzenie przestrzeni w firmie, jak również na obniżenie kosztów związanych z przetrzymywaniem dokumentacji w tradycyjnych magazynach.
Warto podkreślić, że jest to również ekologiczne rozwiązanie, ponieważ umożliwia wyeliminowanie papierowych dokumentów oraz umów.
Należy zwrócić uwagę na to, że archiwizacja online daje możliwie największe zabezpieczenie przed niepożądanymi wyciekami danych. Elektroniczne teczki kadrowe są zaopatrzone w zabezpieczenia technologiczne zapewniające bezpieczeństwo oraz poufność przechowywania danych zgodnych z przepisami RODO. Natomiast standardy bezpieczeństwa są potwierdzane odpowiednimi certyfikatami, które zostają przyznane po spełnieniu określonych wymogów. Oprócz tego, cyfryzacja dokumentów eliminuje ryzyko związane z ich zagubieniem lub zniszczeniem.
WAŻNE! Sporządzając elektroniczne akta osobowe należy pamiętać o wymogach prawa. Sposób przechowywania e-akt został przedstawiony bardzo szczegółowo w Rozporządzaniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
