Istniejący stosunek pracy nie jest niezmienny. Można go zmodyfikować. Służy do tego porozumienie zmieniające oraz wypowiedzenie. Kiedy stosuje się porozumienie, a kiedy wypowiedzenie i czym obie formy się od siebie różnią?
Zacznijmy od tego, czym jest porozumienie zmieniające. W sytuacji, w której w zakładzie pracy dochodzi do zmiany, w wyniku której dla pracownika zmieniają się warunki pracy bądź płacy, pracodawca musi pisemnie zmienić obowiązujące pracownika zasady pracy i zaktualizować je do nowej sytuacji. Jeśli pracownik na nowe warunki pracy lub wynagrodzenia się zgadza, to można podpisać porozumienie zmieniające warunki pracy i płacy. Jest to wystarczające do tego, by nowe zasady zaczęły obowiązywać obie strony.
Chcesz mieć pewność odnośnie prowadzenia dokumentacji pracowniczej – skorzystaj z usług ekspertów Grant Thornton >>
Co można zmienić poprzez porozumienie?
Za pomocą porozumienia można dokonać takich czynności, jak:
- zmiana wynagrodzenia lub warunków płacy (np. częstotliwości wypłat),
- zmiana warunków pracy (np. porozumienie zmieniające wymiar etatu, stanowisko pracy),
- zmiana umowy o pracę (np. terminu rozpoczęcia pracy lub miejsca wykonywania pracy).
Porozumieniem zmieniającym nie można zmienić stron umowy (np. zmiana pracodawcy), dat zawarcia umowy (np. przesunięcie czasu trwania umowy) czy typu umowy pod względem czasu trwania (np. zmiana umowy na czas nieokreślony, na umowę na czas określony).
Jeśli chodzi o częstotliwość podpisywania różnego rodzaju porozumień, to najczęściej stosowany jest w Polsce aneks do umowy o pracę zmieniający wynagrodzenie minimalne. W zasadzie każda firma, która zatrudnia pracowników za minimalnym wynagrodzeniem, musi podpisać go na początku roku kalendarzowego, kiedy ustawowo zmienia się minimalna kwota wynagrodzenia za pracę.
Wypowiedzenie zmieniające, a porozumienie zmieniające
Zmiana umowy o pracę może odbyć się za zgodą obu stron – zawierane jest wtedy porozumienie zmieniające warunki umowy, które zaczyna obowiązywać od daty ustalonej w porozumieniu. Zmiana warunków pracy i płacy za porozumieniem stron oznacza, że obie strony (pracownik i pracodawca) doszły zgodnie jednomyślności i obie akceptują nowe warunki.
Porozumienie zmieniające umowę może dotyczyć wszystkich jej aspektów, ale strony nie mogą porozumieć się w kwestii warunków pracy czy płacy gorszych dla pracownika, niż gwarantowane Kodeksem pracy. Na przykład, nie można ustalić na drodze porozumienia wynagrodzenia niższego, niż najniższa krajowa czy przedłużenia umowy zawartej na czas określony na kolejny okres celem uniknięcia podpisania umowy na czas nieokreślony.
Zmiana umowy o pracę może też odbyć się bez zgody pracownika – pracodawca musi wtedy złożyć pracownikowi wypowiedzenie zmieniające warunki pracy. Pracownik może zaakceptować nowe warunki, ale ma także prawo do niewyrażenia na nie zgody. W takiej sytuacji umowa o pracę ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia. Pracownik ma czas na to, by zmienić zdanie i zaakceptować nowe warunki do połowy okresu wypowiedzenia. Jeśli tego nie zrobi, wypowiedzenie zmieniające stanie się wypowiedzeniem umowy o pracę.
Kiedy aneks, a kiedy porozumienie zmieniające?
Warto pamiętać, że że często nawet specjaliści HR pytają „kiedy aneks a kiedy porozumienie zmieniające”? Takie pytanie zawiera wewnętrzną sprzeczność, bowiem aneks to właśnie potoczna nazwa porozumienia zmieniającego. Zawsze wtedy, kiedy podpisujemy porozumienie zmieniające, to tak naprawdę podpisujemy aneks do umowy.
Do podobnych niejasności słownych dochodzi też przy wykorzystaniu pojęcia: „wypowiedzenie zmieniające za porozumieniem stron”. Taka konstrukcja prawna nie istnieje. Jeśli między stronami umowy dochodzi do zmiany umowy, mamy do czynienia z porozumieniem, a jeśli tego porozumienia nie ma, to z wypowiedzeniem. Nie można zawrzeć wypowiedzenia za porozumieniem stron.
Jak napisać porozumienie zmieniające?
Taki dokument powinien zawierać kilka istotnych informacji:
- oznaczenie pracodawcy i jego numer podatkowy,
- datę zawarcia porozumienia,
- strony porozumienia (pracodawca bądź osoba upoważniona oraz pracownik i jego miejsce zamieszkania),
- oznaczenie zmienianej umowy (np. za pomocą daty, kiedy została zawarta),
- opis warunków pracy lub/i płacy, jakie zostają zmienione,
- datę obowiązywania nowych warunków,
- adnotację o tym, że pozostałe warunki umowy zawartej poprzednio, pozostają bez zmian,
- podpisy obu stron zawierających porozumienie.
Takie same zasady obowiązują, jeśli podpisujemy porozumienie zmieniające stanowisko pracy, warunki pracy czy wysokość wynagrodzenia. Warto przy tym pamiętać, że sama treść, w jakiej zostaną opisane nowe warunki, jest dowolna – byle była zrozumiała dla obu stron.
