Małymi krokami zbliżamy się do Świąt Bożego Narodzenia. Jest to okres kojarzący się ze spędzaniem czasu z rodziną i znajomymi, śniegiem za oknem, a także prezentami pod choinką. Z tej okazji wielu pracodawców decyduje się na obdarowanie upominkami swoich pracowników. Taki gest pomaga w polepszeniu relacji, atmosfery, a także w motywowaniu pracowników do zwiększenia zaangażowania w swoją pracę. Prezenty bożonarodzeniowe od pracodawców mogą przybrać formę zarówno rzeczową, jak i finansową. Czy takie wsparcie powinno zostać objęte podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz składkami ZUS?
Źródła finansowania
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, każdy prezent otrzymany od pracodawcy należy uznać jako przychód ze stosunku pracy. Wynika to z tego, że prezent to świadczenie w naturze, a zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. przychodami są „otrzymane lub pozostawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.” Co do zasady, od każdego przychodu ze stosunku pracy, pracownik powinien zapłacić podatek dochodowy oraz składki ZUS. W przypadku prezentów świątecznych istnieje możliwość zastosowania zwolnienia zarówno z podatku, jak i składek ZUS. To, czy można zastosować zwolnienie, zależy od źródła finansowania prezentów, które dzieli się na: Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz środki obrotowe firmy.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wolna od podatku dochodowego jest:
„wartość otrzymywanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymywanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.”
Jeżeli pracodawca podejmie decyzję o finansowaniu prezentu z ZFŚS, musi kierować się kryterium indywidualnej sytuacji majątkowej pracowników. Cała firma nie może otrzymać prezentów o jednakowej wartości. Przy wyborze takiego źródła, pracodawca musi także zwrócić uwagę na roczny limit w wysokości 1000 zł. Jeżeli pracownicy w trakcie roku kalendarzowego korzystali ze Środków z Funduszu, zwolniona z podatku będzie jedynie kwota do limitu, natomiast od kwoty przekraczającej ten limit, należy odprowadzić podatek do Urzędu Skarbowego. Należy pamiętać, że prezenty mogą być w formie rzeczowej, gotówki oraz karty przedpłaconej. Prezenty w formie bonów i talonów, nawet jeśli finansowane zostały ze środków ZFŚS, nie są zwolnione z podatku.
Upominki finansowane z ZFŚS nie stanowią podstawy składek społecznych zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Problematyczną kwestią mogą okazać się świąteczne paczki dla dzieci pracowników. Oczywiście, można sfinansować je z ZFŚS, jednak trzeba pamiętać o kryterium socjalnym. Sam podział według którego pracownik, który ma dwójkę dzieci dostaje dwie paczki, a ten który ma trójkę dzieci dostaje trzy, nie jest wystarczający. Wydawać by się mogło, że ilość dzieci jest czynnikiem różnicującym sytuację materialną i społeczną pracownika, jednak każda paczka nadal ma taką samą wartość. Stanowisko ZUS oraz US w tej sprawie jest jednoznaczne – od wartości takich paczek muszą zostać naliczone składki ZUS oraz podatek. Jeżeli pracodawcy chcą tego uniknąć, wartość upominków w paczce powinna być zróżnicowana według kryterium majątkowego.
Środki obrotowe
Drugim źródłem finansowania prezentów świątecznych są środki obrotowe firmy. W tym przypadku, niezależnie od wartości upominku, pracodawca jest zobowiązany do doliczenia prezentu do przychodu pracownika i naliczenia zarówno składek na ubezpieczenia społeczne, jak i podatku dochodowego od osób fizycznych.
Wyjątkiem są świadczenia, które wynikają z przepisów BHP i są zwolnione z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 11-11b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz składek społecznych na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Dotyczy to m.in. bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania: posiłków, artykułów spożywczych oraz napojów bezalkoholowych, jeżeli pracodawca (mimo obowiązku) nie ma możliwości wydania ich pracownikom.
Źródła:
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
