Praca zdalna na stałe w Kodeksie pracy i szersze możliwości kontrolowania trzeźwości pracowników – na co dokładnie powinni się przygotować pracodawcy i pracownicy?
W ubiegły wtorek, tj. 24 maja br., rząd przyjął projekt nowelizacji Kodeksu pracy, zgodnie z którym: (1) praca zdalna wejdzie na stałe do polskiego porządku prawnego, zastępując telepracę; (2) pracodawcy zyskają możliwość prewencyjnej kontroli trzeźwości pracowników pod kątem obecności w ich organizmach alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu. Następnym krokiem będzie skierowanie projektu do Parlamentu.
Jakie dokładnie są założenia projektowanych zmian w zakresie zdalnej pracy oraz kontrolowania trzeźwości pracowników?
Praca zdalna w Kodeksie pracy – kluczowe założenia
Kodeksowa definicja pracy zdalnej ma być następująca: będzie to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (tj. przez niego zaakceptowanym), w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca w trybie zdalnym ma być realizowana w oparciu o porozumienie między pracownikiem a pracodawcą, zawierane w dowolnym momencie stosunku pracy (podczas jego nawiązywania, bądź na późniejszym etapie – w tym drugim przypadku do zmiany umowy o pracę w zakresie miejsca wykonywania pracy nie będzie wymagana forma pisemna). Jednakże możliwość wykonywania pracy zdalnej będzie istniała także na wniosek pracownika w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo kwestia ta nie zostanie unormowana w wewnętrznym regulaminie. Co istotne, wprowadzony zostanie także zakaz dyskryminacji pracowników wykonujących pracę zdalną.
Szczegóły pracy zdalnej będą ustalane ze związkami zawodowymi działającymi w danej firmie (lub przedstawicielami pracowników) i określone w wewnętrznym regulaminie pracy (będą one dotyczyły m.in. tego, jaka grupa/grupy pracowników mogą zostać objęte zdalnym trybem pracy, jakie są zasady porozumiewania się na odległość z pracownikami wykonującymi pracę w tym trybie, wykonywania przez nich pracy, potwierdzania obecności, ale także np. zasady kontroli w zakresie BHP czy przestrzegania procedur dot. ochrony danych, a także instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych narzędzi pracy).
Pracodawca będzie zobowiązany do zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy (w tym urządzeń technicznych) oraz do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do świadczenia pracy w tym trybie (reguły zwrotu kosztów również będą określone w regulaminie). Jeśli pracownik będzie używał prywatnych narzędzi pracy, pracodawca będzie zobowiązany do wypłacenia mu ekwiwalentu pieniężnego.
Z drugiej strony pracodawca nie będzie mógł zmusić pracownika do świadczenia pracy zdalnej, chyba że zostanie wprowadzony stan nadzwyczajny, stan epidemii lub w zakładzie pracy nastąpi czasowa niemożność zapewnienia BHP z powodu siły wyższej.
Sprawdź >> Prawo pracy << Grant Thornton
Trzy rodzaje pracy zdalnej od września 2022 roku?
Na początku maja wiceminister rodziny Stanisław Szwed poinformował w mediach: „Liczymy, że regulacje dotyczące pracy zdalnej wejdą w życie na początku września”. Przyjęty w ubiegłym tygodniu projekt zakłada, że przepisy w tym zakresie wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Polski stanu epidemii, co nastąpiło 16 maja br., czyli miałyby wejść w życie 17 sierpnia br.
W minionym tygodniu potwierdziły się również wcześniejsze doniesienia dotyczące wprowadzenia trzech rodzajów pracy zdalnej, czyli:
- właściwej pracy zdalnej (zgodnie ze wspomnianą na początku definicją); będzie ona mogła być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy lub tylko częściowo (np. 2 dni z domu, 3 dni z biura); jej wdrożenie będą mogły zainicjować obie strony stosunku pracy, a pracodawca nie będzie mógł odmówić ww. uprzywilejowanym pracownikom, o ile organizacja pracy w danej firmie i rodzaj pracy wykonywanej przez danego pracownika na to pozwolą; w przypadku odmowy, pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o odrzuceniu wniosku w ciągu 7 dni od jego wpłynięcia – pisemnie lub elektronicznie – wraz z podaniem przyczyny odmowy); pracodawca będzie uprawniony do przeprowadzania kontroli pracy wykonywanej zdalnie, także w zakresie BHP oraz procedur ochrony danych – w tym danych osobowych, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i godzinach pracy pracownika – na uprzednio określonych zasadach;
- pracy zdalnej wykonywanej na jednostronne polecenie pracodawcy wyłącznie na czas określony i z przyczyn obiektywnych, losowych i niezależnych od pracodawcy – o ile pracownik złoży oświadczenie, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do jej wykonywania;
- okazjonalnej pracy zdalnej wykonywanej maksymalnie do 24 dni w roku na wniosek pracownika; w tym przypadku pracodawca nie będzie miał obowiązku pokrywania kosztów pracy zdalnej, zapewnienia materiałów i narzędzi pracy, czy określania zasad jej wykonywania oraz BHP w porozumieniu lub regulaminie pracy.
Kontrola trzeźwości pracowników – najważniejsze założenia
Zgodnie z przyjętym przez rząd projektem zmian w Kodeksie pracy, pracodawcy zyskają możliwość przeprowadzania prewencyjnych kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Kontrole te będą możliwe tylko wtedy, gdy będzie to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników, innych osób lub ochrony mienia.
Pracodawca będzie miał obowiązek niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy w następujących sytuacjach:
- w przypadku wykrycia obecności alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu w organizmie pracownika,
- gdy zajdzie uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości,
- gdy zajdzie uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu,
- gdy zajdzie uzasadnione podejrzenie, że pracownik spożywał alkohol lub zażywał środki działające podobnie do alkoholu w czasie pracy.
Reguły przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników
Pracodawcy chcący przeprowadzać kontrole trzeźwości pracowników będą musieli określić w wewnątrzzakładowych aktach kluczowe kwestie, tj.:
- grupę/grupy pracowników podlegających kontroli,
- sposób przeprowadzania kontroli – uwzględniający odpowiednie zasady przetwarzania danych osobowych (informacje dotyczące daty kontroli, godziny i minuty badania oraz jego wyniku będą przechowywane w aktach pracownika, przy czym uzasadnione będzie przechowywanie tylko wyników potwierdzających stan nietrzeźwości lub stan po użyciu alkoholu/środka działającego podobnie do alkoholu);
- rodzaj urządzenia wykorzystywanego do przeprowadzania testów (posiadającego ważny dokument potwierdzający jego kalibrację lub wzorcowanie, by w przypadku stwierdzenia obecności niedozwolonego środka odurzającego w organizmie pracownika lub stan po jego użyciu móc udowodnić takiemu pracownikowi winę stanowiącą powód rozwiązania umowy bez wypowiedzenia) – metoda ta nie może wymagać badania laboratoryjnego,
- częstotliwość kontroli (codzienna/rotacyjna),
- czas przeprowadzania kontroli (przed pracą czy także podczas jej trwania).
Kiedy będzie można sprawdzić trzeźwość pracownika badaniem krwi?
Zarówno pracodawca, jak i pracownik, będą mogli zażądać przeprowadzenia badania stanu trzeźwości przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, jeśli wskutek przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli trzeźwości w organizmie pracownika zostanie potwierdzona obecność alkoholu, ale także w sytuacji, gdy pracodawca powziął uzasadnione podejrzenie, że pracownik znajduje się w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub że spożywał alkohol w czasie pracy.
Jak czytamy w wykazie prac legislacyjnych i programowych na witrynie Rady Ministrów, projektowana regulacja ma rozwiązać problem wynikający z braku podstaw prawnych do przeprowadzania – przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego – badań pracowników na obecność tzw. narkotyków w ich organizmach, wyjaśnia Jolanta Zarzecka-Sawicka, Partner, Radca prawny Grant Thornton. Zgodnie z wydaną w 2019 roku opinią UODO, stan trzeźwości pracowników można sprawdzać wyłącznie wtedy, gdy badanie przeprowadzane jest przez wspomniany organ, na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej lub danego pracownika. Prawo odwołuje się jednakże wyłącznie do trzeźwości pracownika, natomiast kwestia badania pracowników przez pracodawców na obecność narkotyków w ogóle nie była dotychczas uregulowana w obowiązujących przepisach. To ma zmienić wchodząca nowelizacja Kodeksu pracy.
Badanie krwi pod kątem trzeźwości pracownika będzie mogło zostać zlecone, gdy:
- nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
- pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
- pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi, pomimo przeprowadzenia badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
- stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą niewymagającą badania laboratoryjnego;
- nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej pracowników? Sprawdź >> outsourcing kadrowo-płacowy Grant Thornton <<
Honorata Zakrzewska-Krzyś
Główny specjalista ds. content marketingu i publikacji międzynarodowych w Grant Thornton. Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.
