Do końca lutego pracodawcy powinni przekazać pracownikom PIT-11 – czy muszą uzyskać potwierdzenie odbioru?

Przepisy zobowiązują pracodawców do przekazania pracownikom PIT-11 do końca lutego, ale czy nakazują również uzyskanie potwierdzenia odbioru takiej dokumentacji?

Dokładnie trzy tygodnie zostały pracodawcom na przekazanie zatrudnionym PIT-11, czyli druku informującego pracowników o ich przychodach oraz zaliczkach na podatek dochodowy pobranych w poprzednim roku kalendarzowym. Z końcem stycznia bieżącego roku upłynął termin przekazania tych informacji odpowiednim urzędom skarbowym.

Czy pracodawca musi uzyskać potwierdzenie odbioru PIT-11?

Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o pdof, na pracodawcy ciąży wyłącznie obowiązek przekazania podatnikowi w odpowiednim terminie imiennej informacji PIT-11 (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z 26 lipca 2018 r., sygn. akt I SA/Po 418/18). Równocześnie przepisy podatkowe nie regulują zasad przekazywania deklaracji podatnikom przez płatników. Możliwe jest zatem wykorzystanie zarówno metod tradycyjnych (tj. do rąk własnych, przez kuriera czy przesyłką pocztową), jak i elektronicznych (wysyłka dokumentu poprzez e-mail czy systemy informatyczne).

Przezorny zawsze ubezpieczony!

Choć ustawodawca nie wymaga od zatrudniających uzyskiwania potwierdzenia odbioru deklaracji PIT-11, z praktyki outsourcingu kadrowo-płacowego pracodawcy powinni dla własnego bezpieczeństwa rozważyć taką opcję, żeby w przypadku ewentualnych niejasności mieć możliwość udowodnienia, że dokument został przekazany w terminie. Potwierdzenie to może przybrać różnorodne formy – od podpisu pracownika, przez potwierdzenie odbioru e-maila, aż po dowód wysyłki z systemu informatycznego lub listu poleconego z poczty.

Sprawdź także artykuły na stronie Grant Thornton: PIT kasowy – co to jest? – Grant Thornton

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<