Umowa zlecenie a umowa o pracę – jakie informacje warto uzyskać od zleceniobiorcy

Umowa zlecenie, w powszechnym odczuciu, wiąże się dla pracodawcy z mniejszymi kosztami, niż umowa o pracę. Gdy dla zleceniobiorcy współpraca z naszą firmą jest dodatkiem do pracy na etacie, możemy liczyć na oszczędności w składkach na ubezpieczenia społeczne. Oszczędność ta może jednak, jeśli nie zachowamy ostrożności, okazać się pozorna.

 

PODSUMOWANIE

• Zatrudniając na podstawie umowy zlecenie, należy uzyskać od zleceniobiorcy szczegółową informację o tym, czy posiada inne tytuły do ubezpieczeń. W razie konieczności prosić o nią nawet co miesiąc.
• Gdy oświadczenie zleceniobiorcy wzbudza wątpliwości, można zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek o ustalenie prawidłowości naliczanych za zleceniobiorcę składek (druk ZUS USZ).

 

Jakie informacje warto uzyskać od zleceniobiorcy?

Przed podjęciem współpracy ze zleceniobiorcą należy ustalić, czy posiada on inny tytuł do ubezpieczeń. Inne tytuły, które będą mieć znaczenie przy ustaleniu do jakich ubezpieczeń zgłosić zleceniobiorcę, to przede wszystkim:

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę,
• zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie
• i prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej.

Gdy zleceniobiorca oświadczy, że jest zatrudniony w innym miejscu na podstawie umowy o pracę i otrzymuje z tego tytułu co najmniej minimalne wynagrodzenie, pracodawca może zgłosić go wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego bez żadnych wątpliwości. Warto jednak takie oświadczenie dokładnie zweryfikować.

W praktyce orzeczniczej dla ZUS istotne jest bowiem, czy zleceniobiorca ma prawo do co najmniej minimalnego wynagrodzenia, a więc czy wynagrodzenie takie jest zagwarantowane w umowie o pracę. Sytuacja taka ma miejsce zawsze w przypadku pracowników pełnoetatowych. W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy każdy przypadek należy rozpatrywać osobno.

 

Umowa zlecenia a praca na część etatu

Dla wyjaśnienia posłużymy się przykładem.

Anna jest zatrudniona w firmie XYZ od 01.01.2019 roku na podstawie umowy o pracę na 7/8 etatu. W umowie ma zagwarantowane wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 2100 zł brutto, płatne do końca miesiąca. Dostaje jednak comiesięczne premie związane z wynikami pracy, ok. 200 zł brutto miesięcznie. Łącznie Anna osiąga wynagrodzenie wyższe, niż minimalne wynagrodzenie za pracę (2300 zł). Pracownica zdecydowała się wykonywać umowę zlecenie na rzecz innego pracodawcy od 01.06.2019 roku. W oświadczeniu podała, że otrzymuje wynagrodzenie wyższe niż minimalne, a zleceniodawca zgłosił ją wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. W lipcu Anna skorzystała z urlopu wypoczynkowego i otrzymała tylko połowę premii (100 zł). Podstawa wymiaru składek z tytułu zatrudnienia za lipiec będzie więc dla niej niższa, niż 2250 zł. Zleceniodawca będzie zmuszony zgłosić ją także do ubezpieczeń społecznych (emerytalnego, rentowego i wypadkowego) w okresie od 01.07.2019 roku do 31.07.2019 roku.

W przypadku osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy kluczowa jest informacja o wysokości wynagrodzenia zapisana w umowie o pracę. Do niej bowiem w razie wątpliwości odwoła się ZUS. Jeśli będzie niższa, niż kwota minimalnego wynagrodzenia, zleceniobiorca powinien co miesiąc informować zleceniodawcę, jaka była jego podstawa wymiaru składek ze stosunku pracy w danym miesiącu.

Oprócz trudności z uzyskiwaniem co miesiąc takiego oświadczenia, istnieje ryzyko, że zleceniobiorca nie wypełni go prawidłowo. Może się tak zdarzyć, gdy na przykład otrzymuje wynagrodzenie do 10-tego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni lub gdy otrzymał wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek (nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne). Najczęściej w oświadczeniu nie znajduje się również pytanie o przebywanie na urlopie bezpłatnym – nawet dzień takiego urlopu sprawia, że należy zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych i odprowadzić za niego składki.

 

Jak zminimalizować ryzyko nieprawidłowego zgłoszenia do ubezpieczeń?

Warto przede wszystkim odpowiednio sformułować treść oświadczenia, które dajemy do wypełnienia zleceniobiorcy. Zleceniodawca pozostawia mniej miejsca na błąd, gdy poprosi zleceniobiorcę o zadeklarowanie, czy jego wynagrodzenie zasadnicze zawarte w umowie o pracę wynosi co najmniej tyle, ile minimalne wynagrodzenie za pracę. W większości przypadków zleceniobiorca nie ma żadnej wiedzy na temat zbiegów tytułów do ubezpieczeń. Tylko precyzyjne sformułowanie oświadczenia pozwoli uzyskać od niego informacje konieczne do ustalenia obowiązku ubezpieczeniowego.

W razie jakichkolwiek wątpliwości co do treści oświadczenia zleceniobiorcy można zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wniosek o ustalenie prawidłowości opłaconych składek za zleceniobiorcę (ZUS USZ). ZUS ustali wówczas na podstawie danych na koncie ubezpieczonego właściwy schemat podlegania do ubezpieczeń.

 

Konsekwencje błędnego zgłoszenia

Oświadczenie przez pracownika nieprawdy nie chroni płatnika przed konsekwencjami błędnego zgłoszenia do ubezpieczeń. Także, jeśli wynikiem korekty będzie dopłata składek wraz z odsetkami. ZUS domaga się zaległych należności oraz korekty dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych od płatnika. Ten może później próbować na drodze prawnej odzyskać część składek, które powinien opłacić zleceniobiorca oraz całą kwotę odsetek za zwłokę – wystąpienie na drogę sądową wiąże się jednak z kosztami, a oczekiwanie na zwrot pieniędzy może trwać bardzo długo.

Zleceniobiorcy nie zdają sobie sprawy, jak rozstrzyga się zbieg umowy o pracę z umową zlecenie. Nie mając wiedzy o tym, jakie informacje są konieczne do ustalenia jakim ubezpieczeniom podlegają, będą z dużym prawdopodobieństwem popełniać błędy w oświadczeniu zleceniobiorcy. Zwracając uwagę na sformułowania użyte w oświadczeniu, zleceniodawcy mogą znacząco zminimalizować to ryzyko.

 

źródła: Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych z dn. 13 października 1998 r. (Dz. U. z 2019 r. poz. 300),

Ustawa Kodeksy cywilny z dn. 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1025),

www.zus.pl