Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych

Według obecnie funkcjonujących przepisów firmy w Polsce zobowiązane są do przetrzymywania akt pracowniczych przez 50 lat. Tak długi okres przechowywania sytuuje nasz kraj w niechlubnej światowej czołówce. Dla przykładu przepisy we Francji okres ten ustalają na 5 lat, a w Kanadzie tylko na 3 lata.

Minister rozwoju Mateusz Morawiecki zapowiedział skrócenie obowiązkowego czasu archiwizacji danych pracowników – jak to określił „z 50 lat na poniżej 10.”

Jakie zmiany?

Propozycja zmian w przepisach zakłada, że informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dysponował będzie ZUS, który i tak gromadzi dane przekazywane przez pracodawców. Zdaniem urzędników rozwiązanie takie umożliwi skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z obecnych 50 do od 7-10 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Będzie to stanowiło zabezpieczenie w razie konieczności użycia zgromadzonych dokumentów jako np. dowodów w sporach sądowych, związanych ze stosunkiem pracy. Po zakończeniu współpracy, pracodawca wydawałby pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, zawierające dane niezbędne ZUS do przyznania wybranego świadczenia. Ponadto odchodzący pracownik wraz ze świadectwem otrzymałby zaświadczenie o wynagrodzeniu wypłaconym w poszczególnych latach zatrudnienia. Takie dane te pracodawca równocześnie przekazywałby także do ZUS.

Wersja elektroniczna dokumentacji

Propozycje te wiążą się z szerzej z promowanymi koncepcjami digitalizacji akt pracowniczych, który umożliwi pracodawcom prowadzenie akt pracowniczych w formie elektronicznej. Przewiduje się zmniejszenie zakresu dokumentów podlegających obowiązkowemu archiwizowaniu przez pracodawców oraz przechowywanie akt pracowniczych w wersji elektronicznej lub mieszanej (częściowo papierowej, częściowo elektronicznej). Wybór będzie należał do pracodawcy a wszystkie postacie akt będą miały jednakową moc prawną.

Uruchomienie uzgodnień międzyresortowych i konsultacji publicznych zaplanowano na trzeci kwartał 2016 r., tak by prace nad zmianami zakończyć się w trzecim kwartale przyszłego roku. Wejście przepisów w życie przewiduje się na 1 stycznia 2018 roku.

Wojciech Chromik
Menedżer