PESEL i NIP dla cudzoziemców – procedura nadawania numerów

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wiąże się z koniecznością rejestracji obcokrajowców w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz powstaniem obowiązku podatkowego. Przepisy określają zasady nadawania numerów PESEL oraz NIP. Kluczowe znaczenie ma status cudzoziemca w Polsce oraz klasyfikacja na rezydentów oraz nierezydentów podatkowych.

Coraz częściej firmy działające na terenie Polski decydują się na zatrudnienie cudzoziemców. Wiąże się to z koniecznością  rejestracji obcokrajowców w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz powstaniem obowiązku podatkowego. Pojawiają się zatem pytania: czy każdy zatrudniony w Polsce cudzoziemiec musi ubiegać się o numer PESEL oraz NIP? W jakich sytuacjach numery te są obligatoryjne, a kiedy opcjonalne? Czy obowiązek ubiegania się o PESEL i NIP ciąży na pracowniku, na pracodawcy, czy może numery te są nadawane automatycznie? W niniejszym artykule zostaną przeanalizowane powyższe kwestie, które są ważne zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy.

Nadawanie numeru PESEL

Dla celów rejestracji pracowników w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych nie jest konieczne ubieganie się o numer PESEL. Wypełniając formularz ZUS ZUA pracodawca może zgłosić pracownika do ubezpieczeń, podając numer dowodu osobistego, paszportu bądź innego dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela Unii Europejskiej. Jeśli obcokrajowiec pochodzi z kraju spoza UE, należy pamiętać o spełnieniu warunku legalnego zamieszkiwania na terytorium państwa członkowskiego.

W związku z powyższym cudzoziemiec podejmujący pracę w Polsce nie musi ubiegać się o numer PESEL, żeby zostać zarejestrowanym w ZUS-ie i korzystać z systemu zabezpieczeń społecznych, w tym z opieki zdrowotnej.

W jakich sytuacjach numer PESEL jest obowiązkowy? Od dnia 1 marca 2015 roku weszły w życie istotne zmiany w zakresie nadawania numeru PESEL dla cudzoziemców. Od tego dnia numer ten jest nadawany automatycznie przez organ gminy, w którym cudzoziemiec zgłosił zameldowanie na pobyt stały lub czasowy dłuższy niż 3 miesiące. Ustawa o ewidencji ludności podaje katalog zamkniętych przypadków (art. 7 pkt 1 ppkt 3), w których cudzoziemiec otrzyma numer PESEL bez składania wniosku. Następuje to w sytuacji, gdy obcokrajowiec posiada jeden z wymienionych statusów:

1. prawo stałego pobytu będąc obywatelem państwa członkowskiego UE bądź obywatelem państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) i Konfederacji Szwajcarskiej,
2. prawo stałego pobytu będąc członkiem rodziny obywatela opisanego w pkt.1,
3. zezwolenie na pobyt stały,
4. zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej,
5. status uchodźcy,
6. ochrona uzupełniająca,
7. azyl,
8. zgoda na pobyt tolerowany,
9. ochrona czasowa,
10. zgoda na pobyt ze względów humanitarnych.

Przykład 1

Obywatel Ukrainy posiada status uchodźcy i jest zameldowany na pobyt czasowy wynoszący 6 miesięcy pod adresem: 60-644 Poznań, ul. Sokoła. Numer PESEL zostanie nadany z urzędu, bez składania dodatkowego wniosku.

Cudzoziemcy posiadający jedynie wizę bądź zezwolenie na pobyt czasowy muszą samodzielnie złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL. Jaka jest procedura pozwalająca uzyskać ten numer?

1. Należy wypełnić wniosek, który można pobrać na stronie https://obywatel.gov.pl/
2. Złożyć wniosek osobiście w jednym z trzech miejsc: w urzędzie gminy właściwym dla miejsca zameldowania; w urzędzie gminy, na terenie której znajduje się siedziba pracodawcy (w przypadku braku zameldowania w Polsce);  w Urzędzie Śródmieście Warszawy (w sytuacji braku zatrudnienia albo gdy pracodawca posiada siedzibę poza granicami Polski).
3. Okazać dokument potwierdzający tożsamość w trakcie wizyty w urzędzie.

Trudnością w wypełnieniu wniosku może okazać się wymóg podania podstawy prawnej, która upoważnia cudzoziemca do otrzymania numeru PESEL (punkt 7 we wniosku). Pozycja ta jest obowiązkowa. Oznacza to, iż numer PESEL zostanie nadany tylko w przypadku zaistnienia konkretnej sytuacji uzasadniającej nadanie tego numeru. Poniżej podane przykłady znajdują swoje potwierdzenie w przepisach:

1. Założenie profilu zaufanego na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) (§5 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Cyfryzacji w sprawie profilu zaufanego elektronicznej platformy usług administracji publicznej).
2. Wpisanie do Krajowego Rejestru Sądowego (art. 35 pkt 1 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

W pozostałych przypadkach cudzoziemiec posiadający wizę bądź zezwolenie na pobyt czasowy powinien posługiwać się numerem paszportu lub innym dokumentem potwierdzającym tożsamość. Życie codzienne pokazuje, że posiadanie numeru PESEL znacznie ułatwiłoby i skróciło czas załatwienia wielu spraw, jednak podanie jako powodu: „usprawnienie życia codziennego” nie jest brane pod uwagę.

Przykład 2

Obywatel Ukrainy posiada zezwolenie na pobyt czasowy w Polsce i jest zameldowany na okres 6 miesięcy pod adresem: 60-644 Poznań, ul. Sokoła. Chcąc otrzymać numer PESEL, powinien zwrócić się do Urzędu Miasta Poznania z wnioskiem o nadanie numeru PESEL (podając podstawę prawną). Numer zostanie nadany przez ministra właściwego do spraw informatyzacji.

Nadawanie numeru NIP

Kolejną kwestią ważną z punktu widzenia cudzoziemca w Polsce jest powstanie obowiązku podatkowego. Kluczowe jest prawidłowe zaklasyfikowanie obcokrajowca do kategorii rezydentów bądź nierezydentów.

Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 3 pkt 1a) za rezydenta podatkowego uznajemy osobę, która posiada miejsce zamieszkania w Polsce, tj. posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) bądź przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w trakcie roku kalendarzowego. Osoba ze statusem rezydenta podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli w Polsce opodatkowany jest cały dochód podatnika bez względu na to, w jakim państwie został on uzyskany.

Z kolei nierezydentem podatkowym w myśl ustawy będzie osoba, która nie posiada miejsca zamieszkania w Polsce, tj. nie posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych bądź przebywa w Polsce krócej niż 183 dni w roku kalendarzowym. Nierezydent podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, tzn. tylko dochody osiągnięte na terytorium Polski zostaną opodatkowane w Polsce.

W sytuacji, gdy cudzoziemiec będzie zobowiązany do zapłaty podatku w kilku krajach, stosuje się odpowiednie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Pracodawca zatrudniający zarówno rezydenta, jak i nierezydenta podatkowego jest zobowiązany do miesięcznego naliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. Po zakończeniu roku kalendarzowego sporządza dokument PIT-11, na którym pojawia się identyfikator podatkowy. Może być nim PESEL bądź NIP (art. 3 pkt 1 Ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).

Cudzoziemiec, który nie posiada numeru PESEL, powinien wystąpić do urzędu skarbowego z wnioskiem o nadanie numeru NIP, wypełniając druk NIP-7. O nadanie tego numeru powinien wystąpić cudzoziemiec, a nie pracodawca. Jaka jest procedura pozwalająca uzyskać ten numer?

1. Należy wypełnić formularz NIP-7 (aktualna wersja jest dostępna na stronie internetowej a także w każdym urzędzie skarbowym) http://www.finanse.mf.gov.pl/systemy-informatyczne/e-deklaracje/formularze/inne
2. Złożyć wniosek osobiście bądź wysłać listem poleconym do urzędu skarbowego właściwego dla adresu zamieszkania cudzoziemca (dotyczy rezydentów) lub do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych (dotyczy nierezydentów).

Urzędy skarbowe właściwe w sprawach opodatkowania osób zagranicznych zostały wskazane w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie właściwości organów podatkowych (§5 pkt 1) . W każdym z województw został wyznaczony jeden urząd skarbowy, który zajmuje się sprawami nierezydentów. Cudzoziemiec powinien złożyć dokument NIP-7 w województwie, w którym znajduje się miejsce zamieszkania lub adres siedziby płatnika (gdy pobór podatku następuje za pośrednictwem płatnika) lub w miejscu pobytu podatnika (gdy pobór podatku następuje bez pośrednictwa płatnika).

Przykład 3 

Obywatel Syrii przebywający w Polsce pod adresem 60-644 Poznań, ul. Sokoła posiada status rezydenta podatkowego w Polsce. Nie posiada numeru PESEL, zatem w celu uzyskania numeru NIP powinien złożyć wniosek NIP-7 do Urzędu Skarbowego Poznań-Jeżyce (urząd właściwy dla adresu zamieszkania cudzoziemca).

Przykład 4 

Obywatel Syrii przebywający w Polsce nie posiada statusu rezydenta podatkowego w Polsce. Siedziba pracodawcy znajduje się pod adresem 60-639 Poznań, ul. Nad Potokiem. Pobór podatku następuje za pośrednictwem płatnika, zatem cudzoziemiec powinien złożyć wniosek NIP-7 do Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto (w województwie wielkopolskim urzędem wskazanym w rozporządzeniu jest Urząd Skarbowy Poznań-Nowe Miasto).

Cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce posiadający status określony w ustawie otrzymują numer PESEL z urzędu po zameldowaniu w urzędzie gminy. Pozostali mogą ubiegać się o ten numer, jednakże konieczne jest podanie podstawy prawnej. W sytuacji braku posiadania numeru PESEL, identyfikatorem podatkowym staje się numer NIP – rezydenci oraz nierezydenci podatkowi powinni złożyć wniosek NIP-7 we właściwym Urzędzie Skarbowym.

Joanna Litwińska
Specjalista ds. kadr i płac
Grant Thornton

https://mswia.gov.pl/pl/sprawy-obywatelskie/numer-pesel/14216,PESEL.html
https://obywatel.gov.pl/meldunek/zamelduj-sie-na-pobyt-staly-lub-czasowy-dluzszy-niz-3-miesiace
https://obywatel.gov.pl/dokumenty-i-dane-osobowe/uzyskaj-numer-pesel-dla-cudzoziemcow

 

Pobierz za darmo kalendarz kadrowego 2020 r. na obecny miesiąc (kliknij)