Ustanie stosunku pracy wiąże się dla pracodawcy z szeregiem obowiązków. O czym trzeba pamiętać, by nie narazić się na roszczenia pracownicze ani sankcje karne?
Ustanie zatrudnienia, to dla pracodawcy moment, w którym musi dopełnić szeregu obowiązków wobec pracownika, z którym właśnie się rozstaje. Niedopełnienie niżej wymienionych powinności grozi roszczeniami ze strony byłego zatrudnionego oraz karą grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Jakie to obowiązki?
1. Obowiązek udzielenia zwolnienia na poszukiwanie pracy (art. 37 KP) po ustaniu zatrudnienia
W przypadku rozwiązania umowy o pracę w trybie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę pracownik nabywa prawo do zwolnienia na poszukiwanie pracy w wymiarze:
- 2 dni roboczych w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
- 3 dni roboczych – w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia.
Warto pamiętać, że powyższy przywilej nie jest należny, gdy:
- to pracownik wypowie umowę o pracę,
- dojdzie do rozwiązania umowy na podstawie porozumienia stron, z upływem czasu, na który umowa była zawarta,
- gdy dojdzie do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.
2. Obowiązek wydania świadectwa pracy po ustaniu stosunku pracy (art. 97 KP)
W związku z rozwiązaniem umowy o pracę, zadaniem pracodawcy jest niezwłoczne wydanie świadectwa pracy. Wręczenie pracownikowi tego dokumentu powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym ustaje stosunek pracy – pod warunkiem, że pracodawca nie ma zamiaru nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.
Jeśli z przyczyn obiektywnych pracodawca nie jest w stanie przekazać pracownikowi (lub osobie przez niego upoważnionej) świadectwa pracy we wspomnianym terminie, powinien dopełnić formalności maksymalnie w ciągu 7 dni, wysyłając pracownikowi świadectwo tradycyjną pocztą (tj. za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe) albo doręczyć je w inny sposób.
W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. poza świadectwem pracy należy sporządzić informację do świadectwa pracy – w postaci papierowej lub elektronicznej. Zawiera ona powiadomienie o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej – przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
3. Obowiązek wypłacenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop (art. 171 KP)
Pracownik uzyskuje prawo do ekwiwalentu pieniężnego z datą rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Jeżeli pracownik w czasie swojego zatrudnienia z zakładzie pracy oraz w okresie wypowiedzenia nie wykorzystał należnego mu urlopu wypoczynkowego, wówczas pracodawca jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
4. Obowiązek wypłaty odpraw pracowniczych i emerytalno-rentowych oraz odszkodowań
Pracownik ma prawo do odprawy, gdy jego umowa o pracę jest rozwiązywana na podstawie ustawy z 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Również, gdy pracownik przechodzi na rentę lub emeryturę, na pracodawcy ciąży obowiązek wypłaty odprawy w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.
Odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia należne jest pracownikowi, kiedy pracodawca rozwiązując umowę o pracę na czas nieokreślony z przyczyn niedotyczących pracownika skrócił trzymiesięczny okres wypowiedzenia – maksymalnie do jednego miesiąca. W takim przypadku przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą, niezrealizowaną część okresu wypowiedzenia.
5. Obowiązek wyrejestrowania z ubezpieczeń w ZUS
Po zakończeniu stosunku pracy, pracodawca powinien wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA w ciągu 7 dni od ustania stosunku pracy. Wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego obejmuje również członków rodziny, którzy zostali do niego przypisani.
6. Obowiązek informacyjny dotyczący zajęć wynagrodzenia
Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma obowiązek zawarcia w świadectwie pracy informacji o ewentualnym zajęciu komorniczym wynagrodzenia, jeśli ma ono miejsce w przypadku danego pracownika.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi dokumentacji pracowniczej m.in. dotyczącej ustania zatrudnienia?
Skorzystaj z outsourcingu płac i kadr w Grant Thornton >>
Ewa Gulczyńska
Specjalista ds. kadr i płac w Departamencie Outsourcingu. od 2017 związana z Grant Thornton. Absolwentka Europejskiej Wyższej Szkoły Prawa i Administracji oraz Podyplomowego Studium Prawa Ubezpieczeniowego Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. Ukończyła Kurs Specjalisty ds. Kadr i Płac w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce, dzięki czemu zajmuje się outsourcingową obsługą małych i średnich przedsiębiorstw. Grant Thornton
