Na wstrzymanie wypłaty zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego narażeni są przede wszystkim pracownicy małych firm, w których płatnikiem zasiłków jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Pracownicy ZUS najczęściej wszczynają postępowanie wyjaśniające, gdy podstawa wymiaru składek jest wysoka, a choroba pracownika zaczyna się wkrótce po jego zatrudnieniu.
PODSUMOWANIE
- ZUS może przed wypłatą zasiłku, w wyniku postępowania, uznać nieważność umowy o pracę lub wysokość podstawy wymiaru składek z jej tytułu.
- Postępowanie prowadzone jest najczęściej wobec pracowników niewielkich firm oraz członków zarządu spółek zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
Kiedy ZUS wszczyna postępowanie wyjaśniające?
Kiedy pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych otrzyma wniosek o wypłatę zasiłku (Z-3), ma obowiązek nie tylko obliczyć właściwą jego podstawę, ale także wstępnie zweryfikować czy ubezpieczonemu ten zasiłek się należy. Wątpliwości ZUS wzbudzają przede wszystkim:
- niezdolność do pracy powstała wkrótce po zatrudnieniu lub znaczącym zwiększeniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. To, jaki okres ZUS uznaje za niedługi, zależy od oceny konkretnego pracownika zajmującego się sprawą. Najczęściej jednak górną granicę stanowi 6 miesięcy od zaistnienia powyższych okoliczności.
- wysoka podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Również w tym przypadku wysokość wynagrodzenia, którą ZUS uzna za podejrzanie wysoką, będzie zróżnicowana. Kwoty z raportów ZUS RCA są porównywane z wynagrodzeniem innych pracowników firmy oraz z raportami wysyłanymi przez wcześniejszych pracodawców ubezpieczonego. Powodem do kontroli bywają więc także wynagrodzenia niższe, niż średnie wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw.
W przypadku większości postępowań wątpliwości budzi dopiero połączenie obu powyższych okoliczności.
Dodatkowe czynniki, na które pracownicy ZUS zwracają uwagę, to możliwe pokrewieństwo między prowadzącym działalność i pracownikiem (to samo nazwisko, adres), a także zatrudnienie na umowę o pracę członka zarządu spółki.
Co ZUS sprawdza w toku postępowania?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych bada:
- Czy umowa o pracę nie została zawarta dla pozoru.
Na podstawie art. 83 § 1 Kodeksu Cywilnego oświadczenie woli (a takim jest umowa o pracę) złożone przez strony dla pozoru jest nieważne. Jeśli zawierając umowę, pracownik nie ma woli świadczenia pracy, a pracodawca zatrudnienia pracownika, stosunek pracy nie zostaje zawarty. W konsekwencji nie powstaje także obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, w tym chorobowemu.
- Czy zawarte w umowie postanowienia o wysokości wynagrodzenia za pracę są adekwatne do rodzaju i wartości wykonywanej pracy oraz kwalifikacji pracownika.
Na podstawie art. 58 § 1-2 k. c. czynność prawna, której celem jest obejście prawa lub która stoi w sprzeczności z zasadami współżycia społecznego, jest nieważna. Jeśli wynagrodzenie w danej wysokości nie zachowuje cech ekwiwalentu do pracy, a jego wysokość jest zawyżona w celu uzyskania wyższych świadczeń z ubezpieczeń społecznych, ta część umowy o pracę może zostać uznana za nieważną (art. 58 § 3 k.c.).
Jak wygląda postępowanie?
W pierwszym kroku ZUS kieruje do płatnika pismo, w którym zawiadamia o wszczęciu postępowania i wzywa do złożenia dowodów. Podstawowe informacje jakie będzie chciał uzyskać, to stanowisko na jakim zatrudniony jest pracownik, zakres jego obowiązków i przebieg procesu rekrutacyjnego (kto zainicjował rekrutację, jak przebiegała, jakie kwalifikacje zadecydowały o zatrudnieniu). Często pada również pytanie o to, czy stanowisko, na którym zatrudniono pracownika, jest nowoutworzone oraz kto zastępuje go w czasie nieobecności związanej z chorobą. Warto udzielić w tej materii szczegółowych wyjaśnień.
Płatnicy często popełniają błąd przy pytaniu o wcześniejszą znajomość lub pokrewieństwo z osobą zatrudnioną. Uznają to za okoliczność obciążającą i zatajają prawdę. Informacje takie są łatwe do zweryfikowania dla pracownika ZUS i same w sobie nie stanowią podstawy do uznania nieważności stosunku pracy. Ujawnione kłamstwo podaje natomiast w wątpliwość całość wyjaśnień pracodawcy. Może to, przy braku innych dowodów, doprowadzić do decyzji o niepodleganiu ubezpieczeniom przez pracownika.
ZUS, korzystając z informacji na koncie płatnika, zweryfikuje również terminowość zgłoszenia do ubezpieczeń (na niekorzyść będzie działało duże opóźnienie – powyżej dwóch tygodni, a zwłaszcza zgłoszenie po rozpoczęciu niezdolności do pracy ubezpieczonego). Dodatkowe pytania pojawią się z pewnością, jeśli dane zatrudnienie nie jest dla pracownika jedynym źródłem zarobkowania. Jeśli miejsca wykonywania pracy są od siebie oddalone, łączny wymiar czasu pracy w obu firmach będzie większy niż 1/1 etatu, a podstawy wymiaru składek mocno zróżnicowane, ZUS zażąda wyjaśnień od obu płatników i może nabrać wątpliwości, czy realne jest wykonywanie pracy w takim trybie.
W przypadku członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę ZUS dodatkowo weryfikuje, czy umowa została zawarta przez osobę do tego umocowaną. Spółka będzie również musiała udowodnić, że stosunek łączący ją z członkiem zarządu, ma cechy stosunku pracy: praca jest świadczona pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego określonym (na potwierdzenie tego można przedłożyć np. polecenie wyjazdu służbowego. zatwierdzone przez przełożonego wnioski o urlop czy maile z poleceniem wykonania jakiegoś zadania).
W każdym przypadku do wyjaśnień należy dołączyć materialne dowody świadczenia pracy. Mogą to być wszelkie dokumenty podpisywane przez pracownika w ramach wypełniania obowiązków służbowych (wystawione faktury, pisma, pokwitowania odbioru), wydrukowane maile z adresu firmowego, których treść dotyczy obowiązków pracownika lub tzw. zruty ekranu, na których widać godziny logowania się do systemu informatycznego firmy. Jeśli praca ma charakter fizyczny, najlepszym dowodem będą oświadczenia świadków, którzy potwierdzą, że widzieli daną osobę w pracy, wykonującą swoje obowiązki. Najwyższą wartość dowodową będą mieć oświadczenia od klientów i kontrahentów, najniższą – od współpracowników. Dobrze jest, aby świadkowie napisali oświadczenie własnymi słowami, tak by każde oświadczenie było unikatowe. Oświadczenia tej samej treści podpisane przez kilku współpracowników, będą zdecydowanie mniej wiarygodne.
Największym błędem, jaki może w takim postępowaniu popełnić płatnik, jest udzielanie nieprawdziwych wyjaśnień i przedkładanie tworzonych wstecz dokumentów. W podobnych sprawach nie jest ważne przedstawienie jak największej liczby dowodów, lecz przedstawienie takich, które są wiarygodne i nie stoją ze sobą w sprzeczności. Należy również mieć na uwadze, że odmowa udzielenia odpowiedzi na pismo ZUS lub odpowiedź zbyt lakoniczna, będzie się wiązała z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli u płatnika.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych ma prawo odmówić wypłaty zasiłku, gdy uzna, że umowa o pracę została zawarta dla pozoru lub zakwestionować zawyżoną w jego opinii podstawę wymiaru świadczenia. Jeśli jednak udzielone przez płatnika wyjaśnienia będą wyczerpujące, a dowody zgromadzone ze starannością, decyzją ZUS powinno być podjęcie wypłaty zasiłku.
