Bycie pracodawcą to trudne i odpowiedzialne zadanie. Podmiot zatrudniający pracowników musi być świadomy obowiązków, które na nim ciążą. Wiele z nich jest ściśle związanych z osiąganą wielkością zatrudnienia. Pracodawcy, a także osoby odpowiedzialne za aspekty kadrowe w firmie, zgodnie wymieniają tzw. graniczne liczby, które wiążą się z kolejnymi, ustawowo nałożonymi zadaniami.
Wśród takowych liczb można wyróżnić liczbę 20. Zgłaszanie do ubezpieczenia większej ilości osób na dzień 30.11. danego roku kalendarzowego świadczy o tym, iż w kolejnym roku kalendarzowym płatnik będzie dokonywał wypłaty zasiłków. Liczba 25 także jest istotna, gdyż wiążę się z obowiązkiem dokonywania comiesięcznych wpłat na PFRON w przypadku niezatrudniania określonego odsetka osób niepełnosprawnych. Na uwagę zasługuje także liczba 50, którą większość osób kojarzy z koniecznością utworzenia Regulaminu pracy i wynagradzania, a także ZFŚS. W dużym skrócie, w kontekście tych kwestii, niemal wszyscy są zgodni. Wielu pracodawców nie ma jednak świadomości, iż zatrudnienie 50 pracowników wiąże się także z koniecznością poinformowania zatrudnionych o prawie do utworzenia rady pracowników.
Czym jest rada pracowników?
Jest to organ reprezentacji pracowniczej ustanowiony ustawą z dnia 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji. Ustawa ta ma na celu wdrożenie w Polsce dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2002/14/WE z dnia 11 marca 2002 r. ustanawiającej ogólne ramowe warunki informowania i przeprowadzania konsultacji z pracownikami we Wspólnocie Europejskiej (Dz. Urz. WEL 80 z 23.03.2002; Dz. Urz. UE polskie wydanie specjalne, rozdz. 05, 4, str. 219).
Funkcjonowanie rady pracowników reguluje wyżej wskazana ustawa. Zgodnie z tym aktem prawnym rada pracowników może funkcjonować u pracodawców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i zatrudniają minimum 50 pracowników. Dotyczy to przedsiębiorstw prywatnych, gdyż w przedsiębiorstwach państwowych, mieszanych i państwowych instytucjach filmowych działają rady pracownicze.
Jak liczna powinna być rada?
Liczba członków rady uzależniona jest od wielkości zatrudnienia i wynosi odpowiednio:
3 pracowników dla wielkości zatrudnienia pomiędzy 50 a 250 pracowników;
5 pracowników dla wielkości zatrudnienia pomiędzy 251 a 500 pracowników,
7 pracowników dla wielkości zatrudnienia powyżej 500 pracowników.
Istotny jest fakt, iż rada pracowników może indywidualnie ustalić z pracodawcą inną, niż wyżej wskazana, liczbę członków. Niemniej jednak, skład omawianego organu musi liczyć co najmniej 3 pracowników.
Kto dokonuje wyboru członków rady?
Wcześniej kwestia ta była ściśle związana z funkcjonowaniem u danego pracodawcy organizacji związkowych. Obecnie nie ma to znaczenia. W aktualnym stanie prawnym, gdy dany podmiot zatrudnia do 100 pracowników, wyboru członków rady dokonują pracownicy w oparciu o kandydatury zgłoszone na piśmie przez grupę min. 10 zatrudnionych. U pracodawców zatrudniających ponad 100 pracowników, sytuacja wygląda podobnie, z tym że kandydatury muszą zostać zgłoszone przez grupę min. 20 pracowników.
Kwestiami, które muszą zostać uregulowane z pracodawcą są przede wszystkim:
- zasady oraz tryb informowania oraz przeprowadzania konsultacji;
- tryb rozstrzygania kwestii spornych;
- reguły związane z ponoszeniem kosztów w związku z wyborem i działalnością rady; należy tutaj wziąć pod uwagę także koszty korzystania z usług specjalistów, gdyż w praktyce rada pracowników z takowych może korzystać; jeżeli zasady finansowania działalności rady pracowników nie zostaną szczegółowo ustalone, koszty związane z jej wyborem oraz funkcjonowaniem ponosi pracodawca.
Ustalając liczbę zatrudnionych, która pozwala na utworzenie rady pracowników należy wziąć pod uwagę przeciętny stan zatrudnienia (liczba zatrudnionych w ramach stosunku pracy) z okresu 6 miesięcy przed dniem powiadomienia o wyborach członków rady. W przypadku, gdy pracodawca prowadzi działalność przez krótszy okres czasu należy przyjąć właściwą (mniejszą) liczbę miesięcy do obliczeń. Kluczowym jest fakt poinformowania pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o osiągnięciu zatrudnienia, które stwarza możliwość utworzenia rady pracowników (50 osób).
Komu przysługuje czynne i bierne prawo wyborcze?
Czynne prawo wyborcze przysługuje każdemu pracownikowi z wyłączeniem pracowników młodocianych. Bierne prawo wyborcze posiadają pracownicy, którzy są zatrudnieni min. 1 rok (nieprzerwanie) u danego pracodawcy, z wyjątkiem sytuacji, gdy pracodawca prowadzi działalność przez krótszy okres czasu. Pozbawione biernego prawa wyborczego są również osoby jednoosobowo kierujące zakładem pracy, ich zastępcy, pracownicy wchodzący w skład kolegialnych organów zarządzających zakładem pracy, główni księgowi, radcy prawni oraz pracownicy młodociani.
Ważny jest fakt, iż za przeprowadzenie wyborów odpowiada komisja wyborcza działająca na podstawie regulaminu. Wybory powinny, w miarę możliwości, zostać przeprowadzone na zebraniu pracowników w ciągu dnia roboczego, w drodze bezpośredniego i tajnego głosowania. Są one uznane za ważne w przypadku, gdy weźmie w nich udział min. 50% zatrudnionych. W sytuacji, gdy z czynnego prawa wyborczego skorzysta mniejsza ilość osób, w terminie do 30 dni od pierwszych wyborów, należy przeprowadzić kolejne, których wynik będzie ważny niezależnie od ilości osób, które wezmą w nich udział. Członkami rady zostają ci pracownicy, którzy uzyskają największą liczbę głosów. W przypadku uzyskania przez poszczególne osoby tej samej ilości głosów i niemożności ustanowienia tak liczebnej rady, rozstrzygnięcia dokonują pracownicy, głosując ponownie na wybranego kandydata. Czas trwania kadencji członków rady wynosi 4 lata. Pierwsze zebranie powinno odbyć się w terminie 30 dni od dnia wyboru rady i zostać zwołane przez pracodawcę. W zakresie obowiązków rady jest wybór przewodniczącego oraz ustanowienie regulaminu. Obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie zatrudnionych o prawie do wyboru członków kolejnej rady pracowników minimum 60 dni przed upływem kadencji obecnego organu.
Członkostwo w radzie ustaje w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy członka rady, a także w sytuacji, gdy zrzeknie się on swojej funkcji. Ponadto, członkostwo w radzie może ustać, jeżeli z pisemnym wnioskiem w tej sprawie wystąpi co najmniej 50% pracowników zatrudnionych min. 6 m-cy u danego pracodawcy.
O czym pracodawca powinien informować radę pracowników?
Katalog tych kwestii jest zamknięty i obejmuje:
informowanie o działalności i sytuacji ekonomicznej pracodawcy, a także planowanych zmianach w tym zakresie. W tym kontekście pracodawca często udostępnia radzie takie dokumenty jak roczne sprawozdanie finansowe, bilans, rachunek zysków i strat czy plany restrukturyzacji;
stanie, strukturze i prognozowanych zmianach zatrudnienia, a także wszelkich działaniach mających na celu utrzymanie istniejącego stanu zatrudnienia. We wskazanym zakresie pracodawca dzieli się z radą pracowników informacjami dotyczącymi poziomu absencji, jej przyczyn czy danymi dotyczącymi fluktuacji kadr;
działaniach zmierzających do zmian w zakresie organizacji pracy i podstawach zatrudnienia.
Informacje te powinny być przekazywane na pisemny wniosek rady pracowników, a także w przypadku zamiaru wprowadzenia zmian we wskazanych zakresach przez pracodawcę.
Pracodawca powinien przekazać informacje w takim terminie, formie i zakresie, aby rada pracowników mogła się z nimi zapoznać i przygotować do konsultacji. Konsultacjom nie podlegają jednak kwestie działalności ekonomicznej pracodawcy. W tym przypadku rada ma jednak prawo wydać opinię (podobnie jak w przypadkach z pkt. 2 i 3 art.13 ustawy). Warunkiem przyjęcia opinii jest zgodny głos większości członków. W przypadku, gdy członkowie rady mają odmienne zdania w danej kwestii, one także powinny zostać zaprezentowane pracodawcy.
Członkowie rady pracowników, a także specjaliści, z których ekspertyz korzystali, są zobowiązani do nieujawniania informacji pozyskanych w związku z pełnioną funkcją. Zakaz ten obowiązuje przez cały okres członkostwa oraz po jego ustaniu (jednak nie dłużej niż przez okres 3 lat).
Pracodawca ma prawo nie ujawniać informacji w sytuacji, gdy uzna, że wyjawienie ich mogłoby zaburzyć jego działalność lub narazić na szkodę. W opisywanej sytuacji rada pracowników może uznać tego typu postępowanie za niezgodne z ustawą i wystąpić do sądu rejonowego z wnioskiem o zwolnienie z obowiązku zaufania poufności informacji, nakazanie udostępnienia informacji lub przeprowadzenie konsultacji.
Bycie członkiem rady wiążę się z dodatkowymi przywilejami, np. z prawem do płatnego zwolnienia od pracy w przypadku, gdy realizacja zadań związanych z członkostwem musi być wykonywana w godzinach pracy. Ponadto, pracodawca bez zgody rady pracowników nie może wypowiedzieć, ani rozwiązać stosunku pracy z takim pracownikiem Co więcej, pracodawca nie może zmienić na gorsze warunków pracy i płacy członka rady w okresie trwania członkostwa w przypadku, gdy nie uzyska na to zgody ze strony rady pracowników (z wyjątkiem sytuacji, gdy dopuszczają tego przepisy innych aktów prawnych).
Czy pracodawcy grożą konsekwencje w przypadku nierealizowania zadań, które określa ustawa?
Zdecydowanie – pracodawca może zostać obciążony karą grzywny lub nawet ograniczenia wolności w przypadku, gdy uniemożliwia utworzenie rady pracowników, nie podaje informacji o stanie zatrudnienia, który stwarza możliwość jej utworzenia oraz utrudnia lub nie organizuje wyborów do rady. Z podobnymi konsekwencjami musi liczyć się także pracodawca, który nie przekazuje danych i nie podejmuje dialogu z pracownikami w kwestiach, które definiuje ustawa. Pracodawca może zostać ukarany także za dyskryminowanie członków rady w zakresie związanym z działalnością członkowską.
Obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie ministrowi ds. pracy informacji o radzie pracowników. Gotowy wzór dokumentu stanowi załącznik do ustawy. Pracodawca powinien przekazać go w terminie 30 dni od dnia wyboru członków rady pracowników.
Przepisów nie stosuje się w stosunku do pracodawców, u których przed dniem wejścia w życie ustawy obowiązywało porozumienie dotyczące informowania pracowników i przeprowadzania z nimi konsultacji, które zapewniało warunki informowania pracowników i przeprowadzania konsultacji na co najmniej takim poziomie, jak wskazana ustawa. Ponadto, w okresie przejściowym obejmującym czas od 7 kwietnia 2006 r. do 23 marca 2008 r. przepisy ustawy z dnia 7 kwietnia 2006 o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji stosowało się w odniesieniu do pracodawców, którzy zatrudniali min. 100 pracowników.
Podsumowując, pracodawca powinien mieć świadomość istoty istnienia organu jakim jest rada pracowników. Ponadto, w sytuacji osiągnięcia stanu zatrudnienia wynoszącego 50 pracowników musi pamiętać o konieczności niezwłocznego poinformowania o tym fakcie zatrudnionych. W świetle obecnej sytuacji na rynku pracy, gdzie panuje rynek pracownika, sprawnie prowadzony dialog z radą pracowników może stanowić dużą wartość dodaną dla zatrudnionych, a także budować markę pracodawcy jako firmy, w której głos zatrudnionych jest istotny.
