Onboarding, czyli witamy na pokładzie firmy!

Aktualnie w Polsce w wielu branżach mamy już do czynienia z rynkiem pracownika. Potwierdzają to nastroje i wypowiedzi właścicieli firm, z których co najmniej jedna trzecia przyznaje, że ma problemy ze znalezieniem i zatrudnieniem odpowiednich ludzi. Często jednak dzieje się tak, że kiedy żmudny proces rekrutacji zostaje sfinalizowany i na pokładzie znajduje się właściwa osoba, nie są podejmowane działania adaptacyjne, które powinny spowodować, że nowozatrudniony pracownik nie tylko poczuje się dobrze w organizacji, ale przede wszystkim zechce pozostać w niej jak najdłużej. Dość wspomnieć, że według badań w ciągu pierwszych 45 dni nowej pracy rezygnuje z niej 22% pracowników, a kolejne 50% odejść ma miejsce w ciągu pierwszych czterech miesięcy. Pomijając oczywisty margines związany z nietrafionymi rekrutacjami, wciąż daje to spory odsetek tych, którzy decydują się opuścić szeregi firmy z poczuciem, że nie znaleźli w niej swojego miejsca, bo nikt nie znalazł czasu na to, by poświęcić im trochę uwagi i zaangażować się w ich prawdziwe wdrożenie. Skuteczną odpowiedzią na taki stan rzeczy może być zastosowanie odpowiednich programów onboardingowych.

Onboarding polega na wsparciu nowego pracownika i obejmuje jego adaptację w nowym środowisku pracy, oswojenie z grupą współpracowników i nowym szefem. Szacuje się, że na integrację z zespołem i zdobycie jako takiego poczucia pewności na nowym stanowisku, pracownik potrzebuje od 3 do 6 miesięcy, co zbiega się akurat z kodeksowym okresem próbnym w Polsce. W tym czasie na ogół pracodawca stawia pracownikowi wymagania, bo przecież ma się sprawdzić, nie dając w zamian zbyt dużo. W obecnych realiach rynku pracy może to nieść ze sobą negatywne konsekwencje w postaci wspomnianych rezygnacji. Światowe badania przekonują, że nawet 91 % przyjętych do pracy pozostanie w niej dłużej, jeśli w pierwszym okresie (do 6 miesięcy) zostaną w odpowiedni sposób wsparci przez swoich szefów i współpracowników. Reguła mówiąca o tym, że utrzymanie starego, dobrego, wykwalifikowanego pracownika jest znacznie tańsze i łatwiejsze niż pozyskanie nowego, w którego trzeba zainwestować, tzn. nauczyć, przeszkolić, etc., nadal pozostaje w mocy.

Onboarding można traktować jako zestaw procesów, dzięki którym nowy pracownik zostaje włączony w firmową społeczność i zaznajomiony z organizacją. Adaptacja do nowego środowiska ma na ogół miejsce w 4 kluczowych obszarach:

1. Procedury – czyli wszelkie kwestie administracyjne, bezpośrednio związane z zatrudnieniem pracownika (dokumenty, które musi dostarczyć, formularze do wypełnienia, badania, oświadczenia, etc.). Tu mieszczą się także sprawy związane z przygotowaniem stanowiska pracy: komputer, adres email, dostęp do dokumentów, programów, narzędzi, polityki bezpieczeństwa związanego z ich wykorzystaniem.
2. Zadania i cele do realizacji – szczegółowe i przede wszystkim zrozumiałe dla nowego pracownika przedstawienie wyznaczonych mu zadań i obowiązków wraz z oczekiwanymi rezultatami.
3. Kultura organizacji – cele i wartości na których opata jest firma, cechy, które są szczególnie cenione w pracownikach, wizerunek firmy i pracowników, struktura organizacyjna, formalne jak i nieformalne reguły obowiązujące w firmie.
4. Relacje – idąc od „samej góry” to misja firmy, relacje organizacji z otoczeniem, sposoby i formy komunikacji zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej, zasady współpracy w zespole i z przełożonym.

Jeśli organizacja wprowadzając nowego pracownika koncentruje się wyłącznie na procedurach oraz zadaniach i celach, zaś obszary kultury organizacji i relacji są pomijane, mamy do czynienia z onboardingiem czysto funkcjonalnym. Im mocniej te 2 obszary: kultury i relacji zostają włączone w program adaptacyjny, przechodzimy w kierunku szczególnie pożądanym z punktu widzenia zaangażowania pracownika, tj. proaktywnej formy onboardingu. Jeśli uda nam się zdobyć zaangażowanie pracownika na tym wstępnym etapie, a dodatkowo uzyska on uświadomioną wiedzę na temat tego czym jest organizacja i jaka jest jego rola, to program onboardingowy spełni swoją rolę.

Programy onboardingu znacząco różnią się między sobą, tak jak różne są kultury organizacyjne w firmach. Najbardziej skuteczne programy wyróżniają się pewną określoną strukturą oraz wyznaczonymi celami dla nowych pracowników, ich menedżerów i zespołu. Trzeba też dodać, że za owocny onboarding nie odpowiada wyłącznie dział HR. Szczególny wpływ na jego powodzenie mają bezpośredni przełożeni nowych pracowników oraz zespoły, w których nowi się adaptują. Dział HR pełni rolę ramową, opiekuna i monitora okresu aklimatyzacji. Zbiera i analizuje informacje zwrotne od nowych pracowników i porównuje z tymi, które napływają od bezpośrednich przełożonych. Pomaga to efektywnie ustalić wzajemne oczekiwania stron co do pracy, etapów wdrożenia w realizację zadań, określić stopień integracji etc.

Dobry program onboardingu nie sprowadza się do napisania procedury wprowadzenia nowej osoby w organizację i zebrania w pakiet powitalny teczki z niezbędnymi dokumentami. Jeśli można to z czymś porównać, pewną analogię stanowić mogą procesy coachingu, rozumiane jako praca w oparciu o cele firmy i potrzeby pracownika. Chodzi o to, by od momentu przestąpienia progu biura nowy pracownik dowiedział się czego będzie od niego oczekiwać organizacja a czego on może oczekiwać od niej. Niezwykle istotne jest również poznanie specyficznej dla każdej firmy kultury i rozpoznania relacji jakie panują między pracownikami. Na to składają się m.in. znajomość topografii biura (kuchnie, toalety, copy roomy) bezpośrednie przedstawienie pracowników najbliższym otoczeniu, etc.

Z poziomu strategicznego zarzadzania na procesy onboardingu trzeba widzieć jako szanse na efektywne zapoznanie nowych z celami biznesowymi firmy, najlepiej w połączeniu z inspirowaniem ich do realizacji tych celów. Ponadto daje też możliwość pozytywnego wzmocnienia decyzji pracownika o dokonaniu właściwego wyboru firmy, czego pożądanym efektem będzie podjęcie decyzji nowego pracownika o włączeniu swoich sił do osiągniecia celów biznesowych organizacji. Ci pracownicy, którzy szybko osiągną wymagany poziom kompetencji i zaangażowania stanowią wartość dodaną. Onboarding można zatem potraktować jako inwestycję mającą na celu zdobycie zaangażowania pracownika.

Proces wdrażania trwa do tej pory aż pracownik osiągnie pożądany poziom produktywności i świadomej kompetencji. Dzieje się to w kręgu połączonych sił: pracownika, jego szefa, kolegów z zespołu, działu HR.

W dobie nowinek technologicznych, mających na celu automatyzację procesów, nieco zgubne z punktu widzenia celów onboardingu może być przekonanie, że właściwe narzędzie IT, jak np. wdrożona platforma HR, załatwi za nas proces wdrożenia nowego pracownika. Oczywiście narzędzia nie są złe ale nie można liczyć, że załatwią wszystko, zwłaszcza te aspekty, które odnoszą się do płaszczyzny relacji – a na tych przede wszystkim nam zależy, by osiągnąć pożądany stopień zaangażowania. Technologia może proces onboardingu wspomóc lecz nie jest w stanie go zastąpić. Nie unikniemy zatem koniecznych inwestycji czasu na wprowadzenie nowego pracownika w relacje społeczne a nawet towarzyskie. Nie każdy jest samodzielnym liderem, który odnajdzie się w każdym niemal środowisku. Objaśnienie aspektów towarzyskich oraz kultury społecznej w organizacji i ich znaczenie jest szczególnie istotne w tych procesach, które opierają się na relacji z klientem zewnętrznym. Warto pamiętać o porcjowaniu informacji wstępnych, by nie osiągnąć efektu przeciążenia przez zarzucenia nowej osoby nadmiarem informacji, szczególnie pierwszego dnia pracy. Procesy, które muszą zostać szczegółowo wyłożone dobrze jest zamieścić w dokumentacji, którą na wejściu otrzyma pracownik, a potem dodatkowo omówić je spotkaniach, w ten sposób wiedza się utrwali. Trzeba zwrócić uwagę, by wprowadzenie nowej osoby przeprowadzali pracownicy z odpowiednim stażem w firmie, najlepiej ci, którzy mają już doświadczenie we wdrożeniu pracownika. Specjalista z działu HR nie musi się orientować w szczegółach działalności poszczególnych działów firmy. Z punktu widzenia strategicznego dobrze jest mieć wyznaczone jasne cele do osiągnięcia zarówno w okresie wstępnym jak i np. pół roku pracy. Omawianie postępów i szczegółowa ich analiza podczas spotkań z przełożonym powinna być określona w sposób formalny.

Onboarding może być jednym z kluczowych procesów HR, znacząco wpływającym na zaangażowanie nowych pracowników, co może mieć konkretne przełożenie na wyniki biznesowe firmy. Planując i wdrażając programy onboardingowe pamiętać trzeba, że każdy pracownik jest inny. Nie każdy od razu i chętnie zadaje pytania, czy emanuje takim dynamizmem, że już po 10 minutach ma zbudowane  relacje z całym zespołem. Dobry program adaptacyjny przeprowadzony w sposób racjonalny i zaplanowany pozwoli wyzwolić zaangażowanie i motywację pracowników, zwiększyć skuteczność rekrutacji oraz obniżyć poziom rotacji.

Wojtek Chromik
Menedżer
Grant Thornton