Podróże służbowe to dość powszechne zjawisko w podmiotach gospodarczych. W delegacje jeżdżą pracownicy skierowani przez pracodawców, ale także inne osoby powiązane z pracodawcą odmiennymi niż stosunek pracy relacjami.
O ile rozliczenia podroży służbowych pracowników raczej nie wzbudzają wątpliwości, tak rozliczenie wyjazdów innych osób, np. członków zarządu lub rady nadzorczej już tak. Jak zatem rozliczyć wyjazd członka zarządu, który w jego trakcie spotyka się z kontrahentami lub realizuje inne zadania na rzecz spółki, którą reprezentuje?
Zasady rozliczeń podróży służbowych
Zależą one od statusu zatrudnienia członka zarządu. Najmniej wątpliwości wzbudza rozliczenie podroży członka zarządu będącego pracownikiem – w takim przypadku stosuje się wprost przepisy o podróżach służbowych pracowników sfery budżetowej (Rozporządzenia MPiPS z 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej). W świetle przepisów podatkowo-ubezpieczeniowych należności takie, o ile mieszczą się w wyznaczonych w Rozporządzeniu limitach, podlegają zwolnieniu ze składek ZUS i podatku dochodowego.
Członek zarządu niebędący pracownikiem
Nieco inaczej może wyglądać rozliczanie delegacji członków zarządu niebędących pracownikami (zatrudnionych na podstawie powołania lub kontraktu menedżerskiego). Większość interpretacji skłania się jednak ku podobnemu traktowaniu takich osób, jak to ma miejsce w przypadku pracowników. Niektóre zwracają uwagę na zawarcie stosownych zapisów w akcie na podstawie którego wykonywana jest funkcja członka zarządu, tj. w kontrakcie menedżerskim (umowie o zarządzanie) lub uchwale wspólników powołującej członka zarządu. Warto też odpowiednio udokumentować wydatki związane z podróżą, aby nie pozostawiał wątpliwości jej cel i związek z pełnioną funkcją. Może to być istotne z punkt widzenia zaliczania wydatków do kosztów podatkowych spółki.
Delegacje służbowe. Praktyczny poradnik i narzędzie do rozliczeń
Ujęcie składkowo-podatkowe
Diety i inne należności będą zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, jeśli:
- wydatki te zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu przez spółkę,
- nie zostały zaliczone przez członka zarządu w koszty uzyskania przychodu oraz
- nie przekroczą limitów.
W przypadku osób pełniących funkcję na podstawie kontraktu menedżerskiego, pomimo zwolnienia podatkowego, świadczenia te będą podlegały wliczeniu do podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (Rozporządzenie dotyczące zasad ustalania podstawy wymiaru składek zwalnia z oskładkowania jedynie należności z tytułu podróży służbowej pracownika).
