Praca zdalna, czyli tzw. home office jest coraz bardziej popularna i pożądana przez pracowników. Również pracodawcy skłonni są umożliwić sporadyczną pracę w domowym zaciszu, jeśli pozwala na to specyfika zadań pracownika. Jak bezpiecznie wdrożyć to rozwiązanie?

Zasady pracy zdalnej

Na wstępie zauważyć należy, że nie ma przepisów, które regulowałyby pracę w tzw. trybie home office. Wymusza to na pracodawcach ustanowienie własnych procedur, które z kolei powinny być zgodne z wymaganiami BHP i jednocześnie skuteczne z punktu widzenia efektywności pracy. Ustalenie jednolitego trybu wnioskowania, a także wspólnych zasad wykonywania oraz rozliczania czasu i efektów pracy, będzie korzystne dla wszystkich stron stosunku pracy. Pozwoli uniknąć ewentualnego zarzutu nierównego traktowania, a także zapewnić obecność załogi w sytuacjach wymagających osobistego zaangażowania w powierzone zadania. Ustanowienie zasad odbywa się w trybie zwyczajowo przyjętym w zakładzie pracy, czyli w postaci obwieszczenia lub regulaminu pracy.

Wniosek pracownika

Główną cechą pracy w systemie home office jest jej sporadyczność. Oznacza to, że pracownicy, których miejsce pracy zostało określone w umowie o pracę jako siedziba pracodawcy, w porozumieniu z pracodawcą, mogą wnioskować o incydentalną zmianę miejsca świadczenia pracy. W praktyce przyjmuje się, że kwestie związane z przystosowaniem stanowiska pracy, BHP czy też wypadkami przy pracy interpretowane są na takich samych zasadach, jak w przypadku podróży służbowej. Stąd też kluczowe jest, aby to pracownik złożył do pracodawcy wniosek o umożliwienie pracy zdalnej, z podaniem godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz planowanym zakresem prac do wykonania, co z kolei umożliwi pracodawcy zweryfikowanie i odebranie efektów pracy.

Plusy i minusy pracy zdalnej – przeczytaj 

Czas pracy pracownika zdalnego

Określenie przedziału czasowego istotne jest z punktu widzenia ewentualnych nadgodzin, dlatego w ewidencji godzin prowadzonej w zakładzie pracy, należy odnotować faktyczną liczbę przepracowanych przez pracownika godzin, podczas których pozostawał on do dyspozycji pracodawcy. Ponadto, jeżeli praca wykonywana w domu przypadać będzie ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, stanowić będzie ona pracę w godzinach nadliczbowych.

Home office a ochrona danych osobowych

Warto zwrócić uwagę na kwestię ochrony danych osobowych przetwarzanych podczas pracy w systemie home office. Jeśli w firmie organizowane są szkolenia, przeprowadzane są instruktaże, bądź też wdrażane są procedury zapewniające przetwarzanie danych zgodne z RODO, należałoby włączyć zakres pracy zdalnej do omawianej tematyki, zaś zapoznanie się z obowiązującymi zasadami bezpiecznego przetwarzania danych osobowych podczas pracy z domu, pracownicy powinni potwierdzić poprzez podpisanie stosownego oświadczenia.

Więcej na temat bezpiecznego przetwarzania danych osobowych znajdziecie Państwo w naszym Purpurowym Informatorze pt. Wszystko co o RODO przedsiębiorca wiedzieć powinien.

Kasia Romanowska

Specjalista z obszaru kadr i płac z ponad 10-letnim doświadczeniem w świadczeniu usług płacowych dla klientów polskich i zagranicznych, którzy cenią ją za profesjonalne wsparcie dla managementu, wdrażanie praktycznych rozwiązań dla biznesu oraz przyjazne podejście do pracowników. Bogate doświadczenie zdobywała w uznanych firmach outsourcingowych, pod okiem najlepszych menedżerów. W Grant Thornton pełni funkcję Menedżera Zespołu Kadrowo-Płacowego. Jej celem zawodowym jest budowanie wizerunku outsourcingu jako rzetelnego i profesjonalnego partnera zarówno w środowisku biznesowym, jak i w społeczności specjalistów z obszarów kadr, płac i księgowości.