Jednym z nieodzownych elementów umowy o pracę wymienionych w Kodeksie Pracy jest wskazanie pracownikowi miejsca, w którym praca ma być w sposób stały wykonywana. Podstawowym zadaniem (i wyzwaniem) pracodawcy jest zatem prawidłowe określenie, gdzie faktycznie pracownicy w sposób stały wykonują swoje obowiązki pracownicze i w zależności od tego, odpowiednie wskazanie miejsc pracy poszczególnym zatrudnionym.
Rola zapisu w umowie o pracę
Miejsce pracy wskazane w umowie powinno odzwierciedlać teren, na którym faktycznie odbywa się świadczenie pracy przez konkretnego pracownika. Od właściwego określenia tego miejsca zależy m.in. (a może przede wszystkim) to, kiedy pracownik przebywa w podróży służbowej. To z kolei wiąże się z dodatkowymi kosztami ponoszonymi przez pracodawcę z tytułu należności związanych z delegacjami, np. dietami czy innymi wydatkami.
Kodeks Pracy nie wypowiada się w sposób szczegółowy na ten temat. Orzecznictwo w tym zakresie wskazuje jednak, że miejsce pracy powinno być określone konkretnie i w sposób rzeczywisty. Ma to być także miejsce pracy pracownika, a nie cały obszar, na którym działalność wykonuje pracodawca.
Miejsce pracy pracownika mobilnego
Wątpliwości nie budzi przypadek pracowników wykonujących pracę w konkretnym miejscu, gdzie mają swoje stacjonarne stanowiska pracy, np. pracownicy biurowi, administracyjni. W sytuacji, kiedy pracodawca wyda jednorazowe, incydentalne polecenie świadczenia pracy w innym niż wskazane w umowie miejsce (miejscowość), zawsze będziemy mieli do czynienia z wyjazdem służbowym, potocznie zwanym delegacją.
Problem pojawia się najczęściej w kontekście pracowników, których zadaniem jest praca na określonym obszarze. Określając obszarowo miejsce pracy (przede wszystkim dotyczy to pracowników tzw. mobilnych, np. sprzedawców) pracodawca musi odzwierciedlić faktyczny teren stałej aktywności pracownika, czyli obszar, w którym ten pracownik będzie zobowiązany stale się przemieszczać celem wykonywania pracy. Należy tu mieć na uwadze regularność i powtarzalność wykonywania pracy na danym terenie czy w danym punkcie.
Pracownikowi świadczącemu pracę w obszarze wskazanym przez pracodawcę jako miejsce wykonywania pracy nie będzie przysługiwała dieta z tytułu podroży służbowej, ponieważ, co potwierdza orzecznictwo, przy pracy związanej z regularnym przemieszczaniem się nie można mówić o podróży służbowej. Wystąpi ona dopiero gdy pracownik wyjedzie poza wskazany w umowie obszar.
Delegacje służbowe. Praktyczny poradnik i narzędzie do rozliczeń
Ryzyko błędnego określenia miejsca pracy
W razie niewłaściwego określenia miejsca pracy, np. wskazanie terenu całego kraju, może wystąpić ryzyko dwojakiego rodzaju. Z jednej strony może dojść do pojawienia się roszczeń ze strony pracowników – jeżeli faktycznie byliby w delegacji, a pracodawca nie wypłacałby diet lub innych świadczeń z tym związanych. Z drugiej zaś strony, organy kontroli (ZUS bądź urząd skarbowy) mogą zakwestionować wypłaty nieopodatkowanych i nieoskładkowanych świadczeń, jeśli doszłoby do sytuacji odwrotnej, tj. pracownik za przemieszczanie się w swoim stałym miejscu pracy otrzymywałby diety czy inne należności, których wypłata nie byłaby uzasadniona.
