W dzisiejszych czasach dobra znajomość języków obcych jest bardzo często wymaganą umiejętnością na rynku pracy. Swobodne posługiwanie się językiem angielskim nie jest niczym wyróżniającym, a pracodawcy coraz chętniej zatrudniają ludzi znających mniej popularne języki, takie jak norweski czy włoski. Wszystko zależy między innymi od tego, na jakim rynku działa organizacja i w jakim języku pracownicy muszą porozumiewać się z innymi oddziałami firmy czy klientami. Pracodawcy coraz chętniej decydują się na organizowanie i finansowanie kursów językowych dla swoich pracowników. Wiąże się to z podnoszeniem kwalifikacji i możliwością nowych wyzwań w pracy, co w przyszłości może skutkować na przykład awansem.
Finansowanie kursu przez pracodawcę
Według art. 1031 §1 Kodeksu Pracy „przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą”. Kurs językowy uznaje się jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Czy taki kurs stanowi przychód pracownika i podstawę wymiaru składek i zaliczki na podatek?
Według art. 1033 §1 Kodeksu Pracy „pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie”. Taki zapis daje pracodawcom możliwość opłacania kursu w całości bądź części, jednak nie ma takiego obowiązku. Jeżeli pracodawca chce finansować kurs, takie świadczenie musi zostać sfinansowane ze środków obrotowych firmy. Nie ma możliwości, aby kursy językowe zostały sfinansowane ze środków ZFŚS, ponieważ według rozdziału 1 art. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, działalność socjalna to „usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.” Niewłaściwym przykładem dysponowania funduszami ZFŚS są zatem różne formy edukowania pracowników.
Czy kurs językowy opłacony przez pracodawcę jest przychodem dla pracownika?
Na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych
„za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.
Z tej definicji wynika, że kurs językowy jest przychodem ze stosunku pracy. Jeżeli jednak wiedza zdobywana w czasie kursu jest niezbędna do wykonywania obowiązków służbowych, koszt kursu nie będzie przychodem ze stosunku pracy. Takie stanowisko potwierdza wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 12 lutego 2008 r. (I SA/Po 1597/07). Sąd zaznaczył, że w takim przypadku koszt kursu jest ponoszony „na pracownika”, a nie „za pracownika”, co skutkuje tym, że koszt takiego kursu nie może być przychodem pracownika. W przypadku kiedy kurs językowy jest niezbędny na danym stanowisku, pracodawca może skierować pracownika na taki kurs i opłacić go. Podnoszenie umiejętności językowych leży w interesie pracodawcy, ponieważ zwiększy efektywność firmy, a także może zanotować wzrost przychodów. Jeżeli pracownik został skierowany na obowiązkowy kurs języka angielskiego nie powinien ponosić z tej okazji żadnych konsekwencji finansowych.
Inna sytuacja występuje w przypadku, kiedy pracodawca finansuje (w całości lub części) kurs językowy, który nie jest niezbędny do wykonywania obowiązków pracownika. Koszt jest ponoszony „za pracownika”, więc należy uznać go jako przychód ze stosunku pracy. Przykładem jest dobrowolne zgłoszenie się pracownika działu produkcji do uczestnictwa w kursie, który finansuje pracodawca. Na danym stanowisku znajomość języka angielskiego nie jest niezbędna, jednak pracownik chciałby skorzystać z możliwości uczestnictwa w kursie i zgłasza się dobrowolnie.
W razie kontroli ZUS lub urzędu skarbowego, jeżeli finansowany kurs nie jest uznany jako przychód pracownika, należy wykazać związek między wykonywanymi obowiązkami pracownika, a umiejętnościami nabytymi na kursie. Jeżeli taki związek nie istnieje, koszt kursu należy doliczyć do przychodu pracownika.
Monitorujesz ryzyka związane z ochroną danych osobowych w Twojej firmie? Dowiedz się więcej >>
ZUS i podatek dochodowy
W przypadku, kiedy koszt kursu nie jest przychodem ze stosunku pracy, nie nalicza się od jego wartości składek ZUS oraz podatku dochodowego. Czy należy naliczać składki, kiedy kurs językowy jest doliczany do przychodu pracownika?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy.
Według §2, pkt. 29 tego samego rozporządzenia oraz zgodnie z art. 21 pkt. 90 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych istnieją wyjątki, kiedy przychód jest zwolniony ze składek i podatku. Jest to sytuacja, kiedy
„wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń otrzymywanych za czas urlopu szkoleniowego oraz za czas zwolnień z części dnia pracy, przysługujących pracownikom podejmującym naukę lub podnoszącym kwalifikacje zawodowe w formach pozaszkolnych.”
Odrębne przepisy o których mowa powyżej to Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z dnia 27 lutego 2006 r.) oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472). Jak zostało wspomniane na początku artykułu, kurs językowy należy uznać jako podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracownika. Według powyższych przepisów od takiego przychodu nie należy potrącać składek ZUS ani zaliczki na podatek dochodowy.
Podsumowując, finansowane przez pracodawcę kursy językowe można podzielić na dwa rodzaje:
- obowiązkowe, związane z wykonywanymi obowiązkami,
- dobrowolne.
W przypadku kursów obowiązkowych, koszt kursu nie jest zaliczany jako przychód pracownika, a co za tym idzie, nie nalicza się składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Jeżeli jednak kurs jest dobrowolny, wówczas jest zaliczany do przychodu pracownika, który zgodnie z § 2 ust. 1 pkt. 29 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz art. 21 ust. 1 pkt. 90 updof jest zwolniony z podstawy wymiaru składek ZUS oraz zaliczki na pdof. Nie ma również znaczenia, czy kurs jest organizowany przez zakład pracy czy pracownicy chcą uczęszczać na zajęcia prywatnie.
Źródła:
- Kodeks Pracy
- Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 1994 Nr 43 poz. 163)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2018, poz. 200); Stan prawny na rok 2018
- I SA/Po 1597/07 – Wyrok WSA w Poznaniu z dnia 12 lutego 2008 r.
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
- Rozporządzenie Ministra Edukacji i Nauki z dnia 3 lutego 2006 r. w sprawie uzyskiwania i uzupełniania przez osoby dorosłe wiedzy ogólnej, umiejętności i kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (Dz. U. z dnia 27 lutego 2006 r.)
- Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472).
