Elektronicznie czy tradycyjnie? Dokumentacja pracownicza wg nowych zasad

Czy wiesz kiedy dokumentację pracowniczą należy przechowywać w wyłącznej formie, a kiedy można w mieszanej? Czy znasz zakres temperatury i wilgotności powietrza, jakie należy zapewnić pracowniczej dokumentacji papierowej?

Jedynie w przypadku akt osobowych – ze względu na konieczność zapewnienia ich integralności oraz z racji ich numerowania – należy stosować system wyłączny, tj. albo elektroniczny albo papierowy.

Potrzeba Ci zaufanego partnera w zakresie usług kadrowo-płacowych? Skorzystaj z usług outsourcingu kadr i płac Grant Thornton >> 

Poza tym zastrzeżeniem, przepisy obowiązujące pracodawców od 1 stycznia bieżącego roku nie narzucają im konieczności przechowywania dokumentów pracowniczych tylko w jednej formie. To do pracodawcy należy decyzja czy będzie prowadził dokumentację w formie wyłącznej (tylko elektronicznej lub tylko papierowej) czy w systemie mieszanym (równocześnie w postaci e-dokumentów i tradycyjnych, papierowych).

Podobnie, pracodawca ma prawo podjąć arbitralną decyzję co do ewentualnego różnicowania sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej odnośnie poszczególnych osób, grup pracowników, stanowisk pracy, miejsca wykonywania pracy etc. Również odnośnie rodzajów samych dokumentów – np. ewidencja czasu pracy czy jej harmonogramy mogą występować jedynie w postaci elektronicznej, a np. wnioski o udzielenie urlopu w wersji papierowej.

Jeśli chodzi o warunki przechowywania akt pracowniczych, od początku nowego roku pracodawcy powinni je ściśle kontrolować. Mają obowiązek zapewnienia dokumentom odpowiedniej temperatury otoczenia, tj. 14-20 stopni Celsjusza (z dopuszczalnymi dobowymi wahaniami rzędu 5%) oraz wilgotności – na poziomie 45-60%.

Tym samym normy obowiązujące profesjonalne archiwa, z początkiem bieżącego roku, zaczęły obejmować nawet najmniejszych przedsiębiorców (zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 10 grudnia 2018 roku).

oprac. HZK za Dziennik Gazeta Prawna z 15 i 28 lutego br.