Ministerstwo Cyfryzacji 22 lutego br. opublikowało trzecie już wyjaśnienia dotyczące zasad tworzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Wskazówki te są związane z nowymi obowiązkami pracodawców w zakresie przechowywania i digitalizacji dokumentacji pracowniczej, które weszły w życie 1 stycznia 2019 roku.
Ministerstwo Cyfryzacji w swoich trzech kolejnych stanowiskach zawarło wskazówki dla pracodawców, wyjaśniając kwestie związane z:
- ustalaniem daty powstania e-dokumentu,
- dołączaniem go do dokumentów w formie papierowej
- oraz z identyfikatorami elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Wskazówki te zostały opublikowane przez resort 18 stycznia br. oraz 4 i 22 lutego br. Poniżej szczegółowe wytyczne i propozycje Ministerstwa Cyfryzacji.
Ustalenie daty powstania elektronicznego dokumentu
Na gruncie praktyki stosowania nowych przepisów zrodziły się pytania na temat tego, co należy uznać za właściwą datę powstania elektronicznego dokumentu. Datę wygenerowania go z systemu teleinformatycznego? Zatwierdzenia przez uprawnioną osobę? Czy może zapisania w oddzielnym pliku przy przenoszeniu między systemami?
W stanowisku z 18 stycznia br. Ministerstwo Cyfryzacji ustosunkowało się do tych wątpliwości. Podkreśliło, że nadrzędnym celem datowania jest zapewnienie możliwości wyszukiwania i sortowania dokumentów po datach. Stąd za datę powstania dokumentu należy uznać tę, w której został on ostatecznie utworzony, tj. po której jego treść nie ulegała zmianom.
Za dobrą praktykę MC uznało przyjmowanie daty zawartej w treści dokumentu – o ile takowa istnieje. Jeżeli nie występuje – datę utworzenia dokumentu zapisaną w metadanych.
Dokładne wskazówki odnośnie w/w kwestii zostały zawarte w schemacie XML specyfikacji technicznej dot. elektronicznej dokumentacji pracowniczej (opublikowanym w BIP MRPiPS).
Luka w przepisach – dołączanie dokumentów
Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 4 lutego br. potwierdziło fakt występowania luki prawnej w przepisach dotyczących dołączania elektronicznych dokumentów do pracowniczej dokumentacji w formie papierowej. W par. 11 rozporządzenia o dokumentacji został przedstawiony jedynie sposób dołączania papierowych dokumentów do elektronicznych. Brakuje objaśnień dla sytuacji odwrotnej.
Zdaniem resortu, dobrą praktyką byłoby stosowanie analogicznej zasady, jak przy zmianie formy dokumentacji opisanej w art. 948 par. 3 kodeksu pracy. Czyli podpisywanie wydruku przed dołączeniem elektronicznego dokumentu do papierowych. Równocześnie potwierdzi to jego zgodność z oryginalnym dokumentem elektronicznym. Przy czym brak podpisu nie będzie sankcjonowany przez PIP, z racji wspomnianej wcześniej luki w przepisach.
Identyfikator e-dokumentacji
Zgodnie par. 13 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia o dokumentacji, elektroniczna forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej wymaga opisu poprzez metadane. Jedną z nich jest identyfikator dokumentacji – oddzielny dla każdego zatrudnionego pracownika.
W swoich kolejnych stanowiskach resort cyfryzacji uznał, że identyfikator ten:
- powinien dotyczyć wszystkich rodzajów dokumentacji u danego pracownika (może to być np. być numer ewidencyjny z systemu kadrowo-płacowego),
- powinien być identyczny we wszystkich systemach teleinformatycznych (także po dołączeniu do dokumentacji pracownika nowej części dokumentacji pochodzącej z innego systemu informatycznego),
- warto go zachować na przyszłość, by móc z niego ponownie skorzystać w przypadku powrotu pracownika do pracy.
Powyższe wymogi mają zapewnić spójność dokumentacji pracowniczej m.in. na wypadek przenoszenia danych miedzy systemami teleinformatycznymi, a także skuteczne wyszukiwanie dokumentacji danego pracownika w przypadku jego powrotu do pracy po przerwie.
oprac.: HZK za Dziennik Gazeta Prawna z 15 i 28 lutego br.
Podstawa prawna: rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369)
