Chcesz wiedzieć jak prawidłowo naliczyć dni urlopu pracownikowi podejmującemu pracę po raz pierwszy, a jak w kolejnych latach pracy? Kiedy następuje zwiększenie, a kiedy umniejszenie wymiaru urlopu? Oraz do kogo należy udokumentowanie stażu urlopowego? Poniżej szczegóły – zapraszamy do lektury.
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalnym prawem każdego pracownika. Jednak prawidłowe ustalenie liczby przysługujących mu dni wolnych może przysporzyć nieco trudności. Poniżej wyjaśniamy jak prawidłowo obliczyć należący się pracownikowi limit urlopu wypoczynkowego.
Wymiary urlopów
Wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi jest uzależniony od jego stażu urlopowego i może wynosić:
- 20 dni – jeśli staż urlopowy pracownika wynosi mniej niż 10 lat,
- 26 dni – jeśli staż urlopowy pracownika wynosi więcej niż 10 lat.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu określony wyżej. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Na przykład: wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego na 2/5 etatu wynosi:
20 dni x 0,4 = 8 dni w roku
lub
26 dni x 0,4 = 10,4 ≈ 11 dni w roku
Chcesz mieć pewność, że urlopy Twoich pracowników są naliczane prawidłowo? Że sprawy kadrowo-płacowe są prowadzone perfekcyjnie? Skorzystaj z usług outsourcingu kadr i płac Grant Thornton >>
Staż urlopowy
Staż urlopowy, to okres aktywności (zawodowej, ale nie tylko), od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu pracownika. Do stażu urlopowego wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia oraz okresy nauki szkolnej.
Okresy nauki honoruje się następująco – z tytułu ukończenia:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata;
- średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat;
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat;
- średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata;
- szkoły policealnej – 6 lat;
- szkoły wyższej – 8 lat (bez względu na to czy ukończono szkołę z tytułem inżyniera, licencjata czy magistra).
Należy pamiętać, że wyżej wymienione okresy nauki nie podlegają sumowaniu – wybieramy jeden, najbardziej korzystny dla pracownika okres nauki (np.: jeśli pracownik ukończył szkołę wyższą, do jego stażu wliczamy 8 lat; nie sumujemy dodatkowo okresu 4 lat za ukończenie średniej szkoły ogólnokształcącej).
Podobnie jest w sytuacji podjęcia zatrudnienia w okresie nauki. Wówczas do wymiaru urlopu wlicza się albo okres zatrudnienia, w którym była pobierana nauka, albo okres nauki (wybieramy zawsze rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika).
Nabycie prawa do urlopu
Nabycie prawa do urlopu jest uzależnione od tego, czy pracownik podejmuje zatrudnienie po raz pierwszy, czy jest to już jego kolejna praca.
- Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy: w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu „z dołu” wraz z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku.
Na przykład:
160 godz. urlopu: 12 miesięcy = 13,33 godz. urlopu dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy po przepracowaniu 30 dni (osoba z 20-dniowym limitem urlopowym)
208 godz. urlopu : 12 miesięcy = 17,33 godz. urlopu dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy po przepracowaniu 30 dni (osoba z 26-dniowym limitem urlopowym)
Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, to urlop wypoczynkowy wylicza się dla niego proporcjonalnie.
Na przykład: dla pracownika zatrudnionego na ¼ etatu:
(160 godz. x 0,25 etatu): 12 miesięcy = 3,33 godz. urlopu dla pracownika zatrudnionego na 1/4 etatu po przepracowaniu 30 dni (osoba z 20-dniowym limitem urlopowym)
(208 godz. x 0,25 etatu): 12 miesięcy = 4,33 godz. urlopu dla pracownika zatrudnionego na 1/4 etatu po przepracowaniu 30 dni (osoba z 26-dniowym limitem urlopowym)
Ważne! Należy pamiętać, że powyższe (proporcjonalne) wyliczenia dotyczą tylko roku kalendarzowego, w którym pracownik podejmuję pracę po raz pierwszy w życiu.
Przykład:
Pracownik rozpoczął pierwszą pracę w swojej karierze zawodowej 25 listopada 2018 r. Pracownik jest zatrudniony na pełen etat, na podstawie umowy o pracę na czas określony w wymiarze dwóch lat. Jest absolwentem liceum ogólnokształcącego.
W roku 2018 mógł wykorzystać 13,33 godzin urlopu (nabył do niego prawo z dniem 24 grudnia 2018).
Z dniem 1 stycznia 2019 pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze 20 dni.
- Nabycie prawa do urlopu w kolejnych latach pracy: nabywa się już „z góry” (w liczbie przysługującej pracownikowi proporcjonalnie do jego okresu zatrudnienia). Jeśli pracownik kontynuuje zatrudnienie u tego samego pracodawcy, nabycie prawa do urlopu następuje 1 stycznia. Jeśli pracownik podejmuje zatrudnienie u nowego pracodawcy w trakcie roku to prawo do urlopu nabywa z pierwszym dniem pracy.
- Nabycie prawa do wyższego wymiaru urlopowego w trakcie roku: tj. w roku kalendarzowym, w którym pracownik osiąga 10-letni staż pracy – wówczas wymiar urlopowy koryguje się w momencie osiągnięcia tego stażu.
Na przykład: jeśli pracownik osiąga 10-letni staż urlopu 5 października 2019 roku, wtedy z tym dniem należy skorygować wymiar przysługującego mu urlopu z 20 do 26 dni.
Umniejszenie wymiaru urlopowego
Zgodnie z art. 1552 kodeksu pracy wymiar urlopu wypoczynkowego ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w sytuacji, gdy pracownik jest nieobecny w pracy, a przyczyną nieobecności jest: urlop bezpłatny, tymczasowe aresztowanie, odbywanie kary pozbawienia wolności lub nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy, trwające co najmniej 1 miesiąc (30 dni). Każdy miesiąc nieobecności zmniejsza wymiar urlopu o 1/12.
Zasadę proporcjonalnego umniejszenia stosuje się również, gdy pracownik powraca z trwającego co najmniej 1 miesiąc urlopu wychowawczego, ale tylko w sytuacji, gdy na dzień 1 stycznia przebywał na urlopie wychowawczym.
Jeżeli urlop wychowawczy wystąpił już po nabyciu przez pracownika prawa do urlopu w danym roku (czyli po 1 stycznia), wówczas pracownik zachowuje prawo do urlopu w pełnym wymiarze.
Dokumentowanie stażu urlopowego
Aby pracodawca mógł przyznać pracownikowi urlop w wyższym wymiarze, zatrudniony powinien udowodnić, że posiada wymagany staż urlopowy. W tym celu musi przedstawić poświadczające to dokumenty: świadectwa pracy, świadectwa ukończenia szkoły, inne dokumenty stwierdzające okresy zaliczane do stażu pracy.
Jeżeli pracownik nie udokumentuje odpowiedniego stażu pracy, pracodawca ma prawo do ustalenia niższego wymiaru urlopu. Zatem w gestii zatrudnionej osoby leży potwierdzenie stażu pracy uprawniającego do wyższego wymiaru urlopu.
