Dokumentacja pracownicza 2020 – wszystko co trzeba wiedzieć

Rozwijasz działalność i właśnie zatrudniasz pierwszych pracowników? Chcesz wiedzieć jakie masz obowiązki, jako pracodawca, podczas tworzenia i prowadzenia dokumentacji pracowniczej? Ten artykuł jest dla Ciebie!

 

Dokumentacja pracownicza, to: (1) akta osobowe prowadzone odrębnie dla każdego pracownika oraz (2) dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Poniżej szczegółowe informacje na temat tego, co powinny zawierać, jak powinny być uporządkowane oraz jak należy je prowadzić.

 

Akta osobowe

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe muszą składać się z 4 części: A, B, C oraz D.

W części A powinny się znajdować dokumenty i oświadczenia zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie. Wszystkie te dokumenty należy przechowywać w odpisach lub kopiach poświadczonych przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem, z wyjątkiem orzeczenia lekarskiego otrzymanego od lekarza medycy pracy, które powinno być sporządzonego w dwóch egzemplarzach w oryginale.

W części B powinny znajdować się dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia.

W części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej ponoszonej przez pracownika.

W częściach A, B i C pracodawca może przechowywać dokumenty tematycznie (np. w części A1 może zebrać poprzednie świadectwa pracy pracownika, w części A2 – skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie ponumerowane według daty otrzymania). Z kolei w części D należy przechowywać dokumenty dotyczące określonych kar, w uporządkowanych częściach. Chodzi tu o tematyczne tematyczny podział akt na części D1, D2, D3 – wraz z ich odpowiednim ponumerowaniem oraz stworzeniem wykazu dokumentów dotyczących każdej z tych części.

 

Potrzebujesz wsparcia kadrowo-płacowego? Skorzystaj z eksperckiej wiedzy zespołu Grant Thornton >>  

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Powyższa dokumentacja nie musi być prowadzona odrębnie dla każdego pracownika.

 

Sposób prowadzenia dokumentacji

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić i przechowywać dokumentacje pracowniczą wybierając formę papierową lub elektroniczną. Pracodawca może również zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje ową dokumentację.

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy może w być w części prowadzona w formie papierowej i w części w formie elektronicznej, jednak każdy zbiór dokumentacji powinien być jednolity (np. wnioski urlopowe mogą być prowadzone w formie elektronicznej, a dokumenty dot. ewidencjonowania czasu pracy w formie papierowej).

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą gwarantując zachowanie jej:

• poufności – dostęp do dokumentacji pracowniczej powinien być ograniczony do osób upoważnionych,
• integralności – powinna być zachowana spójna struktura,
• kompletności – każdy dokument musi w całości znajdować się w dokumentacji, być ponumerowany i poukładany,
• dostępności – prowadzenie i przechowywanie dokumentacji musi się odbywać w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dokumentacja prowadzona w postaci papierowej musi być zabezpieczona przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą oraz dostępem osób nieupoważnionych.

Dokumentacja prowadzona w formie elektronicznej musi być przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

• integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian,
• stały dostęp do dokumentacji dla upoważnionych osób,
• skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
• zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem.

 

 

Źródło:

Rozporządzenie z dn. 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 poz. 2369)