Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przygotowało projekt ustawy, który umożliwi niektórym pracodawcom zawieranie i rozliczanie umów w sposób elektroniczny. Kto skorzysta z ułatwień? Co jeszcze oferuje system elektronicznej obsługi kadrowej?
Wspomniany projekt ustawy zakłada możliwość elektronicznego zawierania i rozliczania umów przez mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osoby fizyczne. Wskazani pracodawcy skorzystają ze specjalnego systemu teleinformatycznego, dostępnego na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl. Tam znajdą szablony umów o pracę, umów zlecenie oraz umów o pomocy przy zbiorach. Portal umożliwi zawieranie tak zwanych umów typowych, czyli standardowych umów w nieskomplikowanych sytuacjach. W przypadku potrzeby sporządzenia bardziej specyficznej umowy, niezbędne będzie zawarcie jej w tradycyjny sposób.
Co umożliwi elektronizacja obsługi kadrowej na praca.gov.pl?
Głównym założeniem ustawy jest rozbudowa istniejącego już systemu teleinformatycznego na portalu praca.gov.pl o nowe funkcjonalności. Za pomocą systemu będzie można między innymi:
- korzystać z gotowych wzorów umów,
- zgłaszać umowy do ZUS i KAS,
- wyliczać oraz opłacać składki i zaliczki podatkowe,
- obliczać wynagrodzenia dla zatrudnionych,
- rozliczać urlopy pracowników.
Ułatwienia w prowadzeniu i przechowywaniu akt pracowniczych
Innym udogodnieniem ma być odciążenie pracodawców z obowiązków dotyczących prowadzenia i przechowywania akt pracowniczych. Zarówno pracodawca, jak i pracownik, uzyskają w systemie wgląd do dokumentów związanych z umową przez cały czas jej obowiązywania oraz przez 10 lat po jej zakończeniu, nawet w przypadku zakończenia działalności przez zatrudniającego. System zapewni zachowanie poufności, integralności, kompletności i dostępności dokumentów, a także odpowiednie warunki ich przechowywania.
Odpowiedzialność za nadzór nad systemem oraz przestrzeganie przepisów dotyczących danych osobowych określonych w RODO będzie spoczywała na ministrze właściwym do spraw pracy.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Co będą zawierały elektroniczne szablony umów?
Zawieranie umów będzie możliwe z wykorzystaniem podpisu zaufanego. W umowach znajdą się wszystkie elementy niezbędne do zawarcia danego rodzaju umowy zgodnie z prawem. W przypadku umowy o pracę będą to:
- strony umowy,
- rodzaj umowy,
- data zawarcia umowy,
- rodzaj pracy,
- miejsce wykonywania pracy,
- wynagrodzenie za pracę,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy.
Natomiast szablon umowy zlecenie będzie zawierać następujące elementy:
- strony umowy,
- datę jej rozpoczęcia i wygaśnięcia,
- przedmiot zlecenia,
- wynagrodzenie,
- rodzaj tytułu do ubezpieczenia społecznego zatrudnianego (jeśli występuje)
Jakie są założenia projektodawców?
Projekt – według informacji podanych przez rząd – ma na celu zmniejszenie obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, gospodarstw rolnych oraz gospodarstw domowych związanych z obowiązkami przy powierzaniu pracy. Zmiany mają też zachęcić do zawierania umów, a tym samym ograniczyć zjawisko zatrudniania na czarno.
WAŻNE! Korzystanie z systemu nie będzie obowiązkowe. Pracodawca zawsze będzie mógł zatrudnić pracownika w tradycyjny sposób.
Projekt ma zostać przyjęty w III kwartale 2021 roku.
