Dostarczenie narzędzi pracy lub pokrycie kosztów, szkolenia z RODO i BHP, równe traktowanie pracowników zdalnych i pracujących stacjonarnie – co jeszcze będzie musiał pracodawca oferujący home office?
Pracodawcy obarczeni są wieloma obowiązkami wynikającymi z zatrudniania pracowników. Wśród nich jednym z najważniejszych jest dbałość o bezpieczeństwo i higienę pracy. Projekt ustawy dotyczącej pracy zdalnej przewiduje kolejne obowiązki dla pracodawców. Zgodnie z nim, do obowiązków pracodawcy będzie należało:
- dostarczenie materiałów i narzędzi pracy, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycie kosztów, które są związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
- pokrycie kosztów energii elektrycznej i niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, ale również innych kosztów, które są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej – te ostatnie muszą być jednak zawarte w regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
- zapewnienie pracownikowi pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy.
UWAGA! Koszty związane z wykonywaniem pracy w sposób zdalny, które pracodawca będzie zobowiązany zwrócić pracownikowi, w obecnym kształcie projektu są katalogiem otwartym. Budzi to niemałe kontrowersję, gdyż ciężko określić, co znajduje się pod pojęciem „innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej”. Z tego powodu ważnej jest uszczegółowienie ich w regulaminie, poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Ekwiwalent, pokrycie kosztów, ryczałt?
Pracodawca będzie miał możliwość niezapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednakże wówczas musi to zostać określone w stosownym porozumieniu między stronami. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny, którego wysokość musi zostać określona w owym porozumieniu
Pracodawca będzie miał również możliwość zastąpienia obowiązku pokrycia kosztów, o których mowa w punktach powyżej oraz ekwiwalentu ryczałtem. Jego wysokość powinna zostać ustalona tak, by odpowiadała przewidywanym kosztom, które ponosi pracownik w związku z pracą zdalną. Pracodawca ustalając wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu będzie musiał wziąć po uwagę w szczególności:
- normy zużycia materiałów i narzędzi pracy wraz z ich udokumentowanymi cenami rynkowymi;
- ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału wraz z jego ceną rynkową;
- normy zużycia dotyczące bezpośrednich kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak energia elektryczna lub dostęp do internetu.
UWAGA! Ważne jest to, że zarówno dostarczone materiały i narzędzia, jak i pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, nie są przychodem pracownika.
RODO i BHP podczas pracy zdalnej
Do obowiązków pracodawcy należy również zapoznanie pracownika z zasadami ochrony danych, które są mu przekazywane. Powinien również przeprowadzić instruktaż lub szkolenie w tym zakresie, jeśli wymaga tego sytuacja. Pracownik powinien przekazać na piśmie (w formie papierowej lub elektronicznej) potwierdzenie zapoznania się z zasadami ochrony danych – co zobowiązuje go do ich przestrzegania.
Szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, w przypadku stanowisk administracyjno-biurowych, będą mogły się odbywać całkowicie w sposób zdalny. Potwierdzenie odbycia szkolenia pracownik będzie musiał dostarczyć w formie elektronicznej lub papierowej. Właściwa organizacja stanowiska pracy zdalnej została w przepisach złożona na barki pracownika. Do jego obowiązku będzie należało stworzenie właściwego miejsca pracy, z uwzględnieniem wymagań ergonomii. Co ważne, przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien złożyć oświadczenie, które będzie zawierało potwierdzenie, że jego stanowisko pracy spełnia warunki bhp.
Jakich prac nie będzie można wykonywać zdalnie?
Nie każdą pracę będzie można polecić pracownikowi w ramach home office. Wśród rodzajów zadań, których nie można będzie zlecić w takim trybie, znajdują się:
- prace szczególnie niebezpieczne;
- prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
- prac z zastosowaniem substancji szkodliwej dla zdrowia lub mieszaniny szkodliwej dla zdrowia lub procesów technologicznych;
- prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających.
WAŻNE! Do obowiązków pracodawcy będzie również należało stworzenie oceny ryzyka zawodowego. To właśnie na jej podstawie powinny być określone zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej i zasad BHP. Pracownik przed rozpoczęciem pracy będzie miał obowiązek zapoznania się z oceną ryzyka oraz informacją zawierającą zasady BHP. Potwierdzenie powinno być w postaci papierowej lub elektronicznej.
Dyskryminacja ze strony pracodawcy przez zdalną pracę?
Pracodawca nie może gorzej traktować pracownika, który zdecyduje się na świadczenie pracy w formie zdalnej. Bez względu na miejsce wykonywania obowiązków, ma on takie same prawa w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń w celu podnoszenia kwalifikacji. Nie może być on dyskryminowany ze względu na swój wybór.
Decyzja pracownika dotycząca świadczenia pracy w formie zdalnej w żaden sposób nie może zakazywać mu przebywania na terenie zakładu pracy. Pracodawca powinien umożliwić mu korzystanie z pomieszczeń i urządzeń na takich samych zasadach, jak w przypadku pozostałych pracowników. Nie może również ograniczać pracownikowi kontraktu z innymi zatrudnionymi osobami.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Zapraszamy do zapoznania się z cyklem artykułów dotyczących projektowanych zmian – dziś część #3 pt.: Obowiązki pracodawcy i pracownika dotyczące zdalnej pracy. Cały cykl obejmuje pięć publikacji poświęconych następującym zagadnieniom:
- Jak wypracować i gdzie zawrzeć regulacje dotyczące pracy zdalnej?
- Co określa porozumienie i regulamin pracy zdalnej?
- Obowiązki pracodawcy i pracownika dotyczące zdalnej pracy.
- Kontrola pracownika i BHP przy pracy zdalnej.
- Uprawnienia rodzicielskie podczas zdalnej pracy.
