Czy regulacje dotyczące zdalnej pracy wymagają zatwierdzenia przez związki zawodowe lub przedstawicieli pracowników? Gdzie należy zawrzeć wypracowane zasady?
Pierwsze informacje o wpisaniu pracy zdalnej do Kodeksu pracy pojawiły się wraz z początkiem pandemii. To właśnie ten czas udowodnił, że praca z domu wcale nie jest mniej efektywna, niż ta z biura. Wraz z jej upowszechnieniem zaczęły pojawiać się pierwsze problemy organizacyjne i regulacyjne. Na projekt przepisów wpisania pracy zdalnej do Kodeksu pracy musieliśmy czekać aż do połowy maja. Jakie zmiany w Kodeksie pracy przewiduje projekt?
Praca zdalna zastępuje w Kodeksie pracy telepracę
Pierwszą istotną zmianą zawartą w projekcie jest uchylenie całego działu Kodeksu pracy dotyczącego zatrudniania pracowników w formie telepracy. Zamiast niego został dodany rozdział II c. To właśnie on zawiera regulacje dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z projektem, pod pojęciem pracy zdalnej kryje się praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą. Może ona być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Praca zdalna tylko w wyjątkowych sytuacjach
Pracodawca może polecić pracownikowi zdalną pracę w wyjątkowych sytuacjach. Należą do nich:
- ogłoszony stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo stan epidemii, a także okres 3 miesięcy po ich odwołaniu
- sytuacja, gdy pracodawca nie może z przyczyn niezależnych od niego zapewnić pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy.
Warunkiem jest jednak złożenie przez pracownika oświadczenia, że posiada on warunki do wykonywania pracy zdalnej zarówno lokalowe, jak i techniczne. Oświadczenie powinno być złożone w formie papierowej lub elektronicznej.
Uzgodnienia związane z pracą zdalną powinny być ustalone w momencie zawarcia umowy o pracę lub już w trakcie trwającego zatrudnienia danego pracownika. W przypadku trwającego zatrudnienia ustawodawca daje możliwość zawarcia uzgodnień z pracownikiem w formie zarówno papierowej, jak i elektronicznej. Ma to duże znaczenie w przypadku już teraz zapowiadanej w wielu przedsiębiorstwach pracy hybrydowej – również po zakończeniu pandemii.
Zasady zdalnej pracy – w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu
Zasady zdalnej pracy powinny być ustalone w porozumieniu ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi. W przypadku, gdy takie organizacje nie działają u danego pracodawcy, reguły home office powinny być określone po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Porozumienie będzie również mogło być zawarte w poleceniu wykonywania pracy zdalnej podpisanym z pracownikiem.
Porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników musi nastąpić w terminie 30 dni od daty przedstawienia przez pracodawcę projektu uzgodnień. Jeśli w tym czasie projekt nie spotka się z uznaniem wspomnianej grupy, wówczas pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, ale uwzględniając ustalenia podjęte w trakcie uzgodnień.
Ustawodawca zawarł również w projekcie zapis, zgodnie z którym istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej także wówczas, gdy nie zostało zawarte porozumienie lub nie został wydany regulamin. Wtedy pracodawca może określić zasady pracy zdalnej w polecaniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Praca zdalna może być świadczona okazjonalnie!
Pracownik może również świadczyć pracę zdalną w formie okazjonalnej. Zgodnie z projektem ustawy, pracownik może wnioskować o to 12 razy w ciągu roku kalendarzowego. Procedowane przepisy zakładają, że pracodawca powinien w miarę możliwości uwzględnić wniosek pracownika. Pracownik będzie mógł złożyć wniosek w tej sprawie w formie papierowej lub elektronicznej, niezależnie od tego, czy pracodawca zdecyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej w firmie.
W przypadku korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej nie ma konieczności podpisywania dodatkowych uzgodnień między stronami. Pracodawca w takiej sytuacji ma również mniejszy szereg obowiązków. Spośród nich zostały wyłączone m.in. zwrot kosztów ponoszonych przez pracownika w czasie świadczenia pracy zdalnej czy kontroli w miejscu wykonywanej pracy.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Zapraszamy do zapoznania się z cyklem artykułów dotyczących projektowanych zmian – dziś część #1 pt.: Gdzie i jak zawrzeć regulacje dotyczące pracy zdalnej? Cały cykl obejmuje pięć publikacji poświęconych następującym zagadnieniom:
- Jak wypracować i gdzie zawrzeć regulacje dotyczące pracy zdalnej?
- Co określa porozumienie i regulamin pracy zdalnej?
- Obowiązki pracodawcy i pracownika dotyczące zdalnej pracy.
- Kontrola pracownika i BHP przy pracy zdalnej.
- Uprawnienia rodzicielskie podczas zdalnej pracy.
