Zbliża się termin wdrożenia do polskich przepisów unijnej Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Jakie zmiany wprowadzą przepisy o ochronie sygnalistów? Jakie będą nowe obowiązki pracodawców?
Uchwalona w 2019 r. unijna Dyrektywa w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, reguluje zasady zgłaszania nieprawidłowości mających miejsce w zakładzie pracy przez tak zwanych sygnalistów. Nieprawidłowości mogą dotyczyć między innymi malwersacji, korupcji czy łamania praw pracowniczych. Dyrektywa przewiduje możliwość zgłaszania nieprawidłowości trzema kanałami:
- wewnętrznym, w ramach danej organizacji – przepisy będą miały zachęcać pracowników do składania zgłoszeń w pierwszej kolejności tym kanałem, pod warunkiem, że nieprawidłowościom można zaradzić wewnątrz przedsiębiorstwa;
- zewnętrznym – kiedy zgłaszane nieprawidłowości wymagają ingerencji organu zewnętrznego;
- publicznym – w ostateczności, kiedy zawiodą inne kanały zgłaszania nadużyć.
W założeniu sygnalista zgłaszając informacje o podejrzeniu działań nielegalnych lub nieetycznych, powinien się kierować dobrem swojego miejsca pracy, troską o interes organizacji czy interes publiczny.
Jakie będą obowiązki pracodawców?
Przepisy o sygnalistach mają przede wszystkim zwiększyć ochronę sygnalistów – o to pracodawcy będą musieli zadbać w pierwszej kolejności. Sygnaliści nie powinni ponosić odpowiedzialności za naruszenie obowiązku poufności, zniesławienie czy naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, jeśli było to konieczne do ujawnienia nieprawidłowości zgodnie z dyrektywą.
Co więcej, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe, takie jak na przykład zawieszenie, degradacja czy obniżenie wynagrodzenia. Dyrektywa wprowadza domniemanie, że ewentualna szkoda poniesiona przez sygnalistę jest wynikiem działań odwetowych za dokonanie zgłoszenia. Wówczas, to po stronie osoby podejmującej działanie wyrządzające szkodę leży obowiązek udowodnienia, że było one przeprowadzone z uzasadnionych powodów.
Na mocy nowych przepisów pracodawcy będą zobowiązani do utworzenia wewnętrznego kanału zgłaszania nieprawidłowości oraz opracowania odpowiednich procedur ich rejestrowania. W związku z tym pracodawcy będą musieli zadbać między innymi o to, aby:
- kanały zgłaszania naruszeń zapewniały poufność osoby dokonującej zgłoszenia – tożsamość sygnalisty nie powinna być ujawniona nikomu poza członkami personelu zaangażowanymi w przyjmowanie zgłoszeń i podejmowanie dalszych działań,
- kanały zapewniały przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie,
- przyjęcie zgłoszenia sygnalisty zostało potwierdzone w terminie do 7 dni od jego otrzymania,
- podjęte zostały odpowiednie działania następcze,
- sygnalista otrzymał informację zwrotną w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące.
Co więcej, pracodawcy powinni edukować zatrudnionych w zakresie sygnalizowania ewentualnych nieprawidłowości, a także budować w nich przekonanie, że takie działania mogą przysłużyć się firmie i są jak najbardziej pożądane. Pracownicy muszą czuć się bezpieczni – mieć pewność, że zgłaszanie nadużyć nie odbije się na nich w jakikolwiek negatywny sposób. Warto też zachęcać osoby zatrudnione, by w pierwszej kolejności zawsze rozważały zgłoszenia wewnętrzne, a na zgłoszenia drogą publiczną decydowały się jedynie w ostateczności.
Jakie będą kary za nieprzestrzeganie przepisów?
Niedostosowanie się przez pracodawców do nowych regulacji będzie skutkowało nałożeniem odpowiednich sankcji. Za zignorowanie sygnalisty lub brak wszczęcia postępowania wyjaśniającego na podstawie zgłoszenia grozi nawet do 60 mln zł kary. Równie wysoka kara będzie mogła być nałożona w przypadku nieusunięcia nieprawidłowości czy zwolnienia sygnalisty.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Kiedy przypada termin wdrożenia przepisów o sygnalistach?
Kraje członkowskie są zobowiązane do wdrożenia przepisów o sygnalistach do 17 grudnia 2021 r. dla podmiotów zatrudniających powyżej 250 osób oraz do 17 grudnia 2023 r. dla organizacji zatrudniających od 50 do 249 osób. Przepisy obejmą zarówno sferę publiczną, jak i prywatną.
Czasu na implementację nowych przepisów zostało już zatem niewiele. Na jakim etapie znajduje się polski rząd? Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii ciągle pracuje nad projektem ustawy o sygnalistach. W rządowym wykazie prac legislacyjnych i programowych nie pojawił się jeszcze wpis założeń do projektu ustawy. Konsultacje społeczne zaplanowane są dopiero na III kwartał tego roku. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby pracodawcy z dużych organizacji podjęli zawczasu odpowiednie działania przygotowawcze do tych nieuniknionych zmian prawnych.
