W jakich sytuacjach można skorzystać z urlopu okolicznościowego? Komu on przysługuje i w jakim wymiarze? Czy zawsze trzeba o nim poinformować pracodawcę z wyprzedzeniem?
Zasady udzielania urlopu okolicznościowego zostały uregulowane Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Zgodnie z przepisami o taki urlop, w zależności od okoliczności rodzinnych oraz osobistych, mogą ubiegać się wyłącznie pracownicy – czyli osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
Na jaką okoliczność przysługuje urlop okolicznościowy i w jakim wymiarze?
Jeśli pracownik przedłoży pisemny wniosek na konkretną okoliczność, pracodawca jest zobowiązany udzielić mu dni wolnych w wymiarze:
- 1 dnia – z powodu: ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką,
- 2 dni – w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki ojczyma lub macochy.
Ponadto, tego typu dzień wolny od pracy przysługuje również rozwiedzionemu pracownikowi. Kodeks Rodzinny i Opiekuńczy w art. 618. § 1 wskazuje, że pomimo rozwodu więzy pokrewieństwa nie ustają. Zatem rozwiedziony pracownik jest uprawniony do skorzystania z jednego dnia wolnego z powodu śmierci teścia lub teściowej.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Obowiązek poinformowania pracodawcy o urlopie okolicznościowym
Pracownicy uprawnieni do urlopu okolicznościowego, chcący z niego skorzystać, mają obowiązek poinformowania swojego pracodawcy z wyprzedzeniem o potrzebie spożytkowania urlopu okolicznościowego, gdy wiedzą zawczasu o zaistnieniu danej okoliczności (np. ceremonia ślubu).
W przypadku wystąpienia sytuacji niemożliwej do zaplanowania, powstrzymującej stawienie się do pracy, pracownik jest zobowiązany do zawiadomienia o zaistniałych okolicznościach pracodawcy najpóźniej w drugim dniu swojej nieobecności.
Czy okoliczności trzeba udokumentować?
Ustawodawca nie określił kwestii sposobu udokumentowania urlopu okolicznościowego. Jeżeli pracodawca zażąda przedstawienia odpowiedniego dokumentu, np. aktu zgonu, pracownik powinien przedstawić taki dokument do wglądu.
Jak często można korzystać z urlopu okolicznościowego?
Liczba dni urlopu z ważnych przyczyn rodzinnych i osobistych zależy od liczby zaistniałych okoliczności. W Rozporządzeniu nie ma informacji o konkretnej liczbie dni urlopu okolicznościowego, przypadających na dany rok kalendarzowy. Nie zależy on również od tego, czy pracownik pracuje na cały, czy pół etatu.
Termin wykorzystania urlopu okolicznościowego
Z aktualnie obowiązujących przepisów prawa nie wynika jednoznacznie w jakim terminie powinien zostać wykorzystany urlop okolicznościowy. Praktyka pokazuje, że posłużenie się tego typu urlopem nie musi odbyć się w dniu, kiedy wypada ważne zdarzenie. Może on zostać wykorzystany w inny dzień, jeżeli będzie bezpośrednio związany z tą konkretną okolicznością, która uprawnia do urlopu.
Czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Urlop okolicznościowy jest urlopem płatnym. Za czas tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Liczy się je co do zasady tak, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – z jedną różnicą: zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie, prowizje) oblicza się z miesiąca, w którym urlop okolicznościowy miał miejsce.
