Każda zmiana w naszym życiu wiąże się z jakimś wysiłkiem – musimy się czegoś oduczyć, nauczyć na nowo, zapomnieć o starych przyzwyczajeniach. To trudne i każdorazowo wymaga pracy, stąd większość nie lubi zmian i na samą myśl o wdrożeniu nowego systemu w firmie zaczyna narzekać i szukać wymówek. Jak sobie z tym radzić i gdzie w tym wszystkim jest miejsce na badania UX?
Zmiany w firmowym środowisku są nieuniknione. Praca hybrydowa niejako wymusza przyspieszoną cyfryzację procesów, komunikacji i wymiany wiedzy. Wdrożenie nowych systemów często spotyka się z niechęcią pracowników. Przy wdrażaniu zmian trzeba więc opracować sobie dobry plan komunikacji, który pozwoli zamienić narzekanie w ekscytację na myśl o nadchodzących nowościach. Nie jest to łatwe zadanie, ale nie jest niemożliwe. Opiera się to na kilku ważnych elementach – lista i omówienie poniżej.
Trzy złote zasady zarządzania zmianą
- Wyjście od potrzeb organizacji czy zespołu – zmiana będzie dobrze przyjęta tylko jeśli będzie odpowiedzią na realne problemy, będzie poprzedzona rzetelnym badaniem tego, co dla pracowników na różnych stanowiskach faktycznie jest najważniejsze.
- Przyjęcie rozwiązania, które będzie optymalne dla jak największej liczby pracowników – decyzję może pomóc podjąć projektowanie UX.
- Przygotowanie się do zmiany tak, by była jak najmniej uciążliwa – czyli zapewnienie maksymalnego wsparcia pracownikom w „nauczeniu się” nowego narzędzia, w postaci na przykład tutoriali, szkoleń, wsparcia ze strony odpowiedniego działu.
Klucz do sukcesu w zarządzaniu zmianą: zbadanie potrzeb
Wszystkie ww. trzy etapy są istotne – choć zaangażowanie najlepiej budować w etapie pierwszym, czyli badania potrzeb pracowników (np. badania UX). Jeśli podejdziemy do tego rzetelnie, to będzie nam łatwiej przekonać przyszłych użytkowników nowego rozwiązania, że ich opinie mają znaczenie i to właśnie one są podstawą projektowania nowego rozwiązania.
Więcej o tym jak komunikować zmiany i zyskać firmowych ambasadorów nowych rozwiązań przeczytasz w moim artykule: “Badania UX a zarządzanie zmianą. Jak mówić o zmianach, żeby użytkownicy je polubili?”.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie prowadzenia spraw kadrowych czy płacowych pracowników, skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton >>
