Kiedy i po co wykonywać badania komunikacji wewnętrznej? Jak mogą pomóc w zaprojektowaniu wydajnego digital workplace, czyli wirtualnego środowiska pracy?
Pracownicy komunikują się na co dzień – dzwonią do siebie, wysyłają maile itd. Czy może być w tym coś nietypowego? Te pozornie proste procesy – w dobie pracy hybrydowej – zyskują na znaczeniu i warto je usprawnić. Jak? Zapewniając pracownikom spójność i łatwość korzystania z firmowych, cyfrowych narzędzi. Można to osiągnąć wykorzystując badania komunikacji wewnętrznej.
Digital worpklace, czyli wirtualne środowisko pracy
Digital workplace to taki system rozwiązań, dzięki któremu rozproszone zespoły mogą płynnie i bez zakłóceń wykonywać te same czynności, które do tej pory miały miejsce w biurze. To wirtualne środowisko pracy, w którym pracownicy nie tylko wymieniają się mailami, ale też sprawdzają ważne informacje, przechowują ważne dokumenty, rozliczają faktury, sprawdzają status zadań – słowem, realizują swoje codzienne obowiązki.
Szukasz nowoczesnego wsparcia w zakresie prowadzenia spraw kadrowo-płacowych? Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton >>
Praktyczne przejawy istnienia digital workplace
Przykładem digital workplace jest takie środowisko, w którym pracownik:
- może znaleźć – szybko i za pomocą wyszukiwarki – wszystkie ważne informacje, których potrzebuje w pracy,
- może archiwizować ważne dokumenty,
- jest w stanie szybko znaleźć numer kontaktowy do innego pracownika, gdy potrzebuje się skonsultować w jakiejś sprawie,
- ma możliwość złożenia wniosku urlopowego itp.
Dobry digital workplace potrzebuje badań komunikacji wewnętrznej
By odpowiedzieć na potrzeby pracowników, trzeba je najpierw dobrze poznać, a to często bywa wyzwaniem. Wynika to z różnych czynników, m.in.: braku czasu na uporządkowanie procesów i opisanie problemów; trudności z właściwą ich identyfikacją czy braku wiedzy na temat tego, jakie rozwiązania w ogóle są dostępne (lub jak je zaprojektować).
Wbrew powszechnemu przekonaniu przeprowadzenie badania ilościowego w postaci ankiety na niewiele się tu zda. Natomiast fachowo przeprowadzone badania komunikacji wewnętrznej i potrzeb pracowników, np. wywiady pogłębione, czy badania etnograficzne dają znacznie lepsze rezultaty.
Przykład:
W dużej, międzynarodowej korporacji: zlecono badaczom zbadanie problemu polegającego na braku samodzielności pracowników, którzy zwracali się wciąż o pomoc w konfiguracji sprzętu do działu wsparcia IT, podczas gdy problem – zdaniem kadry zarządzającej – można było rozwiązać samodzielnie. Okazało się, że wina leży po stronie źle zaprojektowanego intranetu i braku dostępności informacji niezbędnych do rozwiązania problemu. To pokazuje, że obecność badacza w takich sytuacjach pomaga nie tylko znaleźć rozwiązanie problemu, ale też zmienić błędne przekonania co do jego źródła.
Więcej innych ciekawych przykładów znajdziesz w artykule Macieja Płonki ze Studia EDISONDA pt.: Intranet w firmie. Jak prowadzić badania komunikacji wewnętrznej? Zapraszam do lektury!
