Resort rodziny opublikował nowelizację przepisów w zakresie dokumentacji pracowniczej, wymuszoną przez najnowsze zmiany w Kodeksie pracy dotyczące kontroli trzeźwości i pracy zdalnej. Co i jak się zmienia od 21 marca i 7 kwietnia br.?
13 marca br. zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. poz. 471). Jest to efekt zmian wprowadzonych do Kodeksu pracy dotyczących kontroli trzeźwości i pracy zdalnej, które wymusiły uregulowanie kwestii przechowania dokumentacji z tym związanej w aktach osobowych.
Zmiany w części B i E akt osobowych
Pracodawca, prowadząc akta osobowe pracowników, zobowiązany będzie przechowywać:
- w części B akt osobowych – dokument potwierdzający poinformowanie pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu i sposobie jej przeprowadzania oraz dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej;
- w części E akt osobowych – dokumentację dotyczącą przeprowadzonych przez pracodawcę (lub uprawniony organ) kontrolach trzeźwości oraz kontrolach pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (opatrzony datą, godziną i minutą badania oraz jego wynikiem).
Informacje te pracodawca będzie przetwarzał przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania, chyba że zastosowana zostanie kara – wówczas okres ten wydłuży się do czasu uznania kary za niebyłą.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie rozliczeń kadrowo-płacowych? Sprawdź >> outsourcing kadrowo-płacowy Grant Thornton <<
Jak przechowywać dokumenty z części E akt osobowych?
Sposób przechowywania dokumentów w części E został zdefiniowany przez ustawodawcę następująco: „Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery E1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.”
Marta Romanowska
Key Account Manager oraz ekspert w Excellence Center Kadry i Płace, Outsourcing Grant Thornton
