Czy trzeba przechowywać wyniki wszystkich przeprowadzonych kontroli trzeźwości pracownika? Jak długo powinny być przechowywane wyniki badań wskazujące na nietrzeźwość pracownika lub stan po użyciu niedozwolonych środków?
Kluczową zasadą dotyczącą wyników badań trzeźwości pracowników jest to, że przepisy nie przewidują możliwości przetwarzania informacji o badaniu w przypadku, gdy jego wynik był negatywny (tj. gdy nie wykazało ono stanu nietrzeźwości ani stanu po użyciu niedozwolonych środków). W skrócie: wyników badań wskazujących, że pracownik jest trzeźwy, nie przechowujemy w aktach pracowniczych.
Jak długo przechowywać pozytywny wynik kontroli trzeźwości?
Gdy wynik badania pracownika na obecność niedozwolonych środków w jego organizmie okaże się pozytywny, wówczas należy taki dokument zachować w aktach osobowych danego pracownika w specjalnie do tego celu przeznaczonej części „E”. Jakie informacje powinno się na takim dokumencie zawrzeć? Powinny się tam znaleźć informacje:
- o dacie, godzinie, minucie
- oraz wyniku badania można.
Można je przechowywać maksymalnie przez rok, od momentu ich zebrania.
Kiedy pozytywny wynik kontroli trzeźwości trzeba przechowywać dłużej, niż rok?
Jeżeli informacje dotyczące pozytywnego wyniku kontroli na obecność w organizmie pracownika niedozwolonych środków mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu, czas przechowywania dokumentacji wydłuża się do prawomocnego zakończenia postępowania.
Roczny okres przetwarzania ulega wydłużeniu również wtedy, gdy pracownik otrzyma kary porządkowe. W takim przypadku okres przechowywania wyników badań powinien trwać do chwili uznania kary za niebyłą. Pracodawca powinien przechowywać te informacje w części „D” akt osobowych.
Po upływie ww. terminów przetwarzania informacji należy je usunąć z akt pracownika.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z wiedzy i doświadczenia ekspertów Grant Thornton >>
Honorata Zakrzewska-Krzyś
Główny specjalista ds. content marketingu i publikacji międzynarodowych w Grant Thornton. Prasowy dziennikarz ekonomiczny z kilkunastoletnim doświadczeniem zawodowym, samodzielna księgowa. Wieloletni współpracownik Grupy Wydawniczej Infor oraz Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. Pisała m.in. dla Dziennika Gazety Prawnej czy Wydawcy Harvard Business Review Polska. Laureatka wyróżnienia prasowego „Pióro Odpowiedzialności” przyznawanego przez Forum Odpowiedzialnego Biznesu.
