Jak przechowywać dokumenty związane z pracą zdalną?

Wprowadzenie przepisów o pracy zdalnej wymagało dostosowania regulacji dotyczących dokumentacji pracowniczej. Co rozporządzenie resortu rodziny zmieniło w aktach osobowych?

7 kwietnia 2023 roku weszły w życie przepisy o pracy zdalnej oraz rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r. (Dz.U. z 2023 r., poz. 471) w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nowelizacja Kodeksu pracy uchyliła przepisy o telepracy, poprzez wykreślenie rozdziału IIb Kodeksu pracy. W kodeksie na stałe pojawiła się praca zdalna, zdefiniowana jako całkowite lub częściowe wykonywanie obowiązków w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Wprowadzenie nowych przepisów wymagało dostosowania regulacji dotyczących dokumentacji pracowniczej, stąd resort rodziny przygotował stosowne rozporządzenie (tj. rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z 6 marca 2023 r., Dz.U. z 2023 r., poz. 471), zmieniające wcześniejsze regulacje w tym zakresie (czyli rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz. U. z 2018 r. poz. 2369). Nowe przepisy spowodowały rozszerzenie części „B” akt osobowych o dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Jakie dokumenty dotyczące pracy zdalnej zostały dodane do części „B” akt osobowych pracownika?

Pośród dokumentacji dodanej w części „B” akt osobowych, dotyczącej pracy zdalnej, znajdują się m.in.:

• jednostronne polecenie pracodawcy o wykonywaniu pracy zdalnej oraz o cofnięciu tego polecenia,
• oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej,
• wnioski o pracę zdalną złożone przez pracownika oraz odpowiedzi pracodawcy na te wnioski,
• wnioski o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy,
• porozumienie z pracownikiem dot. pracy zdalnej,
• potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych przy pracy zdalnej, z oceną ryzyka zawodowego oraz z zasadami BHP przy pracy zdalnej.

A co z wnioskami o pracę zdalną okazjonalną?

We wspomnianym rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej nie wyodrębniono wniosków o pracę zdalną okazjonalną, zatem należy uznać, że te wnioski również będą trafiać do części B akt osobowych.

Wnioski pracowników o pracę zdalną okazjonalną mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Ponadto, mogą być składane na pojedyncze dni lub większe przedziały czasu. Oznacza to, że w przypadku prowadzenia akt osobowych w formie papierowej pracodawcy będą zobowiązani do wydruku wszystkich wniosków i umieszczenia ich w teczkach osobowych pracowników.