Zdarza się, że pracodawcy nakłaniają pracowników do wykorzystania urlopu wypoczynkowego przed końcem bieżącego roku kalendarzowego. Czy pracodawca ma prawo nakazać pracownikowi wykorzystanie urlopu w konkretnym terminie?
Zbliża się koniec roku. W tym okresie pracodawcy czasami sugerują pracownikom wybieranie dni urlopu, które im przysługują za dany rok. Jest to spowodowane interesem pracodawcy. Zawiązywanie rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe obniża wynik finansowy przedsiębiorstwa. Dodatkowo odejście z pracy lub zwolnienia pracownika będzie się wiązało w przyszłości z koniecznością wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, co spowoduje dodatkowe koszty. Odebranie urlopu do końca roku kalendarzowego przez pracownika stanowi więc wymierną korzyść dla pracodawcy. Pracownik natomiast może nie chcieć wykorzystywać urlopu w okresie jesienno-zimowym, kiedy pogoda nie sprzyja wyjazdom. Dodatkowo podczas trwającego roku szkolnego pracownicy mający dzieci też zwykle nie myślą o podróżach. Czy zatem pracownik ma obowiązek wykorzystania urlopu w niedogodnym dla siebie terminie, zgodnie z życzeniem pracodawcy?
Urlop wypoczynkowy w świetle prawa – co warto wiedzieć?
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych przywilejów pracowniczych, jakie reguluje prawo pracy. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 lub 26 dni i zależy od wykształcenia oraz stażu pracy pracownika. Pracownik po podjęciu pracy w trakcie roku kalendarzowego, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w części 1/12 wymiaru urlopu. Natomiast prawo do kolejnych urlopów nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym. To oznacza, że już 1 stycznia kolejnego roku pracownikowi przysługuje pełen wymiar urlopu za dany rok. Zgodnie z art. 162 Kodeksu pracy, urlop może być podzielony na części, ale co najmniej jedna z nich powinna trwać nieprzerwanie minimum 14 kolejnych dni.
Urlop wypoczynkowy ma na celu zapewnienie pracownikowi odpoczynku i regeneracji. Dni wolne od pracy mają istotny wpływ na efektywność pracownika przy wykonywaniu obowiązków służbowych, a tym samym przychody osiągane przez przedsiębiorstwo, w którym jest zatrudniony. Zasadniczo więc urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika w roku, za który przysługuje.
Urlopy, jak wskazuje art. 163 Kodeksu pracy, powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów, a jeśli pracodawca nie ustala planu urlopów, to termin urlopu zostaje uzgodniony w porozumieniu z pracownikiem i na jego wniosek. Przy rozpatrywaniu wniosków urlopowych należy wziąć pod uwagę zapewnienia normalnego toku pracy, więc może się zdarzyć, że pracownik nie będzie miał możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego we wnioskowanym przez siebie terminie. Konieczne będzie wtedy ustalenie innego terminu na drodze porozumienia między pracownikiem a pracodawcą. Pracownik nie może rozpocząć korzystania z urlopu wypoczynkowego bez akceptacji pracodawcy. Pracodawca nie może natomiast zmusić pracownika do pójścia na urlop bez uzyskania jego zgody.
Wyjątki od reguły – czyli kiedy pracodawca może wymóc określony termin urlopu?
Mogą wystąpić okoliczności, w których pracodawca będzie uprawniony do wysłania pracownika na urlop. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku przysługującego pracownikowi urlopu zaległego, którego nie udało mu się wykorzystać w bieżącym roku. Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek udzielenia urlopu niewykorzystanego w terminie najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Za ich naruszenie pracodawcy grozi kara grzywny. Pracodawca może więc skierować pracownika na urlop bez jego zgody, co potwierdzają wydane wyroki Sądu Najwyższego (np. wyrok z 7 maja 2008 r. – sygn. akt II PK 131/07 czy wyrok z 24 stycznia 2006 r. – sygn. akt I PK 124/05).
Pracownik jest zobowiązany do wykorzystania przysługującego mu urlopu wypoczynkowego także w okresie wypowiedzenia umowy o pracę. Bez znaczenia pozostaje fakt z czyjej inicjatywy nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Urlop jest udzielany przez pracodawcę bez porozumienia z pracownikiem i bez konieczności złożenia przez niego wniosku urlopowego. Istotne jest, że pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia także w przypadku, gdy początkowo zwolnił go z obowiązku świadczenia pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia – zgodnie z art. 362 Kp. Może więc zmienić swoje wcześniejsze polecenie, co potwierdza wyrok SN z 5 września 2019 r – sygn. akt III PK 96/1.
A co jeśli pracownik zechce wykorzystać urlop w okresie wypowiedzenia? Jakie są obowiązki pracodawcy w tym zakresie?
Decyzja leży po stronie pracodawcy. Na podstawie art. 1671 Kp, może on udzielić pracownikowi niewykorzystany urlop, ale nie ma takiego obowiązku. Samowolne udanie się pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia stanowi naruszenie przez pracownika obowiązków pracowniczych i może skutkować natychmiastowym rozwiązaniem umowy o pracę.
Wybór czy w okresie wypowiedzenia zostanie udzielony urlop czy wypłacony ekwiwalent pieniężny nie wymaga uzgodnienia z pracownikiem. W praktyce pracodawca może być bardziej skłonny do udzielenia przysługującego pracownikowi urlopu, zwłaszcza gdy świadczenie przez niego pracy nie jest niezbędne lub nawet niewskazane, ze względu na okoliczności prowadzące do rozwiązania stosunku pracy.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<
Justyna Śmigielska
Specjalista ds. księgowości z wieloletnim doświadczeniem także kadrowo-płacowym w obsłudze firm różnych branż i wielkości. Z Departamentem Outsourcingu Grant Thornton związana od 2022 roku.
