Okres świąteczny przed nami, dlatego przypominamy podstawowe zasady rozliczeń kadrowo-płacowych związanych z prezentami, bonami i dodatkowymi wypłatami dla pracowników na tę okoliczność.
Dodatkowe świadczenia przekazywane pracownikom przez zakład pracy – i pieniężne, i rzeczowe (tj. wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń) – stanowią przychód ze stosunku pracy. Jako takie, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu ZUS – o ile są finansowane ze środków obrotowych firmy (podatek dochodowy należy odprowadzić od pełnej wartości wszystkich benefitów finansowanych ze środków obrotowych firmy). Są jednak świadczenia, które mogą skorzystać ze zwolnienia (zależnie od ustalonego limitu kwoty) – należą do nich świadczenia finansowane z ZFŚS, o ile uwzględniają sytuację życiową, rodzinną i materialną obdarowanego pracownika. Nie podlegają one także oskładkowaniu. Zatem przy kwalifikacji danego prezentu należy ustalić jego definicję oraz źródło finansowania.
Rozliczanie świątecznych bonów i talonów
Od bonów świątecznych i talonów – niezależnie od źródła ich finansowania – zawsze odprowadzamy podatek. Przypominamy, że nie są one świadczeniami rzeczowymi. Podlegają wymianie w sklepie na towary lub usługi określonej wartości i to pracownik decyduje, na co wymieni bon czy talon. Przy czym nie ma możliwości ich wymiany na gotówkę (są one oznaczone konkretnym nominałem, np. 10, 20, 50 czy 100 zł) i można je zrealizować w określonym czasie (zazwyczaj 1 roku) i określonym miejscu (np. bon do Empiku – tylko w salonach sieci Empik).
Z kolei to, czy bony są oskładkowane czy nie, zależy właśnie od źródła ich finansowania. I tak:
- bony finansowane z ZFŚS – są nieoskładkowane, bez względu na ich wartość (muszą być jednak spełnione dwa warunki: muszą one stanowić pomoc socjalną i być przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚŚ);
- bony finansowane ze środków obrotowych firmy – należy oskładkować (ubezpieczenie społeczne i zdrowotne).
Karty przedpłacone, prezenty, premie i paczki świąteczne
Karty przedpłacone, prezenty, premie i paczki świąteczne są co do zasady przychodem podlegającym opodatkowaniu (zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych). Mogą zostać jednak zwolnione z podatku – do kwoty 2000 zł w skali roku (limit 2000 zł obowiązuje do 31. grudnia 2023 r.; od 1 stycznia 2024 r. wraca limit 1000 zł, zgodnie z art. 52l pkt 3 ustawy o pdof), jeżeli zostaną spełnione określone warunki, tj.:
- świadczenie jest przekazywane pracownikowi,
- ma charakter świadczenia pieniężnego lub rzeczowego (z wyłączeniem talonów, bonów i innych znaków uprawniających do ich wymiany na usługi bądź towary),
- świadczenie jest związane z finansowaniem działalności socjalnej,
- źródłem finansowania tego świadczenia są środki ZFŚS lub funduszy związków zawodowych (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT).
Co ważne, limit 2000 zł dotyczy jednego pracownika na dany rok, bez względu na liczbę pracodawców.
Pracodawca nie ma obowiązku ustalania kwoty otrzymanych już świadczeń zwolnionych z podatku, które ujął poprzedni pracodawca. To pracownik musi ustalić tę kwotę w swoim zeznaniu rocznym – przypomina Helena Warszakowska, senior menedżer w Departamencie Outsourcingu Grant Thornton.
Jakie obowiązują zasady oskładkowania ZUS świątecznych benefitów?
Jeśli chodzi o obowiązek zapłaty składek z przekazanych pracownikom kart przedpłaconych, prezentów, premii i paczek świątecznych, to będą one podlegały oskładkowaniu, jeśli będą finansowane ze środków obrotowych. Jeśli natomiast pracodawca sfinansuje je ze środków ZFŚŚ na podstawie regulaminu ZFŚS, będą one uwzględniały sytuację życiową, rodzinną i materialną pracownika – to będą w całości zwolnione z oskładkowania.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<
Marta Romanowska
Key Account Manager oraz ekspert w Excellence Center Kadry i Płace, Outsourcing Grant Thornton
