Spóźnienie do pracy przez... zimę?

Zimowa aura nie ułatwia pracownikom dojazdów do pracy. Jakie konsekwencje mogą spotkać spóźniającego się pracownika? Czy utrudnienia komunikacyjne stanowią usprawiedliwienie niepodjęcia pracy o ustalonej godzinie?

Marznący deszcz czy opady śniegu mogą utrudnić pracownikom dotarcie do pracy. W związku z trudnymi warunkami pogodowymi może dojść do różnych nieprzewidzianych sytuacji, które spowodują, że zatrudniony dotrze na miejsce pracy po czasie lub w ogóle jego przybycie będzie niemożliwe. Jakie zasady obowiązują w takiej sytuacji?

Spóźnienie do pracy a prawo

Przyczyny usprawiedliwionej nieobecności w pracy określają przepisy prawa pracy. Zgodnie z §3 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 roku (w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy) dowodami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy są:

• zaświadczenie lekarskie;
• decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego w przypadku odosobnienia pracownika w związku z chorobą zakaźną;
• oświadczenie pracownika o konieczności zapewnienia osobistej opieki nad dzieckiem w przypadku nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko pracownika lub w przypadku choroby opiekuna tego dziecka;
• wezwanie pracownika do osobistego stawienia się wystawione przez organy administracji, sądy, prokuraturę, policję lub organy prowadzące postępowanie w sprawach dotyczących wykroczeń;
• oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończonej w czasie uniemożliwiającym ustawowy odpoczynek.

Dodatkowo omawiane rozporządzenie określa sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika ze świadczenia pracy. Przykładem jest np. zwolnienie od pracy pracownika oddającego krew, uczestniczącego w obowiązkowych badaniach lekarskich czy zawierającego związek małżeński.

Punktualność a obowiązki pracownika

Jednym z obowiązków pracowniczych, jak wskazuje art.100 Kodeksu pracy, jest przestrzeganie czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy. Spóźnianie się pracownika stanowi więc naruszenie obowiązków pracowniczych. Natomiast jego konsekwencje zależą wyłącznie od podejścia pracodawcy w tym zakresie, ponieważ spóźnienie nie zostało zdefiniowane w przepisach prawa pracy. W zależności od zakładu pracy, tzw. kwadrans akademicki może być powszechnie akceptowalny lub każda minuta spóźnienia może stanowić problem. Pracodawca może przyjąć rozwiązanie polegające na tym, że spóźniony pracownik odpracowuje spóźnienie, czyli zostaje w pracy dłużej – dokładnie tyle, o ile później rozpoczął pracę. Należy mieć jednak na uwadze możliwość powstania godzin nadliczbowych, np. w przypadku przekroczenia dobowej normy czasu pracy, jak wskazuje Pismo wydane przez Główny Inspektorat Pracy w sprawie powstawania godzin nadliczbowych przy odpracowywaniu prywatnych wyjść (GPP-459-4560-80-1/10/PE/RP).

Częstotliwości spóźnień i kary

Na podejście pracodawcy do spóźniania się pracownika może wywierać wpływ jego częstotliwość. W przypadku pracowników spóźniających się notorycznie, zwłaszcza w zakładach pracy, gdzie brak punktualności jest niemile widziany, jest prawdopodobne, że zostaną zastosowane kary porządkowe. Co istotne –  już jedno spóźnienie do pracy stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i jest podstawą do zastosowania kar porządkowych określonych w art.108 Kodeksu pracy. Przepisy wskazują tu karę upomnienia, karę nagany oraz karę pieniężną. Jakie konsekwencje grożą w poszczególnych sytuacjach?

• Za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji pracy, przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy pracodawca ma prawo zastosować względem pracownika karę upomnienia i karę nagany.
• Kara pieniężna raczej nie powinna mieć zastosowania w przypadku spóźnienia do pracy. Może być stosowana przez pracodawcę za opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się w pracy w stanie nietrzeźwości oraz po spożyciu alkoholu lub innych środków mających podobne działanie (w tym także w przypadku spożywania alkoholu lub zażywania tych środków w czasie prac)y.
• W przypadku nieprzestrzegania przepisów przeciwpożarowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy może zostać nałożona na pracownika zarówno kara upomnienia oraz nagany jak i kara pieniężna.

Wczesne zawiadomienie pracodawcy o sytuacji uniemożliwiającej punktualne rozpoczęcie pracy może przyczynić się do uniknięcia kary. Umożliwia szybkie zastosowanie rozwiązań organizacyjnych zapewniających normalny tryb pracy.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<

Justyna Śmigielska

Specjalista ds. księgowości z wieloletnim doświadczeniem także kadrowo-płacowym w obsłudze firm różnych branż i wielkości. Z Departamentem Outsourcingu Grant Thornton związana od 2022 roku.