Rozliczenia roczne w kadrach i płacach - TERMINARZ!

Jakie obowiązki informacyjne mają pracodawcy wobec ZUS-u, urzędu skarbowego, PFRON-u oraz GUS-u? O czym muszą pamiętać pracownicy działów kadrowo-płacowych w tym intensywnym okresie PIT-owym i raportowym? Pierwszy termin upływa już dziś!

Koniec roku kalendarzowego nakłada mnóstwo dodatkowych obowiązków na pracodawców, ale także I kwartał roku kalendarzowego to bardzo intensywny okres pracy w działach kadrowo-płacowych. Poniżej prezentujemy co takiego jest do zrobienia w podziale na instytucje, którym trzeba dostarczyć stosowne informacje.

Zakład Ubezpieczeń Społecznych

1. ZUS IWA – informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenia wypadkowe. Składany do 31 stycznia roku następnego, gdy – jak podaje ZUS:

1. 1. 1. przez wszystkie miesiące w poprzednim roku były płacone składki na ubezpieczenie wypadkowe za co najmniej jedną osobę i co najmniej jeden dzień w styczniu tego roku;
      2. w poprzednim roku zgłaszanych było do ubezpieczenia wypadkowego średnio minimum 10 osób w miesiącu (w tym pracodawca);
      3. 31 grudnia poprzedniego roku pracodawca był wpisany do rejestru REGON.

Ważne jest, aby – jeśli nastąpiły zmiany w PKD – zweryfikować numer PKD w rejestrze REGON na ostatni dzień roku kalendarzowego!

2. ZUS IMIR – informacja miesięczna/roczna dla osoby ubezpieczonej, dzięki której ubezpieczony ma możliwość zapoznania się ze stanem faktycznym przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, o świadczeniach wypłaconych oraz o okresach nieobecności; informacja taka musi zostać przekazana ubezpieczonemu do 28 lutego roku następnego; obowiązek ten nie dotyczy pracodawców, którzy co miesiąc przekazywali informacje zwarte w ZUS IMIR w formie „paska wynagrodzeń”;

3. ZUS ZSWA – dokument ten składany jest w przypadku pracowników/ubezpieczonych, który wykonywali pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy o emeryturach pomostowych; dokument ZUS ZWUA powinien zostać złożony za każdą osobę, za którą została opłacona składka na Fundusz Emerytur Pomostowych; czas na złożenie zgłoszeń jest do 31 marca 2024 roku za rok 2023;

4. do końca lutego 2024 roku pracodawca zatrudniający osobę posiadającą status emeryta lub rencisty powinien przekazać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zaświadczenie o jego przychodach; zaświadczenie wystawia się zarówno dla pracownika, jak i zleceniobiorcy, ponieważ przychód osiągnięty może spowodować zmniejszenie lub całkowite zawieszenie pobieranego świadczenia.

Sprawdź >> Przełom roku w kadrach i płacach – CHECKLISTA! <<

Urząd Skarbowy

1. PIT-11 – to formularz zawierający informację o przychodzie, zastosowanych kosztach uzyskania przychodu oraz o naliczonych składkach na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz o wartości odprowadzonej zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego; na podstawie formularza PIT-11 podatnicy będą dokonywać indywidualnego rozliczenia z fiskusem; formularz ten ma dwie daty wysyłki: pierwsza data, to termin przekazania wersji elektronicznej do właściwego dla płatników urzędu skarbowego – do 31 stycznia 2024 roku; termin przekazania do podatników to 29 lutego 2024 roku;
2. PIT4R – jest to deklaracja składana przez płatnika zaliczek (pracodawcę) do 31 stycznia 2024 roku; celem jej złożenia jest dostarczenie informacji o pobranych i odprowadzonych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych na konto urzędu skarbowego; wartości wykazane w poszczególnych pozycjach PIT-4R powinny pokrywać się z kwotami wpłacanymi na konto właściwego urzędu co miesiąc;
3. PIT8AR – deklaracja ta powinna być również złożona do końca stycznia 2024 roku; w tej deklaracji wykazujemy zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych; jeżeli pracodawca wypłacał między innymi: dywidendy, odsetki, wygrane w konkursach i grach, świadczenia dla emerytów lub rencistów, bądź należności z działalności wykonywanej osobiście do 200,00 zł – wówczas powinien złożyć PIT-8AR.

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON)

1. DEK-R – do złożenia rocznej deklaracji zobowiązani są pracodawcy, którzy mieli obowiązek dokonywania wpłaty na PFRON, nawet jeśli obowiązek ten wystąpił tylko za jeden miesiąc; dla przypomnienia – wpłat na PFRON zobowiązani są dokonywać pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 etatów i nie osiągnęli wskaźnika 6% zatrudnionych osób niepełnosprawnych.

Główny Urząd Statystyczny

1. Sprawozdanie Z-06 – o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy:
   • Z-06a (sporządzane przez jednostki, które były zobowiązane do przekazywania kwartalnych sprawozdań Z-03) do 18 stycznia 2024 roku;
   • Z-06b (sporządzane przez jednostki należące do sektora przedsiębiorstw) do 2 lutego 2024 roku;
2. Sprawozdanie Z-10 – o warunkach pracy, sporządzane do 1 lutego 2024 roku;
3. Sprawozdanie Z-12 – o strukturze wynagrodzeń – opracowywane co 2 lata, w 2024 roku za 2023 rok w terminie do 31 marca 2024 roku.

Kalendarz kadrowo-płacowy na 1 kwartał 2024 roku

Deklaracji, informacji i zestawień jest sporo, stąd aby ułatwić pracę poniżej proponujemy następujące kalendarium terminów:

• 18 stycznia 2024: GUS Z-06a
• 20 stycznia 2024: PFRON DEK-R
• 31 stycznia 2024: ZUS IWA, do US: PIT-11, PIT-4R, PIT-8AR
• 1 luty 2024: GUS Z-10
• 29 luty 2024: ZUS IMIR, PIT-11 pracownik zaświadczeniem emerytalno-rentowe
• 29 marca 2024: ZUS ZSWA, GUS Z-12

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<

Marta Pypłacz

Senior Menedżer, Departament Outsourcingu. Magister filologii słowiańskiej o specjalności język chorwacki, absolwentka studiów podyplomowych z zakresu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych oraz BHP. Certyfikowany Trener Personalny i Instruktor Siłowni. Specjalistka z ponad 11 letnią praktyką w prowadzeniu administracji płacowo-kadrowej. Dotychczasowa praca w firmach z różnych branż (agencja pracy tymczasowej, SSC, firma produkcyjna), dała jej możliwość zdobycia bogatego i różnorodnego doświadczenia w zakresie naliczania wynagrodzeń, administracji czasu pracy oraz kadr. Z Grant Thornton związana od września 2015, specjalizuje się w obsłudze płacowej tzw. płatników bez siedziby, oraz obsłudze zagranicznych firm, które rozpoczynają w Polsce działalność.