Zaplanowane ferie a przesunięcie lub odwołanie z urlopu - co mówi Kodeks pracy?

Czy pracownik lub pracodawca mogą przesunąć wcześniej uzgodniony termin urlopu? Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, a jeśli tak, to w jakim terminie pracownik musi stawić się w pracy? Jakie koszty po odwołaniu pracownika z urlopu powinien pokryć pracodawca?

W okresie od 15 stycznia do 25 lutego 2024 r., kiedy w Polsce trwają ferie zimowe, wielu pracowników korzysta lub planuje skorzystać z urlopu wypoczynkowego, z nadzieją na zasłużony odpoczynek. Jednak czy zaplanowanie urlopu z wyprzedzeniem gwarantuje, że ten czas będzie można spędzić z dala od obowiązków zawodowych? Okazuje się, że różne sytuacje w pracy mogą wpłynąć na możliwość realizacji takich planów. Przesunięcie urlopu czy nawet odwołanie z niego przez pracodawcę, choć nagłe i nieoczekiwane, jest możliwe pod pewnymi warunkami i może wiązać się z koniecznością natychmiastowego powrotu do firmy. Jakie przepisy regulują takie sytuacje i jakie prawa i obowiązki mają obie strony stosunku pracy w podobnych przypadkach?

Czy pracownik lub pracodawca mogą przesunąć termin urlopu?

Kodeks pracy umożliwia przesunięcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy. Gdy o zmianę wnioskuje pracownik, powinien uzasadnić ją ważnymi przyczynami. Z kolei kiedy to pracodawca odwołuje swoją wcześniejszą zgodę na udzielenie urlopu w uprzednio uzgodnionym terminie, musi mieć ku temu istotne powody – tj. takie, które oznaczałyby poważne zakłócenie toku pracy w firmie, gdyby ów pracownik skorzystał z urlopu w założonym terminie.

Art. 164. Przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego z inicjatywy pracownika lub pracodawcy 

• 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
• 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Pracodawca ma prawo zażądać powrotu pracownika z urlopu w wyjątkowych sytuacjach, które nie były przewidywalne na etapie jego planowania. Powinien on niezwłocznie poinformować pracownika o konieczności przerwania urlopu, jednak nie jest zobowiązany do wyjaśniania przyczyn takiej decyzji. Mimo to, dostarczenie uzasadnienia może okazać się korzystne w razie potencjalnego sporu z pracownikiem, poza tym jest pożądane ze względów zasad współżycia społecznego, czyli norm moralnych, obyczajowych, etycznych i zwyczajów obowiązujących w zakładzie pracy.

Art. 167. Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego 

• 1. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
• 2. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Sprawdź także >> Przerwany wypoczynek – gdy pracodawca odwoła z urlopu <<.

Jakie koszty po odwołaniu pracownika z urlopu powinien pokryć pracodawca?

Pracodawca zobowiązany jest do pokrycia wszystkich wydatków poniesionych przez pracownika w wyniku odwołania go z urlopu, o ile są one bezpośrednio związane z tym faktem. Obejmuje to na przykład koszty niezrealizowanego pobytu wakacyjnego lub wydatki na podróż powrotną, które muszą być należycie udokumentowane. Nie obejmuje to jednak kosztów pośrednich, takich jak zakup np. sprzętu sportowego.

W jakim terminie pracownik powinien się stawić w pracy po odwołaniu z urlopu?

Określając datę, kiedy pracownik powinien wrócić do pracy po odwołaniu z urlopu, pracodawca musi wziąć pod uwagę aktualne miejsce pobytu pracownika oraz możliwości komunikacyjne. Pracownik, informowany o potrzebie przerwania urlopu, ma obowiązek zgłosić się w pracy zgodnie z harmonogramem określonym przez pracodawcę.

Warto przy tym wiedzieć, że polecenie powrotu z urlopu jest traktowane przez przepisy prawa pracy jako zwykłe polecenie służbowe. Ignorowanie takiego polecenia może być postrzegane jako naruszenie obowiązków pracowniczych, co z kolei może skutkować sankcjami dyscyplinarnymi lub nawet być przyczyną rozwiązania umowy o pracę.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<