Dokumentacja pracownicza jest ogromnie ważna zarówno dla osób, których dotyczy, jak i dla przedsiębiorstw je zatrudniających. Co zrobić, gdy na przykład wskutek powodzi, dokumentacja pracownicza zostanie utracona? Jakie są sposoby na jej odtworzenie?
W wyniku tragicznej powodzi, która dotknęła południowy region Polski, wiele firm stanęło przed szeregiem wyzwań – w tym dotyczących zniszczenia lub utraty dokumentów pracowników. Brak dokumentacji pracowniczej może wpłynąć na kwestie związane z zatrudnieniem, wynagrodzeniem, ubezpieczeniami czy przyszłymi świadczeniami emerytalnymi zatrudnionych. Przede wszystkim w takiej sytuacji należy pamiętać, że fakt utraty przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w wyniku powodzi nie zwalnia go z obowiązku jej odtworzenia. Jakich 10 kroków warto zatem podjąć, by odtworzyć utracone dokumenty i zapobiec kłopotom w przyszłości?
10 kroków do odtworzenia dokumentacji pracowniczej utraconej wskutek powodzi
Poniżej podajemy kolejno kroki, jakie można podjąć, aby poradzić sobie z sytuacją utraty dokumentów dotyczących pracowników w wyniku powodzi, a także aby zapobiec podobnym kłopotom w przyszłości.
- Stworzenie protokołu
Pracodawca powinien sporządzić protokół opisujący zdarzenie, w wyniku którego doszło do zniszczenia dokumentów (powódź) oraz wskazać, jakie dokumenty zostały zniszczone. Protokół ten powinien zawierać przede wszystkim takie informacje, jak: data zdarzenia, opis zniszczonych dokumentów (np. akta osobowe, listy płac, karty czasu pracy), osoby/instytucje odpowiedzialne za przechowywanie dokumentów, ewentualne działania podjęte w celu zabezpieczenia dokumentów.
- Powiadomienie odpowiednich instytucji
Pracodawca powinien jak najszybciej zgłosić utratę dokumentacji do odpowiednich instytucji, aby uniknąć zarzutów o nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji. Powiadomić należy zwłaszcza: Państwową Inspekcję Pracy (PIP), Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) – w przypadku utraty dokumentów związanych z ubezpieczeniem społecznym, organy podatkowe.
- Odtworzenie dokumentacji z „własnych” źródeł
Pracodawca ma obowiązek odtworzenia zniszczonych dokumentów pracowniczych. Proces ten może obejmować: pozyskanie kopii dokumentów od własnych pracowników – pracownicy zwykle zachowują w prywatnej dokumentacji zawodowej własne kopie umów o pracę, aneksów, zaświadczeń o wynagrodzeniu itp.; zebranie danych z innych działów – na przykład dział księgowości może posiadać dane dotyczące wynagrodzeń (choćby z przelewów).
- Rekonstrukcja danych z ZUS
W przypadku braku pełnych danych pracodawca może zwrócić się także do ZUS-u o pomoc w odtworzeniu informacji dotyczących zgłoszeń do ubezpieczeń, wynagrodzeń czy okresów składkowych. Aby uzyskać takie dane, należy złożyć wizytę w placówce ZUS lub skontaktować się z Centrum Kontaktu Klientów ZUS pod numerem 22 560 16 00 (pn. – pt. od 7.00 do 18.00), podając dane identyfikacyjne płatnika oraz informując o kontekście sprawy.
- Wsparcie dotychczasowych pracodawców
Pracodawca może się również zwrócić do pracownika z prośbą, by ten wystąpił do przedniego pracodawcy/pracodawców z wnioskiem o udostępnienie dokumentów związanych z przebiegiem wcześniejszego zatrudnienia. Mogą one dotyczyć na przykład uzyskanych uprawnień zawodowych lub potwierdzenia okresu zatrudnienia, który przekłada się na uprawnienia urlopowe. Warto skorzystać z oficjalnych dróg komunikacji, takich jak pisemne wnioski, aby zapewnić formalność i skuteczność procedury.
- Wystąpienie do archiwów
Jeśli dokumenty zostały przekazane do archiwum (np. archiwum zakładowego lub państwowego), pracodawca może wystąpić o ich odtworzenie. Jeśli firma korzysta z usług profesjonalnej firmy zajmującej się archiwizacją danych, dostawca takich usług powinien dysponować kopiami zapasowymi przechowywanej dokumentacji.
- Odtworzenie akt osobowych
Akta osobowe pracownika muszą zostać odtworzone w zakresie, jaki jest możliwy na podstawie dostępnych danych. Warto podjąć współpracę z prawnikiem lub specjalistą ds. HR, aby upewnić się, że proces odtworzenia akt przebiega zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa pracy.
- Przeprowadzenie audytu dokumentacji
Zalecane jest przeprowadzenie audytu dokumentacji pracowniczej, pozwalającego ocenić które dokumenty udało się odtworzyć, a które są nie do odzyskania. Warto w takiej sytuacji prowadzić szczegółową ewidencję działań podjętych w celu rekonstrukcji dokumentacji, dowodzących należytej staranności.
- Elektroniczne przechowywanie dokumentów
Warto rozważyć przechowywanie przyszłych dokumentów w formie elektronicznej, co w znacznym stopniu zmniejsza ryzyko ich utraty w przypadku klęsk żywiołowych, nawiedzających coraz częściej także nasz region świata. Od 1 stycznia 2019 r. prawnie można przechowywać dokumentację pracowniczą także w postaci elektronicznej, która jest równoważna z tradycyjną formą, zgodnie z rozporządzeniem o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej.
- Ochrona przed ryzykiem
Warto zainwestować w ubezpieczenie firmy od ryzyk związanych z klęskami żywiołowymi oraz w systemy zabezpieczeń, które chronią przed tego typu zdarzeniami, np. kopie zapasowe danych czy odpowiednie warunki przechowywania dokumentów zapewniające bezpieczeństwo w obliczu ryzyka powodziowego czy innych.
Więcej informacji na temat dokumentacji pracowniczej jako takiej, zasad jej przechowywania, a także skutków ich utraty oraz prawnych obowiązków pracodawców w takiej sytuacji, znajduje się w pełnej wersji artykułu na stronie Grant Thornton >> 10 kroków do odtworzenia dokumentacji pracowniczej utraconej wskutek powodzi <<.
Potrzebujesz wsparcia w zakresie kadrowo-płacowym? >> Skorzystaj z outsourcingu kadrowo-płacowego Grant Thornton <<
