Zbliża się czas urlopowy. W jaki sposób przygotować się na nieobecność pracownika działu kadr?

Zakres obowiązków pracowników działów kadrowych

Zakres obowiązków działów kadrowych obejmuje przede wszystkim czynności związane z bieżącą obsługą pracowników. W zależności od struktury organizacyjnej firmy i przyjętego podziału obowiązków, do zadań tych należą m.in.:

• • prowadzenie ewidencji i rozliczanie czasu pracy,
• • administrowanie teczkami osobowymi pracowników, urlopami czy kwestiami związanymi z • • • Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK) i Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),
• • wystawianie zaświadczeń o zarobkach i zatrudnieniu, skierowań na badania medycyny pracy i innych dokumentów kadrowych,
• • organizowanie szkoleń BHP i nadzorowanie ich ważności,
• • kontakt z zatrudnionymi, obsługa ich zapytań,
• • prowadzenie rekrutacji,
• • wdrażanie do pracy nowych pracowników,
• • rozliczanie zwolnień lekarskich,
• • prowadzenie korespondencji z ZUS-em i obsługa platformy eZUS;
• • administrowanie odzieżą roboczą,
• • rozliczanie płac oraz realizacja przelewów do pracowników.

Oprócz czynności dotyczących spraw pracowniczych, drugą, równie ważną, grupę zadań stanowi realizacja obowiązków względem zewnętrznych instytucji. Co więcej, znaczna część z nich wymaga podjęcia działania w nieprzekraczalnych terminach. Tak jest chociażby w przypadku konieczności wysyłki deklaracji i dokumentów do organów państwowych takich jak: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Główny Urząd Statystyczny (GUS), Urząd Skarbowy czy Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Obowiązki obejmują również terminowe uiszczenie np. składek ZUS, wpłat na PFRON czy podatków. Może się również zdarzyć, że w okresie absencji pracownika kadrowego uprawnione do tego organy będą przeprowadzać kontrole, w których uczestnictwo tego pracownika byłoby konieczne.

Przygotowanie do nieobecności pracownika kadrowego

Przygotowanie się do nieobecności pracownika działu kadr powinno zostać poprzedzone analizą zakresu jego obowiązków w firmie. Kluczowe jest zidentyfikowanie tych zadań, które muszą zostać zrealizowane mimo jego nieobecności. Dotyczy to w szczególności obowiązków związanych z koniecznością dochowania terminów, czyli np. wysyłką deklaracji do organów państwowych, realizacją przelewów czy uczestnictwem w zaplanowanych wydarzeniach (np. zapowiedzianych kontrolach bądź przyjęciu nowego pracownika). Następnie, jeśli w firmie za obszar kadrowy odpowiada więcej osób, warto przeanalizować podział obowiązków i upewnić się, że terminy ich urlopów nie pokrywają się. Pozwoli to zagwarantować ciągłość realizacji kluczowych zadań i zapewnić, że w czasie nieobecności konkretnego pracownika obowiązki zostaną przejęte przez inną osobę posiadającą odpowiednie kompetencje. Dobrym i bezpiecznym rozwiązaniem w tym przypadku będzie poproszenie pracownika o przygotowanie listy zadań do wykonania w czasie jego nieobecności wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich realizację.

W dalszych krokach konieczne będzie także sprawdzenie, czy wyznaczony zastępca posiada wszystkie niezbędne narzędzia i uprawnienia, np. dostęp do systemów bankowych, e-ZUS, ePFRON2, programu Płatnik czy wykorzystywanego w firmie systemu kadrowo-płacowego. Warto również zadbać o stworzenie instrukcji opisujących sposób wykonywania poszczególnych zadań i realizacji procesów. Równie istotnym elementem przygotowania organizacji na nieobecności jest rozwijanie kultury dzielenia się wiedzą i wymiany doświadczeń, która w takich sytuacjach okazuje się niezwykle cenna.

Brak odpowiedniego przygotowania do nieobecności pracownika działu kadrowego może skutkować poważnymi konsekwencjami natury organizacyjnej, wizerunkowej i finansowej, a także narazić pracodawcę na niepotrzebny stres. Mając na uwadze negatywne konsekwencje braku odpowiedniej organizacji w okresie urlopowym warto zadbać o to, by zadania kadrowe były zabezpieczone, a procesy odpowiednio przekazane. Dobrze zaplanowana nieobecność to gwarancja ciągłości działania i spokoju dla całej organizacji.