Akta osobowe – elektronicznie czy papierowo?

Od 01 stycznia 2019 roku przechowywanie dokumentacji pracowniczej będzie możliwe w dwóch postaciach – elektronicznej lub papierowej. Z tym dniem wchodzi bowiem w życie Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wprowadza możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej bez konieczności prowadzenia i przechowywania jej w postaci papierowej.

Od 1 stycznia 2019 roku:

• Pracodawca będzie samodzielnie decydował w jakiej formie chce przechowywać akta pracownicze – papierowo, czy elektronicznie.
• Poddane digitalizacji będą mogły zostać akta zarówno byłych jak i obecnych pracowników, niezależnie od tego, kiedy rozpoczęli pracę i jaki jest okres przechowywania tych akt. Ustawa nie przewiduje ograniczeń w kwestii.
• O zmianie postaci dokumentacji pracodawca poinformuje pracowników w sposób u siebie przyjęty.
• Pracodawca zawiadomi również pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni.
• Jeżeli pracodawca zmieni postać dokumentacji byłego pracownika, zawiadomi go w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji na tych samych zasadach. Szczegółowe zasady tej procedury określi rozporządzenie.
• Po upływie 30 dni, jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca będzie mógł zniszczyć jej poprzednią postać.
• Możliwe będzie również przeniesienie dokumentacji z postaci elektronicznej do papierowej poprzez jej wydruk i opatrzenie podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, poświadczającym zgodność obu wersji dokumentacji. Również wtedy pracownikowi przysługiwać będzie prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji.
• Jeżeli pracodawca lub pracownik posługują się podpisem elektronicznym, dokumenty będą mogły być tworzone pierwotnie jako elektroniczne.
• Możliwe będzie też tworzenie dokumentacji elektronicznej poprzez skan dokumentu papierowego i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez niego osoby w celu potwierdzenia zgodności obu wersji dokumentu.
• Dokumenty będą mogły być podpisywane przez pracownika elektronicznie tylko wtedy, gdy będzie on już posiadał podpis elektroniczny, w przeciwnym razie wnioski i dokumenty będą podpisywane tradycyjnie.

Ważne!

Pracodawca nie będzie mógł żądać od pracownika posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

• Szczegółowe warunki i sposób przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, tak aby zapewnić jej bezpieczeństwo, autentyczność i możliwość korzystania z niej przez wszystkie lata przechowywania będzie określone w rozporządzeniu do Art. 298(1) Kodeksu Pracy.
• Pracownik będzie mógł wybrać, w jakiej formie chce otrzymać kopię dokumentacji od pracodawcy – czy elektronicznie, czy na papierze, niezależnie od postaci prowadzenia jej przez pracodawcę.

Ustawa nadaje uprawnienia pracownikom i członkom rodziny zmarłego pracownika do:

• odbioru swojej dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę

• odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania przez pracodawcę informacji w tej sprawie, w przypadku zmiany postaci dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę

• otrzymania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej w każdym czasie

W przypadku śmierci pracownika, prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej, a także wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej będzie przysługiwało najbliższym członkom rodziny.

Jednostronne rozwiązanie przez pracodawcę stosunku pracy z pracownikiem bez wypowiedzenia >> Dowiedz się więcej >> 

_____________________________________________________________________________________

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)