Kiedy powstaje obowiązek wpłat do PFRON?

Obowiązek odprowadzania wpłat do PFRON

Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) jest instytucją publiczną, której głównym celem jest wspieranie rehabilitacji i zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Środki Funduszu pochodzą w dużej mierze z obowiązkowych wpłat dokonywanych przez pracodawców. Obowiązek ten dotyczy firm zatrudniających co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnością wynosi mniej niż 6%.

Zwolnienie z wpłat do PFRON

Warto podkreślić, że istnieje grupa pracodawców, którzy osiągając stan zatrudnienia wynoszący co najmniej 25 etatów, są zwolnieni z wpłat do PFRON już w przypadku posiadania 2% wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Zaliczają się do nich: publiczne i niepubliczne uczelnie, szkoły, przedszkola, placówki specjalizujące się w innej formie wychowania przedszkolnego, żłobki, kluby dziecięce, placówki opiekuńczo-wychowawcze, regionalne placówki opiekuńczo-terapeutyczne, interwencyjne ośrodki preadopcyjne i placówki resocjalizacyjne.

Dodatkowo, z wpłat do PFRON są zwolnieni pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy) i co do których ogłoszono upadłość. Do tej grupy należą również instytucje, które nie działają w celu osiągniecia zysku, czyli: domy pomocy społecznej, hospicja, zakłady opiekuńczo-lecznicze oraz publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których jedynym przedmiotem działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych oraz edukacja i opieka nad takimi osobami.

Schorzenia szczególnie utrudniające wykonywanie pracy a wpłaty na PFRON

Pracownicy z niepełnosprawnościami nie mają obowiązku przekazywania pracodawcy informacji o posiadaniu szczególnych schorzeń utrudniających wykonywanie pracy. Z perspektywy pracodawcy, warto jednak zweryfikować takie informacje, oczywiście za zgodą pracownika, ponieważ mogą one wpłynąć na sposób obliczania wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Zatrudnienie osób ze schorzeniami utrudniającymi pracę może skutkować obniżeniem wskaźnika wymaganych 6% udziału osób z niepełnosprawnością w ogólnej liczbie zatrudnionych. W praktyce może się okazać, że mimo niespełnienia ogólnego progu 6%, pracodawca, dzięki uwzględnieniu takich przypadków, nie będzie zobligowany do dokonywania wpłat na PFRON.

Schorzenia szczególnie utrudniające wykonywanie pracy zostały wskazane w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania i obejmują:

• • chorobę Parkinsona,
• • stwardnienie rozsiane,
• • paraplegię, tetraplegię i hemiplegię,
• • ślepotę i niedowidzenie,
• • zaburzenia słuchu,
• • nosicielstwo wirusa HIV oraz choroba AIDS,
• • epilepsję,
• • przewlekłe choroby psychiczne,
• • upośledzenie umysłowe,
• • miastenię,
• • późne powikłania cukrzycy.

Wyliczenie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami

Przy ustalaniu stanu zatrudnienia należy do liczby pracowników w przeliczeniu na etaty wliczyć osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania i spółdzielczej umowy o pracę. Ustawodawca precyzuje, że nie wszyscy pracownicy powinni być wliczani do stanu zatrudnienia wyliczanego na cele obliczania miesięcznych wpłat do PFRON. Do stanu zatrudnienia nie należy wliczać:

• • osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych,
• • osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego; przebywających na urlopach rodzicielskim i wychowawczym, odbywających służbę wojskową i służbę zastępczą, będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego, przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy (ze stanu zatrudnienia nie odliczamy pracowników niebędących osobami niepełnosprawnymi, którzy przebywają na urlopach bezpłatnych udzielonych na podstawie Art. 174 Kodeksu pracy),
• • osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych.

Następnie, średnie miesięczne zatrudnienie należy ustalić stosując średnią arytmetyczną ze stanów dziennych w przeliczeniu na pełne etaty. Stan zatrudnienia wylicza się z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku zaokrąglając w dół, gdy pierwsza odrzucona cyfra jest z przedziału od 0 do 4 oraz w górę, gdy znajduje się w przedziale od 5 do 9.

Obliczenie stanu zatrudnienia celem weryfikacji, czy należne są wpłaty na PFRON za kwiecień 2025 r. prezentuje się następująco:

Zgodnie z powyższym, pracodawca nie ma obowiązku dokonywania wpłaty na PFRON za kwiecień 2025 r. Nie osiągnął on w tym miesiącu zatrudnienia wynoszącego 25 etatów. Korzystając z tego przykładu, warto zapamiętać, że osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych nie są wliczane do osób zatrudnionych.

Obowiązek informacyjny

Pracodawca powinien mieć na uwadze fakt, że jeżeli w pewnym okresie był zobowiązany do wpłat, a w kolejnych miesiącach nie osiąga zatrudnienia wynoszącego co najmniej 25 etatów i nie ma obowiązku dokonywania wpłat, to powinien odpowiednio poinformować o tym PFRON. Informację, że w danym okresie sprawozdawczym liczba etatów nie przekroczyła ustawowego progu można przekazać za pośrednictwem systemu e-PFRON. Choć nie jest to formalny obowiązek, stanowi dobrą praktykę, która może zapobiec wezwaniom do złożenia wyjaśnień lub ewentualnym wątpliwościom ze strony Funduszu.

Prawidłowe ustalenie wskaźnika zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami pozwala uniknąć błędów, które mogą skutkować koniecznością składania korekt i dodatkowych wyjaśnień.