Mija termin udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego za poprzedni rok. Jakie będą skutki jego przekroczenia?

Kiedy powstaje zaległy urlop wypoczynkowy?

Każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze uzależnionym od stażu pracy. Dla pracowników zatrudnionych krócej niż 10 lat wynosi on 20 dni. Jeśli natomiast staż przekracza 10 lat, liczba dni wzrasta do 26.

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy (KP) pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jednocześnie oznacza to, że pracownik powinien wykorzystać go w całości także w tym samym roku. Często jednak pracownicy z różnych przyczyn, takich jak natłok obowiązków służbowych, choroba czy inne okoliczności osobiste, nie są w stanie wykorzystać pełnej puli dni urlopowych w danym roku kalendarzowym. Wówczas te niewykorzystane dni stają się urlopem zaległym, przechodząc na następny rok.

Termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego

Warto mieć na uwadze, że zaległego urlopu nie można odkładać w nieskończoność. Zgodnie z art. 168 KP, zaległy urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Dla przykładu, zaległy urlop wypoczynkowy za 2024 rok powinien rozpocząć się nie później niż 30 września 2025 roku.

W zależności od polityki firmy, zaległy urlop może być planowany na różne sposoby. Jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje plan urlopów, zaległy urlop powinien być w nim uwzględniony obok urlopu bieżącego, z wyjątkiem dni urlopu na żądanie. W przypadku braku takiego planu, termin wykorzystania zaległego urlopu ustalany jest pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

Niewykorzystanie urlopu do końca września nie oznacza jednak automatycznej jego utraty. Zgodnie z art. 291 KP, roszczenia ze stosunku pracy, w tym również te dotyczące urlopu wypoczynkowego, przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. W praktyce oznacza to, że choć zaległy urlop powinien być udzielony najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego, pracownik ma jeszcze trzy lata na jego faktyczne wykorzystanie. Dopiero po tym czasie roszczenie wygasa, a tym samym prawo do urlopu przepada.

Konsekwencje nieudzielenia zaległego urlopu w terminie dla pracodawcy

Warto podkreślić, że rozliczenie zaległego urlopu wypoczynkowego jest obowiązkiem ustawowym, którego zaniechanie może mieć negatywne skutki prawne i finansowe. Nieudzielenie urlopu stanowi bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika i może skutkować nałożeniem grzywny na pracodawcę w wysokości od 1 000 do nawet 30 000 zł przez Państwową Inspekcje Pracy (PIP).

Ponadto warto pamiętać o uprawnieniu pracownika do wykorzystania zaległego urlopu przez kolejne 3 lata. Takie nagromadzenie dużej liczby niewykorzystanych dni urlopowych rodzi ryzyko znacznych kosztów w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Zgodnie z art. 171 § 1 KP: “w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny”.

W praktyce może to stanowić poważne obciążenie finansowe dla firmy, zwłaszcza gdy dotyczy pracowników o wysokich wynagrodzeniach i dużej liczbie zaległych dni urlopowych. Rozwiązaniem pozwalającym zminimalizować to ryzyko jest tworzenie tzw. rezerwy urlopowej, czyli zabezpieczenia finansowego przeznaczonego na ewentualne wypłaty ekwiwalentów. Dzięki temu pracodawca może lepiej planować swoje wydatki i uniknąć nieprzewidzianych kosztów w momencie rozstania się z pracownikiem.

Jak uniknąć wrześniowej gorączki? Porady dla pracodawców w zakresie planowania urlopów

Odpowiedzialność za organizację pracy w firmie, a tym samym za planowanie i udzielanie urlopów ponosi pracodawca. Dlatego tak istotne jest, aby wdrożyć rozwiązania, które pozwolą uniknąć spiętrzenia zaległych urlopów we wrześniu i rozłożyć je równomiernie w ciągu roku. W tym celu warto:

• •  zadbać o regularne monitorowanie sald urlopowych pracowników,
• •  informować na bieżąco zespół o pozostałych dniach wolnych,
• •  planować urlopy z wyprzedzeniem poprzez prowadzenie planów urlopowych,
• •  wprowadzić przypomnienia w systemach kadrowych dotyczące konieczności wykorzystania urlopu wypoczynkowego.

Zaleganie urlopów wypoczynkowych w firmie niesie ze sobą nie tylko wyzwania organizacyjne, ale może także prowadzić do konsekwencji prawnych i wizerunkowych dla pracodawcy. Aby tego uniknąć, kluczowe jest skuteczne planowanie dni wolnych, które wymaga współpracy między pracodawcą a pracownikiem. Przejrzyste zasady, otwarta komunikacja i wzajemne zrozumienie pozwalają nie tylko uniknąć zaległości, ale także budować kulturę organizacyjną opartą na szacunku i dbałości o dobrostan zespołu.