Terminy przechowywania akt osobowych

Z początkiem nowego roku zaczęły obowiązywać nowe terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej.

 

Od 1 styczna 2019 roku zostały wprowadzone zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej (ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją). Zgodnie z nowymi przepisami okresy przechowywania akt osobowych są następujące:

• dla pracowników zatrudnionych do dnia 31.12.1998 r. akta osobowe będą
  przechowywane 50 lat,
• dla pracowników zatrudnionych między 01.01.1999 r. a 31.12.2018 r. akta osobowe mogą być przechowywane 50 lub 10 lat (okres przechowywania dokumentacji będzie mógł zostać skrócony do 10 lat pod warunkiem złożenia przez pracodawcę w ZUS raportu informacyjnego zawierającego informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty danego pracownika),
• dla pracowników zatrudnionych od dnia 01.01.2019 r. akta osobowe będą przechowywane
  10 lat (okres ten będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł).

Zobacz w czym jeszcze możemy Ci pomóc >> 

 

Dodatkowy obowiązek informacyjny

W związku ze zmianą przepisów dotyczącą przechowywania akt osobowych, pracodawcy, w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy z pracownikiem, są zobowiązani do przekazania pracownikowi wraz ze świadectwem pracy dodatkowo trzech informacji:

1. o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
2. o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
3. o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w punkcie b).

Informacje można przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej.

 

Oto przykładowa treść informacji, jaką należy przekazać pracownikowi:

 

Informuję Pana/Panią, że:

1. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi _________ (10/50 lat), licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu/wygasł.

2. Ma Pani/Pan możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej w ______________________ (miejsce wskazania odbioru) do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.

3. W sytuacji nieodebrania dokumentów w/w terminie ulegną one zniszczeniu.

 

Autorki: Kasia Mroczek i Kasia Fibiger-Bielska