Czy wyjazd pracownika jest podróżą służbową czy oddelegowaniem? Konsekwencje niewłaściwego rozróżnienia obu tych zdarzeń skutkują trojakimi błędami. Są to: nieprawidłowe rozliczenia z fiskusem, ZUS-em, a także z samym pracownikiem. Aby uniknąć pomyłek i nieporozumień warto wiedzieć jak je rozpoznawać.
W dzisiejszej mobilnej rzeczywistości, pracodawcy często wysyłają pracowników do wykonania pracy w inne miejsce, niż pierwotnie zakładała umowa o pracę. Do takiego wyjazdu należy jednak podejść ostrożnie, zaczynając najpierw od ustalenia czy taki wyjazd będzie podróżą służbową w rozumieniu art. 77(5) Kodeksu Pracy czy oddelegowaniem, rozumianym jako czasowa zmiana miejsca pracy. Każdy z tych wyjazdów jest bowiem traktowany różnie z punktu widzenia:
- obowiązkowego odprowadzania składek ZUS,
- zaliczek na podatek od należności wypłaconych pracownikom na pokrycie kosztów związanych z podróżą,
- obowiązku pracodawcy do dokonywania zwrotu takich kosztów dla pracownika.
Podróż a oddelegowanie
Podróż służbowa rozumiana jest jako wyjazd w celu wykonania na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Natomiast oddelegowanie, to wykonywanie przez pracownika obowiązków określonych w umowie o pracę w innym miejscu pracy. Przy czym zmiana miejsca pracy powinno być uzgodniona w formie wypowiedzenia zmieniającego lub porozumienia stron.
Rozliczenie podróży służbowej
W przypadku podróży służbowej pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi koszty poniesione w związku z jego firmowym wyjazdem. Zasady dokonywania zwrotów pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania, albo – jeśli nie ma obowiązku utworzenia takich dokumentów – w umowie o pracę.
Kwota diety z tytułu podróży służbowej krajowej i zagranicznej nie może być niższa niż 30 zł.
Kwoty należności z tytułu podróży, do wysokości określonych w Rozporządzeniu MPiPS (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej z dnia 29 stycznia 2013 r., Dz.U. z 2013 r. poz. 167), są zwolnione ze składek i podatku.
Rozliczenie oddelegowania
W przypadku oddelegowania, pracodawca nie ma obowiązku dokonywania zwrotu dodatkowo poniesionych przez pracownika kosztów w związku ze zmianą miejsca pracy. Jeśli pracodawca dokona takiego zwrotu, kwoty powinny zostać doliczone do podstawy wymiaru składek i opodatkowania. Oczywiście o ile przepisy nie zezwalają na zwolnienie określonego świadczenia ze składek lub podatku, takich jak na przykład:
- zwolnienie ze składek wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków, udostępnianych pracownikom do spożycia, bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 190 zł,
- zwolnienie z podatku wartości świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, których stałe miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscem pracy, a pracownik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.
Skąd problem?
Pojęcia podróży służbowej oraz oddelegowania nie są wyraźnie uregulowane w przepisach i często wzbudzają wątpliwości co do prawidłowego rozgraniczenia, szczególnie przy krótkich wyjazdach. Niektórzy praktycy określają, że wyjazd trwający do trzech miesięcy kalendarzowych można bezpiecznie zakwalifikować jako podróż służbową, wskazując na art. 42 §4 Kodeksu Pracy. Warto jednak mieć na uwadze, że przepis ten odnosi się do braku konieczności wypowiadania dotychczasowych warunków pracy lub płacy w przypadku wykonywania innej pracy, niż określona w umowie, a nie tej samej pracy, lecz w innym miejscu pracy. Dlatego oceniając czy dany wyjazd jest podróżą służbową, należy skoncentrować się nie na jego długości, ale przede wszystkim na charakterze wykonywanych zadań. Jeśli będzie to zadanie jednorazowe, incydentalne, konkretnie ustalone i z góry wiadome, będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową. Natomiast jeżeli zadania pracownika będą miały charakter stały, trwały, codzienny i będą związane z bezpośrednim wykonywaniem obowiązków określonych w umowie o pracę, będziemy mieć do czynienia z oddelegowaniem.
